底图管理信息化建设初探

　　摘要：本文从公司底图管理的角度，分析信息化手段在档案管理中的应用。提出档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求。
　　关键词：档案管理；信息化；底图管理；数字化
　　近年来，随着社会信息化建设的稳步发展，大量数字化、网络化也在档案管理中得到推广应用。从存档为史到用档为企，数字档案成为企业生产开发和经营活动的原始记录和重要凭证，是企业发展重要的无形资产和宝贵资源，是服务油田和社会的重要保障。
　　一、底图管理工作的现状与问题
　　底图是一种原始档案，其重要性非比寻常，但底图工作一直以来却很低调，究其原因，不外乎以下两条：
　　（一）人们长期以来形成的偏见
　　底图的工作繁忙而琐碎，项目常常是一个接一个地来，时间要求一个比一个地急，而从验收、裁边、登记，工序却一点都不能少。为了满足项目要求，常常还要放弃休息，加班加点地赶时间，十分辛苦，所以很多人不愿干这项工作。再由于原来简单的收、藏、管的工作模式，导致了底图工作是人都能干这样一种普遍的认识与看法，让人觉得干底图工作没出息、没出路，这恐怕也是底图工作难以走出低谷的重要原因。
　　（二）底图工作本身发展的不平衡
　　随着计算机技术的发展和公司CAD技术的应用，底图已进入了电子存档时代，与此形成巨大反差的是，传统的底图存档却基本没有脱离原始的手工操作阶段。公司档案管理中心自二十世纪七十年代成立以来，底图工作一直在折边、扎边这样一些原始的工序中消耗着大量的人力和时间，四十年后的今天，底图工作依然陷于这些原始的繁重之中。这种原始的操作占据了底图工作者大量可用以学习提高的时间，从而使底图工作疲于应付繁重生产任务的需要而不能进入更精致的服务层面。
　　那些常用的严重破损的透明图抢救是底图工作中一个亟待解决的问题。一般破损的透明图是用透明胶粘贴修复的，方便快捷又不妨碍阅读，缺点是时间一长会脱落，甚至留下痕迹，影响档案寿命。那些因工作需要而被反復抽晒的透明图，经过晒图机的多次烘烤加上不可避免的人为因素，早已是伤损累累，如果不抓紧时间利用现代化的数字扫描技术把这些珍贵的、濒危的原始档案集中起来存入光盘加以保护，我们的损失可能在不远的将来就会体现出来。
　　二、信息化手段介入对底图管理的益处
　　（一）使底图库的入库工作更完整、更准确
　　企业综合管理一体化平台上电子文档的交接与实物图纸交接同步进行，登记、签收多次确认，可以有效地避免底图的漏存、多存现象，从源头上对入库图纸进行有效的控制。使底图的利用更方便快捷。因为底图图纸是非装订保存，图纸保存进密集架以后再抽取利用比较麻烦。但是把所有底图信息都保存进数据库，利用数据库进行查找定位，能迅速准确的定位所需图纸所在的库房位置，节省了时间、人力、物力等资源。能更准确及时的统计底图库的现有库存量和有效库容量，使底图库信息更系统，更有层次，为底图库的及时调整提供准确的参考。
　　（二）实现底图管理的信息化不可能简单的一蹴而就，而是需要做大量的工作，比如历史库存的登记清理工作
　　以前没有电子版本的底图图纸，有扫描条件的要及时扫描入电子库，没有扫描条件的要登记目录入数据库。底图档案库历史库存数量繁多，清理起来比较困难，但历史库存图纸的数字化、信息化，既有利于图纸的再利用，又有利于对历史库存的系统化。
　　底图管理标准化建设要跟上。信息化就意味着标准化，档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，底图档案业标准化程度不高，基础差，这也制约了底图档案信息化发展的水平。因此要加强标准化建设，从图纸规格、入库保存程序以及抽取利用方式都要制定统一的标准并严格执行。
　　（三）档案信息管理人员的素质有待提高
　　实现档案管理信息化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺。大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案管理信息电子化了。
　　三、底图管理信息化所面临的挑战
　　（一）电子文件归档管理问题
　　电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
　　（二）数字化库房的建设问题
　　要想对图纸进行准确的定位，就必须建立数字化库房。这对底图库现有的保存条件是一种挑战。因为底图图纸归档和各项工程的进度紧密相关，没有可以预知的顺序，而底图存在利用问题，归档必须及时，这样就导致图纸存放库位无序的问题，影响了数字化库房的建设。必须通过每隔一段时间对库位的调整实现图纸的有序存放。而这需要进一步总结摸索才能实现。