防范用工风险的新招式，你值得拥有！

　　这个时代，是互联网的时代，也是万众创新的时代。我们可以看到各种新的工作方式出现，自媒体、网络主播、淘宝店主等新职业百花齐放，在传统用工领域，也出现了很多员工管理模式的创新，比如弹性福利制度、移动互联网办公等。现在的企业劳工管理已然搭上互联网的高速飞车，越来越完善便捷，但很多用工风险仍然没能得到很好解决。有些问题虽然看上去是细枝末节，但其中隐藏的风险却不容忽视。今天我们就来聊聊如何用互联网用工的新招式来防范用工风险。一、员工旷工的风险
　　旷工是很多公司难以容忍的严重违纪行为，有人会想当然而地认为只要员工旷工就可以对其违纪解除。事实却不尽然，违纪解除需要严格按照法律规定来，否则公司就可能面临来自员工的劳动仲裁申请。
　　根据我国的法律规定，公司可以根据《劳动法》第四条、《劳动合同法》第四条，在规章制度中制定有关旷工的具体处罚办法。目前常见的标准是3天，公司可以在员工手册中规定员工连续旷工达3天以上的，公司有权进行违纪解除。
　　如果公司没有制定相关的制度，能否以旷工为由违纪解除呢？要看各地的具体规定，一些省市规定中可能有具体的处罚办法。比如浙江省高级人民法院《关于审理劳动争议案件若干问题的意见（试行）》第四十五条规定，对劳动者无正当理由未办理请假手续，擅自离岗连续超过十五日，用人单位规章制度已有规定的，按相关规定执行；用人单位规章制度无规定的，用人单位可以劳动者严重违反劳动纪律为由，解除劳动合同。但还有很多省市没有具体的规定。
　　为了防范旷工的风险，对公司而言，最好在规章制度中明确员工旷工的处罚办法。这里有两个注意点：一是必须经过法定程序制定，经职工代表大会或者全体职工讨论通过，且让员工签字确认；二是以违纪为由解雇员工时公司要履行送达义务，即将解除劳动关系通知书告知或交付员工。对于员工而言，勤勉工作是其应尽的义务，在入职时一定要认真阅读公司的相关制度并按制度执行，实在有突发事件或客观情况无法工作的一定要根据公司制度办理请假手续，避免旷工。
　　员工的考勤一直是公司人力资源管理的重要内容，很多公司HR对员工连续请假不够重视，不及时采取措施，直到员工长时间不上班甚至旷工才意识到问题的严重性开始处理。员工可能会认为之前的旷工公司已经默认同意，提起劳动仲裁，给公司带来负担。
　　对于员工的旷工风险我们可以通过一些软件来加以防范。比如阿里巴巴旗下免费智能移动办公平台钉钉，就具有强大的考勤打卡功能，并打通了请假和旷工管理。当员工请假不规范、多日缺勤时，可以及时通知到员工本人和HR，让员工能意识到自己已经缺勤多日，要按制度履行请假等手续，让HR可以及时关注员工的缺勤行为并了解相关情况，减少公司面临的员工旷工风险。二、员工泄密的风险
　　传统认知中的员工泄密不外乎泄漏公司的商业秘密、客户资料等，公司通常会通过签署各种保密和竞业限制协议来进行防范。《劳动合同法》第二十三条规定：用人单位与劳动者可以在劳动合同中约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项。
　　然而在互联网时代，信息的泄漏可能防不胜防，除了商业秘密和知识产权还有很多重要信息极易泄露。
　　工作中形成的重要文件，比如客户名单、设计图纸、源代码可能会通过网盘、微信等共享和传输，这虽然方便了团队工作，也使得员工可以轻松下载复制并进行私用，甚至泄漏给竞争对手，从而给企业带来巨大风险。有时员工可能本人没有泄密的意图，但其行为存在泄密的风险，比如大量下载公司共享文件至个人邮箱、超越权限查看一些资料、大量查看同事的个人信息告诉他人。
　　这些内容一般不会规定在公司的规章制度或保密协议中，公司也没有给予足够的关注，但这些行为其实存在着严重的泄密风险。
　　如果公司选择使用钉钉的智能移动办公平台，可以有效减少信息泄漏的风险。钉钉钉盘可以对下载文件数量进行监测、对同事联系方式查看进行监测，使公司可以掌握员工的信息访问，及时检测到员工的异常动态。如果HR发现员工有大量下载文件、查看同事联系方式等行为，可以提高警惕，进行核查，比如请员工对其行为进行合理说明或者可以对其操作进行一段时间的监测，减少潜在的泄密风险。三、重要材料到期风险
　　每个员工入职的时候公司都会要求其提交很多材料，但提交后往往就尘封在了公司的档案中无人问津。有些重要材料的期限其实是很关键的，一旦到期未处理，可能会给公司带来风险。
　　比如劳动合同到期。公司与员工签了几年的劳动合同，双方合作愉快，快乐的时光总是短暂的，结果合同到期了公司也没注意，继续用工。这时候员工就可能会以公司没有与其签订劳动合同要求补偿。根据《劳动合同法》的规定，劳动合同期满终止，劳动者仍在原用人单位工作，用人单位未表示异议，双方之间存在一种事实上的劳动关系。此时应该按照《劳动合同法》的规定签订书面劳动合同，不及时签订的，应支付二倍工资。司法实践中也有支持支付二倍工资的观点。如广东省高级人民法院、广东省劳动人事争议仲裁委员会《关于审理劳动人事争议案件若干问题的座谈会纪要》（粤高法〔2012〕284号）第14条规定：劳动合同期满后，劳动者仍在原用人单位工作，超过一个月双方仍未续订劳动合同，劳动者根据《劳动合同法》第八十二条第一款规定要求支付二倍工资的，应予支持。公司一时不慎，就可能会面临补偿的风险。更严重的是，在集中招聘的情况下，大量员工的合同会在一段时间内陆续到期，如果公司没有及时注意到问题，可能会面临一大批中层骨干合同到期出走，流失大量中坚力量的问题，这无疑会对公司造成巨大损失。对于员工而言，及时了解到自己的劳动合同即将到期也有利于提前做好职业规划，可以与公司协商好续签合同还是到期离开。
　　此外员工的身份证件到期也会带来不少麻烦，比如在劳动合同期间，员工的身份证过期了，可能会影响公司为其缴纳五险一金。外籍员工的有效证件过期更加麻烦，如果其护照和签证到期了，会构成在中国非法居留，根据《外国人入境出境管理法实施细则》非法居留的外国人，可以处警告或者每非法居留1日，处500元罚款，总额不超过5000元，或者处3日以上、10日以下的拘留；情节严重的，并处限期出境。
　　因此身份证等重要证件等有效期、劳动合同截止时间提醒等功能对于公司和员工来说都是非常重要的。但是很多公司OA系统没有设置这类功能，让HR为每个员工设置提醒也不太现实。如果公司意识到了此类风险但不愿增加额外的负担，建议使用类似钉钉的管理软件，可以将员工花名册、劳动合同期限等信息导入钉钉并设置好相关提醒，钉钉可以个性化的设置各类提醒及时推送给员工和HR，减少很多未来的潜在风险。
　　杨傲霜合伙人北京大成（上海）律师事务所
　　曾任劳动仲裁员多年，至今专注于人力资源合规与劳动争议处理已达10年。