浅谈新建本科院校档案编研工作及优化管理

　　摘要：教学档案服务于高校的教学工作，是高校档案的主体和重心，新建本科院校必须加强和优化高校教学档案的管理。根据新建本科院校档案编研工作现状，就如何提高认识、加强队伍建设，利用信息技术创新编研，加强档案资源建设、注意档案编研与育人功能相结合，提高档案编研水平，开创档案工作新局面提出对策和建议。
　　关键词：新建本科院校；编研工作；优化管理
　　一、新建本科院校档案编研工作对策
　　（一）加强领导，充分认识档案编研在档案工作中的重要作用
　　档案工作是学校工作中最容易被忽视的，档案部门在学校属于弱势部门，档案工作总是部门或单位最后得到重视和发展。档案工作人员要高度重视档案工作和档案编研，要自尊自重，自爱自修，在做好档案的收集、整理、利用工作的同时，积极开展档案的编研工作，充分发挥档案信息的服务作用，挖掘档案资料的使用价值，提高高校档案管理水平。利用进行档案编研才刚刚起步，缺乏创新，编研成果形式单一，没有很好地发挥网络提供的便捷，融文字、图像、音频、视频、动画等多种形式于一体的编研成果很少〔1〕。
　　（二）加强队伍建设，整体提高工作人员的档案编研水平
　　建设一支专业结构、年龄结构合理的，能够适应学校档案工作需要的人才队伍是做好档案编研工作的关键。加强队伍建设，提高工作人员的素质，改变现有档案人员结构，引进一些具有档案专业素养的专门人才。学校应将档案人员队伍建设纳入学校人才建设的规划中，分阶段有计划地引进具有档案学、机学、信息学等各方面的专业人才，充实档案队伍，逐步形成合理、的人员配置结构，满足档案工作对人才的需求〔2〕。
　　（三）档案编研要有针对性，注重实用性
　　档案编研要有针对性，要注重实用。档案编研要以档案资料为依据，坚持实事求是的原则，杜绝造假、虚构，不可随意地添加编者的主观意愿和思想倾向。在编研工作中要强化编研深度，注重编研质量。编写出来的资料要内容丰富、观点正确、史料真实，有较高的利用价值和学术价值。这就要求高校档案编研工作要增强编研的适用性，向高效率、高层次、高质量的方向发展。
　　（四）档案编研要与育人功能相结合
　　档案编研不能只注重凭据作用和数据作用，还要充分发挥其功能，发挥其育人作用。高校档案编研工作要与育人功能密切结合。《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）规定，高等学校要利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能。在档案编研中我们要注意开发和宣传学校艰苦创业的发展史。
　　二、优化新建本科院校教学档案管理的意义
　　（一）教学档案是教学工作的真实记录和依据
　　教学档案是高校教学业务部门在教学管理、教学实践、教育分析活动等各个环节中形成的具有保存价值的教学文档资料，它是高校教学活动的直接的原始记录，通过抽调审阅教学档案如教师教案、实验报告、科研论文、毕业设计、试卷等，能很快了解高校教育教学工作的基本情况，同时还可作为教学管理考核的基本参照依据。
　　（二）教学档案有助于推动教师队伍建设
　　教师业务档案是教学档案的重要组成部分。随着素质教育的不断推进，教育质量的不断提高，以及教师职称评定工作的进行，教师业务档案发挥的作用也越来越大。因此，认真搞好教师业务档案的建立、保管和利用工作，将推动学校各项工作的开展，尤其是师资队伍建设。
　　三、如何优化新建本科院校教学档案的管理
　　（一）高度重视，建立健全教学档案管理制度
　　教学档案是高校教学工作情况的真实具体反映，是衡量高校教学水平的重要依据。档案管理工作只有在高校管理中得到重视，达到档案管理质量的提高，才能更好地为教学、科研以及各项工作服务。
　　（二）清理补充，作好现有教学档案的分类整理
　　高等学校教学档案资料的收集、整理、归档、统计、研究等工作是个连续性的动态管理过程，其管理的效能直接影响着档案材料的质量〔3〕。教学档案的分类必须遵循教学档案形成的，尽量保持教学档案的完整性和系统性。常见的分类方法有两种：一是时间分类法，以年代来区分、排列、管理档案，强调档案的时间特征；另一种是性质分类法，即按照材料内容所反映问题的性质来分类。
　　四、结语
　　传统的教学档案管理模式和手工操作方法已经无法跟上高等教育快速发展的形势，新建本科院校着手组建一套完整的校、院、系电子档案系统已势在必行。在现代信息技术条件下，通过服务赢得学校领导的重视和认可，确立档案工作的地位，从而促进档案工作的发展，开创新建本科院校档案工作新局面。
　　参考文献：
　　〔1〕赵海峰。网络环境下高校档案编研工作的思索〔J〕。北京档案，2010，（2）。
　　〔2〕李金霞。高校档案编研工作存在的问题与对策〔J〕。云南档案，2007，（3）。
　　〔3〕孙艳丽。依托网络做好高校档案编研工作〔J〕。兰台内外，2009，（2）。