浅析信息化背景下的高校会计档案管理

　　【摘要】随着当前信息化技术的不断发展，高校会计档案信息化管理改革逐渐提上日程。对此，笔者根据当前高校会计信息管理的现状以及存在的问题，对高校会计档案信息化管理的重要性进行了分析，并提出了相關的优化措施。
　　【关键词】会计档案；信息化；管理；优化措施
　　高校改革的逐渐深入推动着高校管理方式的不断进步。其中会计档案管理的信息化就是重要的改革举措。通过会计档案的信息化管理，联通了高校的管理网络，提升了硬件设施的利用度，加快了学校管理效率，为学校的现代化管理带来显著的提升。
　　一、高校会计档案管理信息化的必要性
　　（一）深化高校管理改革。高校会计档案管理信息化是全面推动高校管理改革的重要举措。信息化的办公方式转变了高校财务管理中落后的办公方式，同时也推动了高校会计工作人员组织结构的调整。因此，高校财务档案管理信息化是建立透明高校财务体系的关键，也是我国高等教育进一步完善的必由之路。
　　（二）提升高校管理效率。高校通过对财务档案管理实行信息化改革，可以有效地提升财务办公的工作效率，从而推动高校管理效率的提升。财务信息化建设带动了管理网络的信息化，高校领导和审计部门可以随时调取财务档案和资料电子版，便捷地提取财务档案。并且根据电子信息技术跟踪痕迹，提升会计工作的透明度。
　　（三）提升财务信息准确性。财务会计管理档案的信息化利用计算机设置的系统和办公软件，因此在数据上可以借助计算机的高速精确计算能力，降低财务档案管理和数据处理中的繁琐的计算问题。并且通过信息化的资料管理，将财务档案按照预先设定的方式进行存储。大幅度降低了工作人员的工作量，同时也降低了出现错误的几率。提高了高校财务会计档案管理的质量。
　　二、当前高校财务管理中存在的问题
　　（一）管理制度缺失。当前，高校在会计档案管理中还存在不少问题，其中最重要的就是管理制度的缺失。当前我国许多高校尤其是高职院校中，财务会计档案的管理并没有形成完善的储存和管理机制。同时，对于会计档案管理的信息化建设，不少学校也缺少相应的管理制度，对于电子资料的管理方式也存在一定程度的混乱。检查和监督机制缺失，导致档案资料不完整，严重制约了会计档案电子信息化管理的发展。
　　（二）信息网络安全性较差。当前高校在网络信息安全方面的建设也存在一定的漏洞。会计档案是关系到高校财务信息安全的重要资源，因此必须加强对信息管理的安全保护。但是在许多学校的管理中，对于网络安全的维护仅仅依靠防火墙和系统防护，缺少关键的信息安全维护设置，会计档案的安全性防护能力较差。
　　（三）财务管理团队管理不善。当前我国高校的财务信息管理团队对于会计档案的管理方式和管理理念较为落后。首先在管理理念上，认为会计档案的信息化管理只是对管理软件和操作系统的管理，缺少全局化的空间信息资源管理眼光。第二，在管理中缺少责任心，对于原始资料中的错误信息缺少核对工作，导致会计信息的错误一错再错。第三，缺少培训和在岗教育，导致管理技术和手段长期停留在较为低级的程度。
　　三、高校会计档案管理信息化的改进措施
　　（一）完善管理制度。对于当前高校会计档案的信息化管理，必须建立完善的管理制度才能保证管理工作的顺利进行。对此，高校的档案信息管理人员首先要深入研究信息化技术以及档案管理系统，并根据学校的专业方向、等级设计出符合现状的档案管理制度。第二，就是深入研究会计法律和法规，提高信息化会计档案管理合法性，保证符合审计监督部门的监管规定。第三，明确档案管理的负责人和领导部门，完善会计档案信息化管理的流程，比如：档案的录入、核对、储存、管理、审核、调取等。
　　（二）加强人才队伍建设。会计档案信息化管理需要配置熟悉信息化操作的会计档案管理工作人员。因此，高校的人力资源部门需要在未来的人才招聘和管理中，做好人才的储备工作。首先，要根据现代化信息技术的发展形势制定符合专业岗位的人才招聘计划，设置财务会计专业的人员进行专职档案管理。第二，要加强信息化技术的培训工作，通过多途径、多角度和案例化的实践管理，提升会计档案管理工作人员的业务能力。第三，就是设置合理的晋升通道，让会计档案管理工作人员可以通过合适的途径实现晋升，完善工作人员的职业生涯规划，留住宝贵人才。
　　（三）强化网络安保能力建设。网络信息化技术时代，网络安全以及系统的安全防护能力关系到系统能否顺利运转。因此，提升会计档案信息化管理能力还需要做好网络技术的安全防护能力。对此，高校信息技术管理部门需要根据会计的工作内容，制定相应的防护计划。对此笔者建议从内网和外网两个层面建立防火墙。对外网，要建立防火墙和杀毒软件的双重防护机制，杜绝木马、黑客的入侵，降低损失。对内网，要加强安全密钥和使用者权限的设置，通过安全权限限制对会计信息的调取和流通。
　　四、结语
　　会计信息档案是高校财务工作的重要记录，也是高校管理和发展中所留存的重要资源。所以高校会计管理部门必须随着管理技术的进步不断升级管理措施，推动会计档案管理的规范化和有效性，促进高校改革的进一步深入。
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