档案整理理念及技术研究论述

　　【摘要】本文在研究中以档案整理为核心。明确现代化档案整理理念，分析档案整理原则，并提出档案整理技术，完善档案管理结构体系，提高档案管理水平，进而为相关研究人员提供一定的借鉴和帮助。
　　【关键词】档案整理；理念；技术；途径
　　档案整理作为档案管理工作中的重要内容，可以有效提高档案管理水平与管理质量，以便于档案资源的利用。现代化档案整理技术具备现代化技术特征，并在融合信息技術的基础上，强调档案整理效率，进而达到档案整理目的。在进行档案整理的过程中，为了提高整理效率，相关管理人员利用科学理念开展档案整理实践，促进档案整理技术的创新和改革，及时发现档案整理中存在的问题，制定有效的解决方案，提高档案整理工作的质量水平，进而为档案资源的合理利用提供必要条件。对此，在这样的环境背景下，探究档案整理理念及技术研究具有非常重要的现实意义。
　　一、档案整理理念
　　现代档案整理包括实体档案整理和虚拟档案整理，其共性为文件与档案历史联系，这种历史联系是档案生产与文件处理时文件间的内部联系，即是档案文件间联系特征，这是档案的本质属性。从这一层面上看，档案历史联系的主管意识与客观意识完全统一，客观上面，文件转换为档案后，档案产生与形成特点就是文件产生与形成的特点，处于社会实践中，文件间历史联系直接转换为档案间历史联系；主观上面，档案间历史联系是由文件间历史联系转化形成，但在实际运行中又凌驾在文件间历史联系之上，可以主观反映出文件间历史联系。对此，在进行档案整理工作中，相关管理人员要在实践中了解档案形成特点与发展规律，以便于整理效率的提升，明确档案间历史联系和社会实践的对应关系，还原社会实践原貌，充分发挥出档案资源的历史价值与社会记忆本质功能，进而实现档案资源利用价值的最大化。
　　二、档案整理原则
　　档案整理作为档案资源管理的重要内容，对档案资源的利用具有非常重要的作用，这就要求相关管理人员在档案整理中要以档案整理理念为指导思想，遵循档案整理原则，进而达到档案整理的最佳效果。
　　（一）真实准确。真实准确是档案整理工作的基础条件，任何整理方式或是整理理念的运用都要以真实准确为前提，提高档案整理效率。在进行档案整理的过程中，档案原始记录性决定档案整理方式和基本取向，参考档案形成过程进行档案文件的整理。这就要求相关管理人员在整理实践中，以档案本质特性为核心，保护档案本质特性，优化管理方式，进而保证档案信息的真实性和准确性，这是社会组织对档案职业人员的基本要求。
　　（二）主动服务。档案具备一定的社会功能，而档案管理活动也注定面向各个阶层的对象，这就凸显出档案的服务性特点。从这一层面上，在进行档案整理工作中，管理人员以服务者身份参与到档案管理活动中，在做好档案保存工作的前提下，为组织内部和外部社会提供档案信息服务。对此，在进行档案整理工作中，相关管理人员要明确自身功能，遵循主动服务原则，将服务纳入到职业目标中，进而提高档案资源的利用效率。
　　（三）尊重权益。档案是社会组织与个人实践活动中形成的产物，为各个对象提供信息服务，这就表明档案管理与资源利用，会涉及到社会各个阶层主体的社会关系，包含社会关系个人的所有权、隐私权、著作权等法律权益。从这一层面上看，档案工作人员要处于以下关系中，一是与文件形成者关系，主要负责文件属性保护，保护文件形成者和相关涉及人员的隐私。二是与文件利用者关系，档案工作人员负责文件保存，保证文件的真实性，便于文件利用，进而发挥出文件维护权益的具体凭证作用。这一关系要求档案工作人员要遵循权益原则，根据相关法律开展管理工作，维护各个社会主体权益，在尊重与保护档案所有者权益的同时，最大程度开发档案资源的利用价值，进而实现档案信息服务目的。
　　三、档案整理技术研究
　　现阶段，随着现代化技术引入到档案管理领域后，实现档案整理技术的创新与完善，使得现代化档案整理技术体系呈现出多元化的发展趋势，档案工作人员可以结合工作需求和整理目标，自主选择档案整理技术，进而提高档案整理工作效率，实现最佳整理效果，其整理技术可表现为以下几方面：
　　（一）元数据档案整理技术。元数据档案整理技术源于西方档案整理，基于电子商务平台下得以发展，在实际应用的过程中，充分利用计算机网络，借助计算机网络的速度性和丰富性，提高档案整理效率，进而实现档案整理最终目的。在进行档案整理工作中，电子政务系统可以促进电子文件的形成，为电子文件提供信息实体与数据，制定电子文件形成环节，并提供隐含环节，提高数据利用效率的同时，保证数据信息的安全性。从这一层面上看，元数据档案整理技术主要依托于电子政务平台，在此平台中构建档案整理系统，采集元数据，帮助档案管理人员对档案历史进行有效整理，将实体档案与电子档案融合在一起，形成电子档案实体。对此，元数据档案整理技术具备极强的自动化属性，整理方式更为科学，在形成档案的同时，还可以保护档案安全，进而提高档案信息的真实性。从另一个角度来看，相比于传统档案整理技术而言，元数据档案整理技术突破技术局限，完善档案实体结构，并逐渐形成文件实体处理与档案历史联系整理的核心分离技术，规避电子文件实体干扰，进而促进档案整理的多元化发展。在此技术上，档案整理原则也发生质的突破，由传统来源原则逐渐转化为主体、年代多维化历史原则，强调档案整理的多元化属性，构建档案物质与实体的双重结构，进而提高档案整理技术水平。
　　（二）非元数据档案整理技术。在档案整理技术领域中，非元数据档案整理技术与元数据档案整理技术具有一定的相对性，其范围就是除元数据整理技术外的整理技术，构架在传统档案整理技术的基础上得以发展，包括以件为单位的档案整理技术、双套制档案整理技术、不同载体的混合档案整理技术等内容，推进档案整理技术的发展。从档案本质的角度上考虑，档案实体整理与档案历史联系整理处于相互独立状态，要求档案整理技术具备一定的特殊性，从纸质档案整理实现电子档案整理，也是从单子档案整理实现纸质档案整理的过程，这是非元数据档案整理技术特性。在实际应用的过程中，非元数据档案整理技术可以实现档案实体整理与档案历史联系整理的有效分离，以实现档案历史联系的多元化，进而促进档案整理技术的可持续稳定发展。endprint
　　（三）虚拟整理技术。虚拟整理技术是现代化档案整理技术的重要内容，突破传统档案整理技术的局限性，提高档案整理效率，并主要包括以下几点技术内容：
　　1。纸质文件虚拟整理。在进行档案整理工作中，纸质文件整理主要以实体整理为核心，而虛拟整理技术起到辅助作用，用于纸质文件信息的检索与处理。纸质文件实体具备单一性特点，使得档案工作人员只能运用同一种技术进行档案整理，而虚拟整理技术的应用，使得档案工作人员可以结合纸质文件特征属性开展虚拟整理工作，根据文件实体特征排序，在保证纸质文件实体排序的前提下，构建档案历史联系多维记录体系，以达到档案整理的最佳目的。在纸质文件虚拟整理中，将文件实体转化为电子文件，在计算机整理系统中，以纸质文件间历史联系为整理对象，在计算机整理系统中记录纸质文件实体特征，结合纸质文件多维特征进行文件排序，形成档案间历史联系的记录结果，以明确纸质文件间历史联系。
　　2。电子文件虚拟整理。电子文件存储介质为计算机，主要将物理实体存于计算机硬盘、光盘中，其电子文件储存中的物理排序具备不可掌控性，借助计算机技术，档案工作人员可以对档案间历史联系进行单独记录，使得所有电子文件的整理逻辑统一，进而记录电子文件间的历史联系。对此，电子文件虚拟整理与纸质文件虚拟整理技术具备本质上的相同属性，完全脱离于文件实体，通过独立符号和逻辑进行档案间历史联系的记录。这就使得电子文件虚拟整理在记录文件间来源的基础上，可以记录文件和其他文件间具体联系或是与任何事物间的联系，从事由层次上分析，电子文件虚拟整理可以详细记录某事件间从属关系；从全宗层次上分析，电子文件虚拟整理可以全面记录全宗间从属关系，以实现电子文件间隐含历史联系的记录，为档案使用者提供全方位历史检索，提高档案资源利用价值。
　　3。载体档案虚拟整理。不同载体档案在进行整理的过程中，要采用统一标准，这在传统档案整理技术中被认为是无法实现的，而虚拟整理技术的应用使其成为现实，记录档案间历史联系，并对各个载体档案进行有效历史整理，进而突破传统档案整理的局限性，提高档案整理效率。在档案整理实践中，档案工作人员可以根据各个载体档案整理特征，将其输入到计算机整理系统中，借助计算机网络技术对各个载体档案进行排序，揭示档案间隐含的历史联系，达到档案整理的最终目的，进而提高档案整理工作的综合质量水平。
　　四、结束语
　　本文通过对档案整理理念及技术的研究，得出：1。在进行档案整理工作中，档案工作人员要了解档案形成特点，明确档案间历史联系，还原社会实践原貌，以实现档案资源利用价值的最大化。2。在进行档案整理工作中，档案工作人员要遵循真实准确、主动服务、尊重权益等整理原则，完善档案整理理念体系，进而指导档案整理工作的发展取向。3。在进行档案整理工作中，为了提高档案整理效率，档案工作人员要结合文件形成属性，合理选择档案整理技术，完善档案整理流程，记录档案间历史联系，进而达到档案整理的最终目的。
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