建立与实施企业档案内部控制规范的思考

　　【摘要】本文根据企业档案工作内部环境、风险评估、控制活动等内部控制基本规范五要素的分析，结合工作实际，对建立与实施企业档案内部控制规范进行了较为深入的思考，提出了建立与实施企业档案内部控制规范应遵循的原则和措施。
　　【关键词】档案；内部控制；规范；企业
　　企业档案在规范企业管理活动中的作用越来越大，必须要建立与实施企业档案内部控制规范，使企业档案更好地成为企业内部控制、健全各项管理、依法规范经营的基础，成为满足国家和公众对企业依法经营进行监督管理的重要依据。
　　一、建立与实施企业内部控制规范的目的
　　基本目的就在于从制度上保证经济活动的正常运转，强化企业会计控制规范，从加强会计档案的可靠性、真实性入手，保护资产的安全、完整和有效运营，提高经济核算的正确性、可靠性，推动与考核企业所属相关单位贯彻执行各项方针、政策，考核评价企业的经济效益，提高企业的经营管理水平。
　　二、相关法规的要求
　　《企业内部控制基本规范》要求企业建立并实施内部控制基本原则之一是全面性原则，要求内部控制应当贯穿企业决策、执行和监督的全部过程，覆盖到企业的各种业务和事项。企业应当以书面或者其他适当的形式，妥善保存内部控制建立与实施过程中的相关记录或资料，确保内部控制建立与实施过程中的可验证性，确保企业行为的可审计性。
　　三、企业档案在防范风险中的作用
　　（一）要充分认识企业档案工具价值在企业风险管控中的作用。在企业，档案已经被管理者视为一种管理工具使用。档案作为一种管理者对企业凭证信息有目的的控制方式，其本身就体现了企业管理者的一种风险意识。因此，档案已经是一种风险管理工具，企业档案天生就具有控制企业风险的功能属性。
　　（二）企业档案应成为企业风险识别所需信息的首选。企业档案具有辅助企业进行风险管理的信息价值，建立与实施企业内部控制规范，在很大程度依赖于完善的企业档案管理体系所能提供的真实完整的档案信息。企业档案作为直接产生于企业的原始真实的记录信息，显然是最能符合以上要求的信息种类之一。无论是从所花成本和所产生的效益来讲，企业档案都应成为企业风险识别所需信息的首选。
　　四、企业档案应成为风险管理决策的依据
　　企业进行风险管理决策的依据是风险识别和风险衡量所得出的结果信息，企业档案虽然没有直接参与到决策当中，但其在之前的两个环节中已经充分发挥了它的工具价值和信息价值。
　　综上分析，企业档案在防范企业风险中发挥着双元价值的功能。一方面，档案的工具价值是一种主动意义的价值，对应的是企业从战略上防的风险。另一方面，信息价值是一种被动意义的价值，对应的是企业从战术上来治的风险。
　　五、建立与实施檔案内部控制规范应遵循的原则
　　（一）统一领导、分级管理。企业应遵循合法性原则，认真宣传、贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策，根据相关法律、法规，紧密结合企业自身的工作实际，建立与实施符合法律、法规的规定和监管要求的内部控制规范，建立、健全档案工作的档案组织体系。
　　（二）统筹规划、同步实施。企业档案工作必须服从于企业的总体规划和战略，在设计企业内控体系时就同步考虑档案管理体系的建立与实施，梳理细化档案工作流程，查找风险点、关键点，并通过建立制度来固化管控。
　　（三）高层重视、全员有责。企业管理层应充分认识到企业档案在内部控制中的凭证和参考作用，企业应当遵循全面性原则，建立与实施的内部控制规范在企业管理层次上要覆盖企业治理层、管理层和全体员工，在管理对象上应当覆盖企业各项业务和管理活动。
　　（四）前端控制、全程管理。档案管理是统一的系统过程，必须要从档案产生的前端介入，把规矩立在前面，从加强规范化管理入手，对档案形成整个过程的管理提出全面的、系统的控制要求。
　　六、建立与实施档案内部控制规范应采取的策略
　　（一）建立健全企业档案工作体系。企业应当认真贯彻执行国家有关档案工作法律、法规和方针政策，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障，形成有分工有协作、有制衡有配合的企业档案工作体系。
　　（二）将档案工作纳入企业重要业务事项和高风险领域。企业要遵循重要性原则，将档案工作纳入合同管理、采购业务、工程项目、资产管理等重要业务事项和高风险领域，充分发挥档案的凭证作用和参考作用这两方面的基本价值，切实防范重大风险。
　　（三）落实企业档案工作四同步管理。企业要按照规范所要求的全面性和制衡性原则，把档案工作贯穿企业决策、执行、监督的全过程，覆盖企业及所属单位的各项业务活动。在机构设置、权责分配、业务流程等方面形成相互制约、相互监督的机制。
　　（四）强化档案安全保密管理。企业档案资料大部分属于机密或商业秘密资料，作为历史和重要信息的忠实记录，档案更应该得到必要的、完善的保护。要根据规范的要求，梳理并设置档案工作风险防控流程，完善专项管理制度并严格履行，确保档案的真实与完整。同时应特别注意电子化档案的安全保卫保密管理。
　　七、结语
　　建立与实施企业档案内部控制规范体系是一项系统工程，必须坚持不懈、持之以恒地持续改进。企业档案工作者要以对历史负责，也要对未来负责的态度，谋划档案内部控制规范的建立，主动推进企业档案内部规范的实施。
　　【参考文献】
　　〔1〕财政部会计司。企业内部控制规范讲解〔M〕。北京：经济科学出版社，2010。
　　〔2〕《企业内部控制》编审委员会编著。企业内部控制配套指引讲解〔M〕。上海：立信会计出版社，2011。