创新工商档案远程查阅服务

　　十二五时期是上海加快推进四个率先，建设四个中心的重要时期，充分利用现代信息技术使档案服务利用效率更高、更便捷，更好地服务于上海经济和社会发展大局具有重要现实意义。
　　近年来，上海的工商档案部门结合本系统业务工作实际，对尝试创新档案利用服务方式进行积极探索，经过多年来的努力，已经在一定程度上积累了可以尝试跨区域远程查询利用档案的信息化技术条件和档案管理工作基础。现分析如下。
　　一、工商档案查阅现有服务方式的不足
　　虽然工商档案部门历来高度重视，也作了很多便民服务的尝试，但仍存在着有待进一步提高和完善的地方，尤其是现有的档案服务方式和提高便民服务质量的社会需求之间仍有差距；在档案开放程度和社会知情需求之间、在档案工作人员专业素质与现行档案工作需求之间，在系统档案标准化程度提升与有限的人力投入之间等许多方面也存在不足。但目前重要的是要研究进一步提高档案利用服务效率。
　　现有工商档案查阅服务方式由于之前客观技术条件等限制，主要是以查阅属地管辖档案为主提供服务。其弊端在于现代化技术手段和丰富的档案资源融合后没能充分发挥出便捷、高效的服务作用。主要问题体现在：
　　（一）二次查询严重影响效率
　　按现行的只能查询属地管辖档案的方式，利用者必须先知道所要利用的档案的归属地，才能去该地工商部门查询。调研发现，事实上不少档案利用者事先或不知情，或不知道可以从工商局门户网上了解企业档案的归属地，因而造成只有先到就近的工商档案接待窗口，了解并查知了所要查的档案归属地，然后才能去企业管辖地工商档案部门查询。这种需要通过二次查询才能查到档案的情况存在，实际上无端耗费了档案利用者很多赶路的时间，增加了其档案利用的成本，尤其是外埠的档案利用者更加不便。
　　（二）资源整合不科学造成浪费
　　本市工商系统信息化建设十多年来，已经形成了比较完善的三级计算机网络和计算机业务信息系统；始于上世纪末的电子档案系统建设，至今也积累了比较好的工作基础。这些技术和资源需要科学合理的整合才能发挥出最大的效益。过去由于网络带宽等客观条件和技术等的制约，资源做不到合理整合利用。进入21世纪以后，各方面条件和技术有了很大的改观，如果不充分利用，实际上也是一种资源的浪费。
　　（三）牵累社会其他公共资源的发挥
　　社会公共资源往往是互相作用的。档案利用者为查阅档案东跑西走，舟车劳顿，从某种角度讲，客观上会造成一些公共资源的不必要使用。比如公共交通资源，档案利用者为查阅一份档案如果都要跑两个地方甚至三个地方，那对缓解公共交通资源紧张状况是不利的。而多增加公共交通资源的使用，既增加了公共交通道路的拥堵和公交车辆的拥挤，也增加了碳的排放，有悖于倡导低碳、节能和环保的理念。
　　二、工商档案远程查阅服务的积极作用
　　上述问题应该得到正视，并应通过改进加以逐步解决。比较好的途径是尝试实行档案跨区域远程查阅。
　　（一）工商档案远程查阅服务有助于提高行政效能
　　随着改革的深入和加快转变经济发展方式要求的提出，政府职能转变的步伐必须适应改革和经济发展的要求。建立在行政资源基础上的政府工作档案毫无疑问要更多地增加开放和服务的元素，以适应经济和社会发展的需要。具体说：现代社会经济快速发展，社会不断进步，衍生出日益增多的经济、政治和社会活动等，都可能会涉及到需要提供档案利用服务等问题，而档案利用对象往往来自社会的方方面面，会形成对档案内容需求和服务方式需求的多元化，其中方便就近查阅，实现远程档案查阅服务无疑是社会的期待之一；档案是具有自己属性的受《档案法》保护的历史信息资源，随着社会开放度的不断加大，特别是伴随着透明政府观念及共识的逐步形成，其公开的力度也不断加大，虽然目前不能简单地把档案资源等同于一般的政府信息予以公开，但不公开是例外无疑也是其今后发展的趋势；上海在推进政府职能转变、加强政府自身建设的工作中，提出了两高一少（即行政效能最高、行政透明度最高、行政收费最少）的目标，实际上其要义也包含了规范政府行政收费，帮助企业减负，公开和简化办事事项，方便企业、社会、民众办事，提高政府行政工作效率，这一精神无疑也对档案的查阅利用服务如何适应帮助企业和社会减负、方便民众办事提出了新的要求，因而工商档案系统积极探索有利于社会大众就近进行跨区域远程查阅利用档案这一新型服务方式是很有必要的。
　　（二）工商档案远程查阅服务有利于档案事业发展
　　推进跨区域档案远程查阅利用服务是一项顺应社会发展需要的工作，也是档案资源利用体系建设的发展趋势。这项工作的推进，无论是对社会，还是对档案事业发展本身都会产生积极的影响，发挥很好的作用。一是开展档案远程查阅利用服务，可以大大方便档案利用者查阅档案，降低其查阅成本，减少社会资源消耗，提高档案利用和服务效率；二是有利于促进工商档案部门自身档案工作更加规范，检验档案部门各工作环节的工作质量和水平，有利于系统内各单位协作效率和人员素质的进一步提高；三是能进一步提升工商档案主动服务社会、贴近群众的社会形象，同时为进一步创新档案管理和服务方式打下基础。
　　三、工商档案远程查阅服务的构想、可行性与特点
　　档案远程查阅利用是一种便捷档案利用者查阅档案，提高档案提供效率的服务。所谓档案远程查阅利用服务是指采用现代信息技术和手段储存档案信息数据资源，通过计算机网络传输，可以使档案利用者在档案资源储存地以外的地方对该档案资源进行查阅利用的档案服务方式。它是以档案馆、档案室或档案中心储存的档案信息数据资源为依托向外辐射，并互联互通实现的，其主要目的是通过计算机网络和现代信息技术实现档案的异地方便利用。
　　（一）指导思想及主要特点
　　新的服务方式应以服务大局、上下联动、规范管理、注重实效为指导思想，以各单位间档案资源的互联共享、分工合作、职责明确为原则形成新型工作机制。并应具备三个特点，即：一是服务机制完善。工商行政管理档案服务工作新机制包括比较完善的管理制度、严密的档案服务工作网络、业务熟练的人员队伍、丰富的档案资料库，并且工商档案服务纳入工商行政管理的公共服务体系，成为工商行政管理的公共服务窗口之一。二是工作目标和指导思想明确。明确新机制运作的原则和目的，并要体现为这种服务方式步入长效化运作轨道创造必要的保障。三是服务形式应以人为本。依靠工商行政管理查询系统后台内部协同机制，将以人为本的理念集中体现在服务大局，服务群众的主动性和效率性上。
　　（二）可行性分析
　　目前本市工商系统如果尝试档案远程查阅利用服务是具备一定条件和基本可行的。其一是：上海工商系统经过十多年的努力，已经建成了比较完备的计算机信息系统（金信系统），形成了涵盖市局、分局和工商所的三级计算机网络，且网络的带宽已从建设初期市局到分局的2M达到了现在的8M，辅之以技术手段的提高，撇除短时间内并发大量用户的可能，技术上具有一定的可行性；其二是：随着上世纪末电子档案系统的建设和应用，至今工商系统所有企业登记档案资料等已全部由书式介质扫描为电子图片档案数据，在网上开展查阅利用，为档案远程查阅利用打下了比较好的基础；其三：建立在信息化基础上的电子档案系统平稳运行至今，系统上下也积累了一定的工作经验，适当进行档案远程查阅利用服务值得尝试。
　　（三）具体实施构想
　　档案远程查阅利用服务具体实施构想，可以分三个阶段：第一阶段，拟定实施方案，并结合工商行政管理日常业务和档案工作实际，制定工作规范，比如档案远程查阅服务公约等，以规范市局和分局之间、分局和分局之间的工作原则、职责、范围、流程等，以及各单位的权利和义务。第二阶段，各单位在协调一致达成共识的情况下，细化有关准备工作，分头落实，包括计算机应用程序调整等，确定并明确服务公约和各自职责，同时开展工作培训，统一服务要求。第三阶段，各单位依据公约和实际操作要求开展工作，做好总结和完善。
　　四、工商档案远程查阅服务应注意的问题
　　由于很长时间以来，各单位比较习惯于只就本管辖区域内的档案查阅服务和档案管理负责，因此在新机制的执行中要进一步注意解决好以下几个问题，档案远程查阅服务工作才能顺畅，服务质量有保证。
　　（一）案卷质量
　　工商行政管理工作的正规化建设，推动了工商档案各项工作的标准化建设。但是，各工商档案管理部门一般编制内工作人手大多不够充裕，专业人才不足，而且各项具体的又细致的日常工作，严重地牵制了档案管理人员的工作精力。不仅如此，不少分局的档案专职干部还兼管其他工作，因而或多或少地导致了档案规范化工作存在着落不到实处的现象，影响了包括档案案卷质量规范在内的档案工作的开展。由于远程查询服务是异地查阅，如果企业管辖地工商部门档案案卷质量不高、规范化程度不够，就会造成档案查阅接待单位工作更加被动，而且后续弥补成本更高，这是必须要引起高度重视的。
　　（二）档案干部
　　近些年来工商分局的档案专职干部和市局处室的档案兼职干部人员出现了流动性比较大的现象，有人员工作岗位调动的，有退休的等等。这在一定程度上影响了工商档案工作的连续性和专业化程度的进一步提高。而随着上海经济和社会发展，档案工作在新形势下，一方面面临社会对档案工作的期望值不断增加，要求档案专业人员业务水平要不断提高；一方面工商档案干部队伍因人员本身流动，新手业务生疏，导致档案管理和服务不能很好适应形势需要。而档案远程查阅服务工作的开展，对档案干部的专业业务能力与综合素质提出了更高的要求，人的因素是做好工作的保障。
　　（三）接待能力
　　远程档案查询的便利特点，可能会使市局和一些人口稠密、交通便利的分局迎来更多更集中的档案查阅利用者；而在交通不便，人群相对稀疏的地区，档案查阅利用者可能会减少，系统内各单位之间会出现接待量不平衡状态。这会涉及到工商内部包括人员配备、服务资源配置等在内的一系列工作调整和适应，而这些调整和适应性工作主要都是靠相关单位去具体落实。其中，特别是那些可能会出现档案查阅利用者大增量的单位（比如市局和市区分局），其接待能力提高的问题，而其他分局也应研究资源如何更好地挖掘利用等问题。
　　（四）档案效力
　　按照我国档案有关法律法规规定，档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。也就是只有档案的收藏单位才有权证明该档案的真实性和有效性。如果实施远程查阅，接待单位通常不能在法律意义上证明被查档案的真实性和有效性，这是需要内部协调解决的问题。否则不但会影响工商档案接待服务的工作效率，也会影响到工商行政管理的社会形象。