如何提高企业办公室文秘的工作质量和水平

　　摘要：无论是在机关还是基层单位，办公室文秘都发挥着十分重要的作用，办公室文秘作为办公室的重要工作人员，负责处理单位内各类事情，办事效率将直接影响到办公室的运转与工作效率。提高办公室文秘的工作质量和水平，可以提高整个办公室的工作效率，对于增强企业竞争力有着无足轻重的作用。
　　关键词：办公室文秘；工作质量和水平；办公效率
　　文秘作文办公室工作人员，负责接收整理各类文件，协调各部门运转。从整体而言，文秘的工作会影响到整个办公室的效率。在经济社会发展进新时期，文秘工作的量与质量都相应的上涨，在新的历史时期提高文秘工作的质量和水平，是提高企业发展效率的基础性工作。
　　一、企业办公室文秘工作的重要性
　　对于企业而言，办公室文秘工作是不可或缺的一部分，办公室文秘工作主要是为领导服务，如当企业领导作出决策指示后，文秘需要负责草拟文件，将领导的决策指示通过文字表达出来，企业办公室文秘工作的好坏直接关系到了企业的正常运行。对于企业文秘工作而言，它是一项比较繁琐的工作，随着企业的发展，企业办公室文秘工作也会越来越复杂，如果企业不能做好办公室文秘工作，企业领导层的决策、指示就难以得到有效的实施，从而不利于企业的发展。
　　二、企业办公室文秘工作中存在的问题
　　（一）办公室文秘人员能力不足
　　企业办公室文秘人员能力不足是影响办公室文秘工作效率的一个重要因素。就目前来看，由于办公室日常工作比较繁重、繁忙，在超负荷工作压力下，容易造成文秘人员抱着完成任务的心态去工作，没有掌握到工作的重点，文秘人员能力得不到提升，从而难以发挥文秘人员在办公室文秘工作中应有的作用。
　　（二）办公室文秘人员数量不足
　　企业办公室文秘工作繁重，经常需要加班加点，从而使得许多人不愿意投入到办公室文秘工作中去，使得办公室文秘人员数量难以满足企业办公室文秘工作的需要。当前企业办公室文秘工作大多兼职，大量的办公室文秘工作使得文秘人员在实际工作中很容易出现错误，导致办公室文秘工作效率低、质量差。
　　三、提高企业办公室文秘工作水平的途径
　　（一）强化办公室文秘人员的教育与管理
　　在企业办公室文秘工作中，办公室文秘人员作为文秘工作的执行者，要想提高文秘工作水平，就必须强化文秘工作人员的教育与管理。首先，要加强文秘人员专业能力的培训，提高他们的办公能力，尤其是写作能力，同时要不断提高文秘人员的服务意识；要强化职业教育，提高文秘人员的职业素质；要全面落实责任制，将相关工作责任落实到文秘人员的身上，从而更好地规范他们的行为，提高他们的工作责任心，从而为企业办公室文秘工作培养一支专业、能力强的人才队伍。
　　（二）加强监督
　　监督是提高工作效率和水平的一种有效手段，对于企业办公室文秘工作而言，由于办公室文秘工作比较繁重，办公室文秘工作要注重细节，而通过监督，可以确保办公室文秘工作有条不紊的进行。作为企业，应当强化办公室文秘工作的监督，要完善相关监督体制。针对办公室文秘工作，企业应当安排多人互相监管，对文秘工作细节进行重点检查，确保文秘工作质量。
　　（三）要突出重点
　　企业办公室文秘工作是一项比较繁琐的工作，而办公室文秘工作的重点就是做好文件整理工作，并将相关信息准确地向上下级传递。为此，在企业办公室文秘工作中，文秘人员应当发挥自己应有的作用，要全面抓重点工作，及时的将下级的信息传达给企业领导，或者将领导层的指令传达给下层，从而更好地推动企业的顺利运行。
　　（四）壮大文秘队伍
　　企业办公室文秘工作比较繁重，单纯的依靠一个人是很难全面做好办公室文秘工作，从而不利于企业的稳定发展。而要想提高文秘工作水平，就应提高文秘人员的待遇，实施多方面的激励，不断扩大企业文秘工作人员数量，从而为企业办公室文秘工作人提供保障。
　　四、办公室文秘从自身出发提高工作质量和水平
　　（一）建立合理安排工作的能力
　　作为文秘，要能够合理安排自己的工作，这是基础的能力，合理安排工作不仅体现在对公司事物的安排，更体现在对自身工作的安排中，在处理事情时要分清轻重缓急，对于一些重要的事情安排在前面完成，而不能拖延；并且及时记录要处理的事情，避免遗忘，适当的速记能力，是文秘工作的必要能力。
　　（二）作为办公室文秘，还要加强沟通交流的能力
　　从事文秘工作，需要与领导做好及时沟通，并且为领导服务，同时也会涉及文件的上情下达，有时也会协同领导出门完成一些对外洽谈的任务，这就要求文秘能够掌握良好的沟通能力，懂得基本的社交礼儀，能够与他人进行良好沟通，尊重他人。在于领导交流，要提前了解领导需求，避免因自身了解不周而影响正常活动的开展；在传递信息时，要将处理好的信息进行准确传达，避免误传、错传造成不必要的麻烦。
　　（三）办公室文秘人员要提高自身的专业技能
　　包括公文写作能力、社交礼仪练习、办公软件的应用能力等，这些都是作为一名文秘人员的基本能力，需要文秘人员与时俱进地进行提高，在经济高速发展的同时也进人了信息时代，企业办公向信息化又迈进了一步，办公室也发生了新的改组，对工作人员的工作也提出了新的要求，在信息化时代能够与时俱进的发展，顺利完成工作，就要求文秘能够主动提高自身的各项基本技能，更新知识体系。
　　五、结束语
　　在经济高速发展的新时期，信息技术高速发展，企业要想不断增强自身的竞争力，就要从作为大后方的办公室进行改革，文秘作为办公室重要工作人员，提高自身工作质量与水平，增强竞争力有重要意义。
　　参考文献：
　　〔1〕徐信民。浅析如何做好办公室的文秘工作〔J〕。经营管理者，2013（26）。
　　〔2〕陈艳。提升办公室文秘工作的策略分析〔J〕。办公室业务，2013（09）。