浅谈档案信息化建设存在的问题及应对措施

　　【摘要】随着信息技术的发展，利用互联网和计算机实现档案信息化建设，是当前我国档案规划工作的重点。但是我国目前档案信息化建设更多应用于民生档案，政府工作等，企业以及事业单位对于档案信息化建设还未曾建设或是完善。本文的研究重点在于分析档案信息化建设的现状和必要性，对当前信息化建设过程中存在的问题加以阐述分析，最后提出对档案信息化建设的建议。
　　【关键词】档案管理；信息化建设；问题及措施
　　当今时代发展的主题便是信息技术，我们所处在一个信息大爆炸的社会里，计算机的普及使我们每天都会接触到大量的信息，数字信息的丰富和更新使我们对信息管理的要求越来越高。记录信息的重要形式便是建立档案，在科技日新月异的今天，我们对档案管理的现代化和信息化的不断研究，使得我们更好的实现资源共享，因为档案信息建设所涉及到的内容较多，所以只有结合档案管理现状，建立档案管理信息化体系，才能将档案信息化建设的优势充分发挥出来。
　　一、档案信息化建设的概念及现状
　　档案信息化建设是指运用信息技术代替传统人工编制的纸质档案，结合时代发展的情况，对档案管理的新情况、新原则、新理论进行思考，在互联网环境中，更好实行档案信息社会化服务。实现档案信息化建设重点关注三个方面，首先是实现档案信息数字化，其次是实现档案的网站建设，最后是实现数字档案馆建设。
　　以现代科学技术代替传统人工，这是现代信息社会的必然发展趋势。根据我国档案部门管理的要求，档案信息化建设对信息资源进行数字化管理，在现阶段，已经有许多单位先后开始实施档案的信息化建设工作。比如说档案信息网站的建立，只要通过互联网，便可查询档案资料，这使人们的工作变得更加快捷。但是在档案信息化建设的过程中还出现了诸多问题，比如基础设施不完善，管理层对档案管理工作未全面重视等。在实现档案信息化建设的过程中，档案管理部门应针对现实问题，寻求解决问题的对策〔1〕。
　　二、档案信息化建设的重要性
　　1。使档案管理效率提高
　　传统档案管理人员用手工进行资料收集、编辑、管理，然后提供给单位使用，员工工作量大、工作效率低下、费时费力。在实行信息化后，自动化、网络化的档案管理只需录入一次便可多次使用，还能通过网络可以实现信息共享。不仅如此，利用计算机还能进行信息统计，制作报表，使档案管理人员的工作效率更高。
　　2。使信息检索查询更方便
　　传统的信息检索方式是由档案管理人员从纸质档案中找出所需要的信息，信息检索流程过于复杂。档案信息化建设后，档案管理人员可以在数据库中快速查询档案信息。不仅如此，还可以利用数据库进行模糊查询、分类查询，能从众多的信息中找到有关联的信息，这极大的方便了档案管理人员的工作。
　　3。提供更优质的服务
　　档案管理的信息化建设使档案管理人员在在个人计算机进行资料查询，为信息数据的二次利用和科研活動提供坚实基础。档案管理部门的作用和职能已经不再局限于进行档案管理，而是成为了一个更加重要的信息中心〔2〕。
　　三、档案信息化建设中的问题分析
　　1。档案信息化管理观念落后
　　目前我国一些管理人员认为档案管理的作用不大，缺乏实用性，于是造成了档案管理事业在先天上的不足，建设经费投入不多，档案信息化建设也仅仅是处于起步阶段。同时，这也导致了档案管理人员的工作意识不强，工作态度不积极，最终导致了档案信息化建设的不完善，无法实现档案信息化的服务职能。
　　2。档案信息化建设基础设施不完善
　　实现档案信息化建设要满足一定的硬件条件，包括计算机、区域网络、数据库、服务器等设备，档案信息化管理工作需要完善的基础设施的支持，但是这些基础设施需要大量的资金投入，目前很多单位对于档案信息化建设的硬件设施不全或是规格不同，信息共享和信息服务质量不高。
　　3。档案管理人员素质有待提高
　　档案信息化管理需要档案管理人员有较高的信息技术能力，不仅需要档案管理人员具备专业的档案管理知识，还需要熟练掌握计算机。首先，档案信息化管理作为一种现代化的管理方式，对专业技术要求较高，但是我国目前大多数档案管理人员未曾达到这个要求，很多档案管理部门都存在着缺少员工，员工专业素质低的情况，档案管理工作很多都停留在传统的工作方式上，对现代化办公的了解和接触太少。其次，数据库建设及管理人员，程序设计人员较少，这使得档案信息化建设程度仍然很低。另外，档案管理工作是一种信息不断更新，不断发展的工作，在技术层面上，由于我国档案信息化管理的起步较晚，在技术上依赖于外国，这也阻碍了档案信息化建设的步伐。
　　4。档案信息建设的安全存在隐患
　　档案信息化处理虽然好处众多，但是也存在很多安全隐患问题。首先，档案信息化建设要对原有的档案进行处理，一些珍贵的档案保存时间较长，如果处理不当，很容易对档案造成损坏。其次，早期的档案存在很多错印、漏印的情况，这样在进行电子扫描的时候档案还是错的。再次，档案信息化建设以互联网为基础，一旦出现网络故障，若是没有及时备份，会造成文件缺失。最后，由于档案管理人员的网络防范安全意识不高，很容易造成黑客窃取商业机密，攻击信息系统。
　　四、推动档案信息化建设的对策
　　1。加快完善档案信息化基础设施
　　要实现档案信息化，管理者要在思想上重视它，加大对基础设施建设的资金投入。要配备成套的计算机设施，并安装专业的软件和与档案信息化管理相关的扫描、打印等设备。只有完善软硬件设施，才能为档案信息化建设提供良好的基础保障。
　　2。提高档案管理人员专业素养
　　新时代下档案管理人员应具备良好的素养，管理者可以定期对档案管理人员进行培训，增强档案管理人员服务意识与责任意识。目前档案管理专业人员较少，甚至是通过简单培训就上岗工作，对网络技术了解较少，管理者可以招聘专业的程序设计人员或数据库管理人员，但是最好的解决方案是，企业应培养综合型档案管理人员，使之具备专业素质。
　　3。做好档案信息安全工作
　　档案信息化建设过程中的安全性需要人们格外关注，要保障档案的安全性，首先要提高档案管理人员的安全防范意识，同时要有相应的技术支持。作为档案管理人员，要有保密意识。在技术层面上，专业人员要为服务器安装更高级的防火墙，对重要数据进行加密，为了防止数据的丢失，可以用光盘进行备份。
　　4。建立档案信息化管理体系
　　档案管理是一项复杂的工作，为了保证档案管理工作的有序进行，管理者要根据法律建立一套完整的档案信息化管理模式，在档案管理的各个流程进行严格把控。管理者还可以建立档案信息的奖惩机制，以防重要信息丢失或泄露。
　　五、结束语
　　在档案信息化建设的过程中，会出现许多问题，这不仅需要档案管理人员做好本职工作，还需要技术人员积极配合。只有找出在档案信息化管理过程中出现的问题，才能有针对性的加以解决。档案信息化建设是档案管理事业的必然发展方向，这需要档案管理人共同努力。
　　【参考文献】
　　〔1〕陈艳珍。浅谈档案信息化建设三要素〔J〕。办公室业务，2018（02）：92。
　　〔2〕盖厦。浅谈档案信息化建设存在的问题及应对措施〔J〕。办公室业务，2018（07）：42。