以档案管理科学化促进机关管理高效化的研究

　　摘要：对于机关单位来说，档案就是对其日常经营活动和重大事件进行真实记录的载体，而档案管理工作就是对这些真实记录发展历史载体实施妥善管理和保存的活动。但是，现如今机关单位档案管理工作过程中仍然存在一些影响工作质量和工作效率的因素，需要档案管理工作人员联合其他部门工作人员共同努力解决，促使档案管理工作质量和效率得到显著提升。
　　关键词：档案管理；科学化；机关管理；高效化
　　机关单位档案管理工作不仅仅是机关单位内部日常行政工作中较为重要的一个组成部分，其还是促进机关单位健康发展的重要前提。若想充分发挥自身职能，在社会竞争中获得优势并占有一席之地，机关单位就需要采取有效的措施促进自身档案管理工作得到优化，提升工作效率和质量，实现以档案管理科学化促进机关管理高效化。
　　一、科学化的档案管理工作在机关单位各项管理工作中的重要作用
　　（一）档案管理工作是机关单位内部信息资源的核心内容
　　档案本身具有记载事件的功能，其中涉及大量的信息。由于机关单位在日常工作中需要参考大量的信息进行决策，所以档案为机关单位内各项工作的开展提供了重要的参考和支持。可以说档案管理工作是机关单位内部信息资源中的核心部分，对机关单位经营决策具有重要意义〔1〕。同时，由于机关单位具有较为特殊的职能，所以其内部档案常常记录较为重要且宝贵的信息，是一种较为机密的文本资料。若是发生档案泄漏问题，将为不法分子创造可乘之机，导致机关单位蒙受较大的损失。因此，加强档案管理工作，保证其科学性和规范性是当前机关单位档案管理工作人员的首要任务。
　　（二）档案管理工作是机关单位内部各项管理工作的重要映射
　　档案管理体制的建设能够清晰反映出机关单位内部各项管理工作的开展情况。因此可以说，档案管理体制运行过程中存在问题说明机关单位内部财务管理工作和行政管理工作存在一定的不足〔2〕。保证档案管理工作的科学性和有效性是提升机关单位各项管理工作质量和效率的重要前提，只有加强档案管理工作，促使其向着科学化、规范化、信息化的方向发展，才能达到促进机关单位管理高效化的目的。
　　（三）档案管理工作是机关单位开展各项管理工作的主要依据
　　现阶段，作为档案管理工作中较为重要的一部分，信息档案对机关单位内部人力资源管理工作具有重要的影响。大多数机关单位将信息档案纳入到管理工作中，使档案管理工作得到一定的规范，促使其保密性和科学性得到显著提升。同时，加强档案管理工作能够使单位管理层明确各职工的具体情况，进而有利于人力资源的合理分配，对机关管理工作的开展具有重要的促进作用〔3〕。
　　二、机关单位档案管理工作过程中存在的问题及其原因分析
　　（一）机关单位档案管理工作人员专业素质有所欠缺
　　机关单位档案管理工作人员的素质不高体现在以下几点：
　　其一，目前机关单位由于扩招，引进了大批的工作人员，这些工作人员多数是非专业出身，也没有经过专业的档案管理岗位培训。在机关单位档案管理工作过程中，他们就会出现许多工作问题，降低机关单位档案管理工作效率。例如；不会应用计算机进行档案录入、整理、归纳等工作。所以，缺乏专业素质的机关单位档案管理工作人员对机关单位档案管理工作造成了严重的阻碍。
　　其二，大多数机关单位档案管理工作人员是兼职管理档案工作，他们的本职工作较为繁忙，没有多余的精力经营机关单位档案管理工作。另外，机关单位档案管理工作人员流动性大，很难长期从事这项工作，使得机关单位档案管理工作效率降低，档案管理工作难以顺利开展〔4〕。
　　其三，随着机关单位迅猛发展，对机关单位档案管理工作人员的培训不到位也是档案管理人员素质不高的因素之一，许多工作人员需要日积月累才能顺利开展管理工作，这种情况使得机关单位档案管理工作出现障碍，制约机关单位档案管理的发展。
　　（二）机关单位档案管理制度不完善
　　虽然许多机关单位都拥有自己的档案管理制度，但是随着时代的发展，这些管理制度难以适应时代发展的需要，因此存在诸多漏洞不够完善。有些档案只记录了重要的事情，没有对事情细节加以记录，使得档案记录不完整〔5〕。在需要翻阅档案时，难以还原当时事件的过程和细节，对机关单位管理工作造成影响。多年来，机关单位消耗了大量的资源为了弥补档案的漏洞，不重视档案管理制度的制定，不仅对机关单位档案管理日常工作造成了阻碍，同时还影响了机关单位的未来发展。
　　（三）机关单位档案管理方式落后
　　机关单位档案管理的条件较差，有些机关单位虽然设立了档案室，但是并没有精心管理档案。正是因为单位漫不经心的态度，导致许多机关单位的档案发生遗漏现象，致使机关单位档案管理进程出现断档情况。在需要查阅相关资料时，发现机关单位档案出现空白阶段，在时间上难以衔接。
　　（四）机关单位档案管理意识薄弱
　　机关单位领导对档案管理工作的认识不够、重视程度不够。没有将机关单位档案管理工作列入行政工作范围，他们认为机关单位发展只需要着眼于未来，不需要依靠一些材料，导致机关单位其他管理部门的工作人员忽视档案的管理工作，档案管理工作的科学性和规范性明显下降，出现较为混乱、无序的情况，难以实现机关单位档案管理的真正价值。
　　三、解决机关单位档案管理工作中问题的对策
　　（一）提高机关单位档案管理工作人员的专业素养
　　机关单位档案管理工作质量取决于管理人员的专业素质水平。所以，机关单位要想顺利开展档案管理工作，就要加强机关单位档案管理工作人员的专业水平，加大对档案管理工作人员的专业素质培训力度，进而使机关单位档案管理工作人员既拥有从事档案管理工作的能力，又具有较高的综合能力〔6〕。机关单位应阶段性的为档案管理工作人员组织教育培训，为他们提供一个学习专业知识的平台，例如组织相关的专业知识培训班，举办信息化技术的培训班、开展思想道德、职业素养的培训班等。
　　（二）建立完善的机关单位档案管理制度，创新机关单位档案管理方式
　　首先，要重视政协机关档案工作，制定和完善机关单位档案管理制度，正确认识机关单位档案的管理目的，并且明确划分机关单位档案管理工作人员的职责范围，强化档案工作的体系性建设，加强体系保障。制定相应的职责奖惩制度，对于没有完成职责范围内工作的人员进行批评或者实施一定程度的薪资惩罚，对于在日常工作中尽职尽责的工作人员，给予一定的奖励和表扬。
　　其次，建立严格的档案管理制度，让所有工作人员都参与到档案管理工作中，他们可以负责档案的收集和整理工作。在他们完成工作之后，将整理后的资料交给专门的档案管理工作人员，由他们进行统一归档〔7〕。同时，机关单位的管理人员要对其进行监管，检查档案保存情况，监督档案管理人员的工作情况。
　　最后，随着互联网时代的来临，政协机关档案工作也呈现出电子化、现代化的趋势，因此现代信息管理系统和多媒体设备在政协机关档案工作中也是必不可少的。政协机关单位档案管理要充分利用现代信息技术对档案进行管理，确保档案管理的实效性和科学性。在资金和设备分配上，领导要给予足够的重视，配齐基础工作场所和设施。机关单位档案管理信息化的应用不仅减少纸质档案存放空间，而且还利于翻阅档案，查找资料。
　　综上所述，机关单位档案不只是陈放在档案室中的文本资料，它更是对机关单位建设发展的如实记载。机关单位档案见证了单位的成长，它客观反映出单位从事各项工作的能力，为机关单位在今后的发展提供了重要参考依据。所以，采取有效措施完善机关单位档案管理对机关单位的未来发展具有重要意义。
　　参考文献：
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　　〔2〕杨洋。以档案管理科学化促进机关管理高效化〔J〕。办公室业务，2015（5）：55。
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　　〔5〕吴静。分析以档案管理科学化促进机关管理高效化〔J〕。办公室业务，2013（13）：170。
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　　〔7〕王阁。实现档案管理科学化推动机关管理高效化发展〔J〕。劳动保障世界，2016（15）：4444。