信息化环境下数字化档案建设中的问题研究

　　【摘要】目前，档案已经成为广大人民群众信得过、用得上、离不开的重要信息资源。在信息化环境下加强数字档案建设势在必行。
　　【关键词】信息化环境；数字档案建设；对策
　　档案信息是构建和谐社会的公益性信息资源。当前社会主义现代化建设热火朝天，到处都是大开发、大建设的场面，一些有历史意义的建筑急需建档，以图片等形式完整地保存起来；从对人民群众服务的角度来看，档案信息利用人群、利用内容、利用目的都有明显变化。从利用人群看，过去以机关工作人员为主，现在则是以居民群众查档为主；从利用目的看，过去多为工作查考、编史修志，现在主要转变为个人的工资待遇、婚姻状况、房屋拆迁补偿、社保医疗等取证。这些都说明档案已经成为广大人民群众信得过、用得上、离不开的重要信息资源。在信息化环境下加强数字档案建设势在必行。
　　一、数字档案进程中的工作难度
　　（一）体制障碍。目前，各级政府及其部门都在逐步推行无纸化办公，采用各自的办公系统，系统之间经常有不兼容的情况。要推广统一的档案软件，必须解决不同软件环境下形成的数据难以转换问题。
　　（二）投入障碍。档案馆基础建设增加了投入，具有多头投入，多次投入的特点。所谓多头投入，档案不但有纸质档案，而且有现在正在进行的电子档案两种载体的投入。这样一来，不仅要投入财力还要投入相当的人力、物力。多次投入指的是档案数字化在启动阶段设施设备的投入外还需要后续的软件升级、维护、服务等不断的财力投入。回顾档案软件产生和发展的历史，也是由于一开始就缺乏统一性和规范性，造成市面上各种档案软件多样化及重复化的局面，加上档案网络建设和软件的开发又要历经从初级到高级更新换代的阶段，需要不断投入财力。由于档案建设费用不断明显增加，加大了档案投入与地方财力在其他方面建设投入之间的矛盾。
　　（三）安全问题。数字档案由于变直读为机读，操作便利、传递快捷，同时又缺乏原稿概念，篡改更加容易，辨别真伪更加困难；数字档案有可能受到病毒侵害。
　　二、信息化环境下加强数字档案建设的对策
　　（一）创设法制环境。为确保档案信息资源建设的各项工作高效、稳定、健康发展，我们在研究采集工程系統框架和运行方式的基础上，最为根本的是不折不扣地贯彻执行关于档案工作的有关法律法规，同时注重依法优化档案信息采集的环境。档案信息采集是一项需要耐心细致说服的复杂的系统工程。现在政府推行绩效管理，有关单位和组织那些带有光环、亮点的心爱之物和过去散落沉睡在社会民间的珍贵档案，单凭档案执法是难以达到目的的。必须在广泛宣传档案有关法律法规的基础上，加强耐心说服的工作才能奏效。这就需要我们不断改进和创新工作方法，经常走出去请进来，不断营造优化档案采集工作的法制环境。
　　（二）构建档案信息的收集平台。档案管理部门要建立资源建设的网络工作体系。档案管理部门，义不容辞是网络平台的主体。这个主体应充分发挥主体的能动性，多方联络，设法联系，把档案信息采集工作辐射到各有关部门或单位、基层组织、社会团体、经济组织、社会民众、各界人士，为档案采集输送信息。要广泛宣传，提高档案工作的社会认知度。虽然现阶段的档案，在社会上和人民群众的心目中有一定的认知度，并得到认可，但还要进一步加大宣传力度。除了坚持以往的有效宣传形式外，还应该在以下三个方面加强：一是定期不定时适时召开各种形式的座谈会，既宣传发动又组织货源；二是主动联手联席、积极参与重大活动，及时捕捉档案信息，深度开发档案资源；三是在网络平台上宣传，利用网络收集档案信息。
　　（三）加强人才建设。科学技术的突飞猛进给档案的数字化工程带来新的这样那样的问题，所以，既懂计算机技术又懂档案专业的复合型人才队伍的建设就显得尤其重要，培养和造就一大批复合型人才对档案数字化工程有着举足轻重的作用。因此，一方面要有计划地组织档案人员进修学习，不断用新知识武装头脑，了解和掌握计算机知识，到信息化条件比较好的地方参观学习，开阔视野，增长见识，提高信息化的认识；另一方面，要有条件、有选择地引进高素质的计算机专业人才，优化人员结构，建立人才梯队，建立复合型多层次的专业队伍，以适应档案工作现代化的要求。
　　总之，建设数字化档案既有人的主观意识的因素，也有新事物发展客观规律的作用。但是，提高认识，克服障碍，坚定地推进数字档案建设，是我们必须承担并完成好的历史任务。
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