哈佛时间管理通则在线全文三

　　换句话说，其每一天的行动，几乎都是在床上决定的。
　　此种作法，有几种益处。
　　寝室里没有妨碍思考的声音，可以使人宁静而沉着地思考。在这一段时间里，只有一个人在寝室里，绝对不会受到干扰。
　　（2）在被窝里躺卧时，因为姿势不受拘束，以至很容易产生构想。逢到工作方面触礁而一筹莫展时，不妨在早晨的被窝里想想，往往就能够找到解决的办法。
　　或许有些人会认为与其赖在被窝里，不如干脆下床。如此不但能使头脑清醒，思路也会比较敏捷。如果你是属于这一类型的话，那就干脆爬起来吧！
　　3。在早晨的杂用时间里，跟孩子联络感情
　　从起床到走出家门的这一段时间，称为杂用时间。在这段时间里，必须尽快地洗漱吃早餐。在大都市上班的人，大家都必须从市郊的住家去上班。因此，稍微磨蹭，可能连早点也来不及吃。
　　在这一段时间之内，不仅要尽速地做完杂事，同时，还得跟平常很少见面的孩子联络感情。不过，并没有必要为这件事特别花费时间。只不过是一面漱洗或者吃早点，一面跟孩子说话罢了。
　　像漱洗、换衣服等的动作，可以自行地延长或缩短，只要留心的话，可以尽量地节省时间。如此，就可以把多出来的时间，用于有意义的工作方面。
　　关于这一点，每夜管理者都从办公室打电话回家，透过电话跟孩子长谈。因为，管理者每天几乎都在深夜才能回家，那时孩子都已经睡着了，根本就不可能跟他们交谈。凭电话也可以联络感情。平常很忙碌，没有机会跟孩子碰面的人，不妨活用早晨的杂用时间，并且试试夜晚的电话作战。
　　身边物品的管理法
　　1。身边物品放在一起，如此就不必东找西寻
　　为了合理地使用时间，平常带在身边的东西，也得整理好。
　　很多人老是带着皮包或者纸袋，如此不但运起来不方便，更有忘记带东西的危险；逢到东西很多，而又必须取出使用时，也会感觉甚为不便。
　　如果你时常出差，日常必须带着走的东西主要有工作的书类、稿纸、纸夹、文具、钱包、地图、预备用的眼镜、雨伞、笔记本、小型录音机、时间表等等。
　　为了收容这些东西，不妨一直使用大型的拖曳式旅行袋。
　　这个袋子被分隔成六个空间，可以根据用途，分别放置各种物品。因此，就算在黑暗里，也可以轻易取出必要的物品。
　　如此这般，只要把日常必要物放入这个乾坤袋中，不管在何时何地，都不致于感到慌张。就算临时有急事，得即刻出差，也不必再回到家或办公室，就可以直接外出。万一必须到国外出差的话，只要加上护照，就可以直接跑到机场。因此，只要有这种袋子，就不必携带别的东西，自然也就不会忘记东西。
　　2。建立能够自动地检查忘怀之物的体系
　　对于外出时必须携带的东西，要在前一天完全准备好。即使如此的小心翼翼，有时仍然免不了忘记东西，为了防止忘记携带东西，可以建立一种检查忘记的体系。
　　例如定期车票夹（车票护套）。出门穿鞋子时，都使用定期车票夹替代鞋拔子，如此做的话，就不至于忘记携带车票。因为每逢外出总会穿鞋子，而一旦要穿上鞋子，总得使用定期车票夹。
　　我所使用的定期车票夹都是便宜货，因此，把它当成鞋拔子使用也不至于暴殄天物。
　　通常一般人，都喜欢把定期车票、手帕、钱包等放置于上衣的几个口袋里。如此一来，换洗衣物时很容易就忘记携带，而且，每天早晨检查起来，非常的费事。因此，口袋里不要放置东西，凡一切必要之物，全部放置于袋子里面。
　　报纸的阅读法
　　1。凭标题找出你想阅读的那一页，其余的扔掉
　　对企业界的人士来说，报纸乃是重要的信息来源。话虽如此，相信没有人能在早上就把好几张报纸完全都看完。
　　除非是整天无所事事的人，否则的话，不可能有那么多的时间，同时也没有那种必要。其实，只要阅读那些对你有用的信息就行了。在上班以前，大略地翻看家里所订的报纸。在这种情形之下，不必阅读内容，只看标题就行，再选择对你有用的新闻，连同日期把该部分撕下来，其余的可以扔掉。
　　经过这一步骤，那么厚实的一叠报纸，只会剩下那么一点点。
　　这种方法有点不文明，对循规蹈矩的人，或许会感到不习惯。不过，只要每天都重复着撕的动作，你就会感到那并非野蛮的做法，而且撕的手法也会转为上乘。如此撕下来的报纸，可放入皮包里面，待搭车时慢慢地阅读。
　　有时，到在车站购买报纸，进入车厢时，就要用手把自己需要的部分撕下来。如果在乎别人的眼光，打算到公司后再撕下来的话，很可能会忘怀。对于那些撕下来的报纸，只要你认为可做为参考，即可交给秘书修剪整齐，加入日期复印，再依不同的类别，各自归档。
　　2。看报纸的书籍广告，购买自己需要的书
　　有关书籍的信息来源很多，不过，以新书方面的广告来说，当以报纸的书籍广告，最为容易利用。
　　一般的商品广告以形象为主体，而书籍的广告，都是具体地表现它的内容。正因如此，就算没有时间到书店，凭广告，也可以做某种程度的判断。具体来说，可以下列的方式活用报纸的广告。
　　每天早晨看报纸的书籍广告栏，碰到需要的书本时，就立刻把广告撕下来。
　　对于必须急着购买的书籍，就会打电话到办公室，叮嘱秘书到书店购买。如不急着购买，就把书籍广告拿到办公室，再以相同的方法购买。
　　不是立刻必需的书籍，则可以把广告归档。因为档案分门别类，一旦需要时，就可以很快地找出来。
　　对于广告的剪报，必须记载广告的见报日期，这样做的目的，无非是在购买书籍时，不必浪费无谓的时间。
　　如今出版物相当多，非畅销书在书店往往很快就会被淘汰出局（或者售完之后，不再添补。），以致想购买时，根本就没有那种书籍存在，甚至连何时发行也浑然不知。在这种情形之下，如能保存着广告，也可以询问出版社，自然就可以节省很多时间。
　　上班时间的使用法
　　1。如果走到车站只需十分钟，那就每天徒步
　　有不少人，早晨一心一意地做体操，甚至慢跑。如果是基于兴趣的话，那就没有话说，假如是勉强地做，那就不太合理了。虽然那是很不错的运动，可是在那一段时间内，只能从事运动而已，并不能同时做些其它工作。
　　如果利用去上班的时间兼运动的话，不仅可以节约时间，又能够同时做别的事情。
　　至于耗费时间甚多的运动，象打高尔夫球等的玩意，由于会剥夺工作的时间，多数人敬而远之。
　　以上班族来说，为健康着想，与其两周做一次，或者两个月做两次激烈运动，不如每天早晨步行十分钟。
　　想做一件跟平常不同的事情，必须具有坚定的意志，而早晨步行十分钟采用的运动方式，只要持续的走下去就行了。
　　2。早一小时出门，即可有效的活用乘车的那段时间
　　由于住宅问题的恶化，上班族的家离市区越来越远，以致去上班的时间也无形中加长了很多。以现在的情况来说，单程需要耗费一、两小时已是司空见惯了。
　　既然耗费于上下班的时间如此漫长，那就应该好好的利用这一段时间才是，如果在胡思乱想中度过，那实在是太浪费了。一小时的时间可以阅读很多的报纸和书籍，日积月累下来，知识和信息的吸收将非常的可观。
　　为了利用上下班的时间，最好搭乘客较少的车子，同时必须避开高峰时间。找个好位子坐下来，阅读报章杂志，以及写写稿子，都可以。同样是一小时的上班时间，却能够收到很好的效果。
　　一般公司的上班人员，如果不能把上班时间挪后，则可以提早上班时间。
　　大都市交通的高峰时间，大致是从八点到九点之间，以七点钟的车子来说，空位还是相当多。因此，只要提早一小时出门，就不难活用搭车的这段时间。
　　虽然只是一小时的上班时间，但累积一年下来就相当的可观。
　　3。宁愿多费些时间，也要选择不必换车的路线
　　无论是想到什么地方，如果有很多选择的话，一般人都会选择距离最短的路线。
　　不过对上下班来说，最短的距离并不是最好的路线。如果选择不必换车的路线，有时虽然有不少的绕道，但是，更能够使你积极地活用搭车这段时间。
　　举一个例子来说。如果总站离你搭车的站牌不远，那么，你最好走到总站搭车，乍看之下，似乎浪费了几分钟，但是，只要你能够好好利用搭车时间，即能够很有意义地度过这一段时间。好处远比坏处多。
　　同样地，在途中必须换车的话，最好避免乘客多的中转站，在前一个小站就换车。
　　至于上下班电车上及公车时刻表，除了印制出售的那种以外，最好能自制一张专用的时刻表。
　　纵然是早晨搭乘同一班车的上班族，下班以后，由于加班、交际等额外事项，回家的时间往往不一定。逢到这时，如果有自己专用的时刻表（记载着方便于搭乘，或者换车的车次表），那就不必苦苦的等上几十分钟。
　　4。选择座位时，以靠近挂钩的座位最理想
　　根据经验，欲搭地铁时，如需阅读或者书写，当以坐在挂钩旁边最为理想。就算是车厢很混乱，这个地方很少有人移动。自然就可以放下心来阅读，或者书写。如果更进一步要求的话，同样是在挂钩的旁边，还是没有车门把手的那一侧最好。因为不管有人开车门或者关车门，都不至于受到影响。
　　反过来说，则长型座位的中央一带最好避免。
　　在这种座位一带，乘客的出入很频繁，有时，为了后来坐下的人，必须挪开身子。而且，坐在你身边的多话老兄，或者耻噪的三姑六婆，将使你吃不消，根本就无法集中精神阅读。
　　车厢里没有空位非站着阅读不可时，仍然以选择挂钩旁边最好。
　　因为，此地跟车厢的中心不同，很少人会跟其他人相碰。纵然是站立着，也能够不受干扰的阅读。如果不能进到那个地方，车门与座席之间三十公分的地方也很理想。只要背对着车门站立，就算车厢里很混杂，仍然是可以阅读。
　　5。在车厢里书写时，不妨以装订用封皮替代垫板
　　上班时带书类小皮包，用于书写或阅读方面，甚为方便。不过，收容物品方面，则受到很大的限制。
　　装订书类用的封皮，纸质很坚硬，大小又适当，用它替代垫板甚为合适。把它放在膝头上，上面铺以纸张，就算是在振动幅度大的车厢里，也可以从容地书写。
　　6。报告书写稿的构想，可在上下班时间完成
　　你如果担任律师、会计，或者翻译工作，还时常被邀请上台演讲，并且还要撰写杂志以及单行本的稿件。
　　没有专门从事写作的时间，就只好退而求其次，采用如下的方式。
　　第一、如果能够在车里面抢到座位的话，立刻取出书写用具，开始书写的准备。在车内，不会有人跟你说话，更不可能有人打电话来你最适合于思考以及书写整体性的东西。
　　第二、在车内书写东西时，都会想到哪儿，写到哪儿。以后，再把多余的部分删除，如此就可以成为很通顺的文章。
　　一开始就想写出通顺文章的话，将使人很难于下笔。
　　第三、走路时，也可一面走一面作文章。不过，走路时不便提笔，管理者只能采用录音的方式。
　　例如早晨从家里走到车站途中，左手提着皮包，右手则拿着携带型录音机，把浮现于脑海的文章录进去。
　　到了办公室，就把卡带交给秘书，让他使用文字记录起来。待一天的业务办完，坐上回家的车子时，再把稿子拿出来看，一面修改、一面润饰。此种方法，不限于在上下班的车厢里面做，逢坐火车或者飞机，照样也可以做。
　　7。在上下班时间养成看笔记本的习惯
　　早晨检查当天的工作时间表，是企业人员的必要功课。确定一下商谈、会议、跟某人面谈的事，是否记载于工作时间表里，再划分当天工作的次序，考虑应该如何指挥部属。为了使一天的业务顺利进行，这些作业是不能缺少的。
　　在上下班的车里，一定要检查笔记的时间表栏。早晨，检查当天的预定工作表，夜晚，则一面检查当天有否没有做完的工作，然后再计划明日的事。
　　做这种事，每天只耗费五分钟就足够，然而，它对工作的效率却有很大的影响。
　　8。手表的妙用
　　在车厢里面，一旦看书入了神，往往会过站而浑然不知。然而，如果一直想着下车的时间，那就没有办法集中精神阅读。
　　这两种情形都对管理者不利，因此，在车厢阅读书籍，或者撰写稿件时，要把手表的闹钟拨到下车的几秒钟以前。经过如此安排以后，就算乘车时间只有十分或者二十分钟，也可以集中精神读书。逢到疲倦时也可以小睡片刻。
　　除了上述的目的以外，手表还有多种功能。有的手表不但会叫醒人，同时还能做简单的计算。
　　对于一个企业人士来说，与其戴用价格昂贵的手表，不如戴用实际而多功能的手表。在戴用手表时，不妨学习女性，也就是把字盘朝向手腕内侧，如此会给你莫大的方便。例如在车厢里阅读时，只要稍微移动视线，即可获知时间。逢到谈生意时，也可以在对方不察觉之下，确定时间。
　　9。厚重不方便携带的书籍，不妨拆开分成几册
　　根据自己的目的及用途，把书本拆开来以便携带。对于把书本神圣化的人来说，或许会皱起眉头，不过如此做以后，反而会增大书本的利用价值。
　　甚至对于专门性且厚重的书籍，也可分成好几部分，再使用订机装订。经过如此的处理，就可以把它放入皮包里随身携带，必要时，也可以把它编成章、节。
　　不管是内容如何丰富的书本，如果不能在阅读以后，把它当成知识活用的话，那就没有任何的意义，逢到巨大型书本时，不妨把书本的封皮都去掉，再把本文拆开分成小册子，使它变成容易阅读的形成。
　　这样，只要有时间，随时随地都能够阅读这一本书，利用价值也能够在无形中提高。依管理者的职业，像六法金书、辞典等必须频繁的使用的书籍，使用这个方式最为方便。
　　10。凭车厢广告，判断什么杂志有阅读的必要
　　杂志也是重要的信息来源之一。但不管读书速度何等的快，在一段时间内所能阅读的杂志数量也有限，因此，必须决定哪一种杂志应该阅读。
　　做为判断的准绳，是利用车厢广告车厢里的杂志广告，都具体的表示该月份的杂志内容，是否有需要的内容，瞬间就可一目了然。
　　除车厢之外，书报摊也有助于信息的选择。通常，书报摊都把新出版的杂志排在最前一排，只要注意该杂志的减少程度，就不难知道它的畅销程度。畅销程度很好，表示它内容有很多世人所关心的信息。
　　所阅读的杂志里，当发现有用的信息时，就把它撕下来，交给秘书，叫他把那一份信息归档。
　　决定工作程序的方法
　　1。早晨上班时决定工作的程序，就能提高工作效率
　　古人说：早起的鸟儿有虫吃，这种说法也可以作为现代上班族的座右铭。
　　例如比一般人早一小时起床，早一小时上班的话，在上班铃声响起以前，至少可阅读五六张报纸。如此一来，就能够比别人抢先获得信息，对于工作将有很大的帮助。
　　除此以外，早些上班的人，能够有充分的时间，决定一天的工作程序。
　　不管是哪一种工作，程序的决定不佳，将不能获得良好的结果。如果你早一点上班的话，就有充分的时间决定程序，工作当然也能够进行的顺利。
　　2。先把必须做的事情列举出来，再决定顺序
　　决定工作次序时，要连细节也定得死死的，必须具有某种程序的弹性，如此才能够顺利地进行。
　　有不少人喜欢仔细的规定，从几点到几点做哪些工作，然后才着手工作。乍看起来，这种做法似乎很合理，实际上，这并非很有效率的做法。
　　因为一旦决定了时间，难免会受到它的束缚。例如，工作进行得很顺利时，时间一到就非中断不可，轮到工作进行得不顺利时，仍然得熬到时间到达为止。
　　与其采用这种方式，不如趁着干劲十足时，一口气把工作解决掉，提不起精神时，干脆做其它的工作，这样效果就更好。
　　首先，把一天要做的事情全部列出来，如果前一天有未做完的工作，就必须把它也加进去。写完以后，全部看一遍，再决定从何处着手，以何种顺序进行。
　　对于能够同时进行的事情，最好一次就解决掉。
　　例如中午必须会客的话，不要吃完饭再会客，而应采取跟对方一起进餐并交谈的方式。如此做的话，一次就可以解决掉两件事，腾出来的时间，可用于其他方面的工作。
　　3。工作的优先顺序以八十对二十的法则决定
　　把一天的计划列出来以后，接下来就得决定先后顺序。
　　在决定工作的优先顺序时，都应用八十对二十的法则（别名巴雷多法则）。这个法则也就是某群体的重要项目，决定于全体中比较小的比率。这是意大利经济学者巴雷多所发现的。而且，在多数的场合之下，往往是八十对二十的比率。
　　例如某保险公司有一百个业务员，他们总共拉了一百亿元的寿险。在这种场合之下，并非每一个人都拉了一亿元的人寿保险，而是比较能干的二十名业务员，总共拉了八十亿元的保险。这也就是八十对二十的法则。
　　这种法则也可以运用到工作方面。其间真正重要的工作并不多，差不多只占全部工作的两成左右。只要想想评估这两成的重要工作是什么，即可以很快地决定工作的优先顺序，自然就可以决定效率好的工作程序。
　　对于重要的工作，以及次要的工作，有不少人采用一视同仁的方式，这种工作方式，不但效率不高，而且由于必须全部做完，精神方面的负担将使人不胜负荷。如果根据这个法则进行的话，只做全体的20，即可完成80的工作，因此，在精神方面会显得很轻松，而且效果也比较好。
　　4。工作最好分为亲自动手以及委托他人
　　一般的工作可分为只有自己会做以及他人也能够做两种。
　　考虑到工作程序的话，就应该把这两种区别清楚。一旦把只有你会做的工作委托他人做，或者把应该委托他人做的事，由你动手来做的话，将招致很多无谓的损失，根本就无法高效率的进行工作。以公司来说，办公室里有几位秘书，帮主管做种种工作。正因为有了他们，管理者才能够把时间耗费在只有自己才能够做的事情。例如出版社叫你写稿时，能够写稿者只有你一个人。这样，你会一面走路，一面口述，录音，再交给秘书把它整理成文章。其实你也能够做这种工作，只是秘书做起来会更有效率罢了。同时，外人打到办公室的电话，大半是指名找主管的。不过，在事后经过分析，你才恍然大悟，即使你不接电话，秘书也可以圆满的代替答复。像这种电话，如果每次都由你亲自答复的话，势必浪费很多的时间。这样，就叮嘱秘书们，类似这种电话，可由他们直接答复。
　　一般的上班族，不可能每一个人都拥有秘书，然而，只要把工作分为两大类，即可交给部属、同事、或甚至家人，由他们帮你。像剪报、剪杂志的工作，只要你告诉委托者重点，连孩子们也能够做的很好。所以，你不妨请别人多多帮忙，你自己则专门负责重要的工作。
　　5。工作前的准备工作最好与工作内容有关
　　为了使一天的工作顺利开展，事前的准备工作是不可缺少的。有一些人在着手工作以前，必须抽一支烟，或者看看报纸。或许，这也算是一种准备工作吧？不过，与其做一些跟工作无关的准备工作，不如做一些与工作内容息息相关的事。为了在有限时间内顺利地进行工作，最好能很快地制造融洽的工作气氛。例如，在会议上必须报告的话，那就先看看那些会议大纲以及内容。虽然只匆匆看了一遍，但是，比起开会时才照本宣科的做法，其效率方面有天壤之别。
　　有时，由于要做的事情实在太多，叫人眼花缭乱，不知从何处着手才好。遇到这种情形，不妨把每一项工作都写在纸条上面，如此才能胸有成竹。
　　6。必须最先解决需要对方答复的文件
　　每天早晨上班时，管理者都应先做以下的一些事情。
　　第一件事情，就是察看是否有等待对方答复的文件，如果有的话，必须尽快跟对方联络。以企业界来说，时间一向是分秒必争。凡事要迅速的在早晨联络，以便当天内就可获得答复。但如果稍微延误，到中午才跟对方联络的话，往往必须等到翌日，方能得到答复。仅仅延误了两、三个小时，却使整件事情慢了一天才能获得解决。为了防止这种事情的发生，必须一早就跟对方联络。另外一种做法，是指示部属替你完成某件工作。如果忘记了这方面的指示，而着手于你自己的事的话，当你察觉到时，部属可能在进行一些次要或不必要的工作呢。这也是一项很大的失误。一上班就得仔细的指示部属，对他们面授机宜。这样，先决定好委托他人做的事，然后再着手于自己工作的话，就可以达到活用时间的目的。为了妥善而巧妙地活用时间，就必须建立起健全的组织，这样，既使你不在办公室，工作也能够很顺利地进行。
　　7。拜托他人做事时，必须说明做法及意图
　　以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然的对部属说你给我做某某事吧！就只有这一句话，没有前后的说明，以致叫人摸不着头脑。因为上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人不满意的后果。每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。
　　例如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说请你订一张某月某日几点几分飞往洛杉矶的机票。而要这样说：我想在某月某日的几点几分抵达洛杉矶的饭店，请你帮我订一张机票。如果你使用前面那种说法，碰到没有座位的话，秘书就不会为你订机票，他的理由是那班客机已经没有座位了；如果采用后面的说法，把你的意图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。如此这般，委托他人做事时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完成任务。
　　8。想很快就听到工作报告的话
　　最近，不仅等待指示的人很多，甚至等待催促的人也不在少数。当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促他时，他才悻悻的回答：啊！我忘记了或者我以为那一件事并不急呢真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。但是，指示的人也有交代不清之嫌。
　　为了防止这种交错，欲尽早获知结果的话，必须一开始就说得一清二楚。只要做到这点，每逢工作完成时，部属就会拿出报告，你也不至于感到坐立不安。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三叮咛及强调，就可避免时间的损失，并且也能够提高工作效率。
　　9。必须集中精神做的事在上午进行，下午用在会客方面
　　一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快的。正因为如此，凡是非依靠脑力不可的工作，你都把它放在上午进行；就连那些必须凭对方反应而作决定的工作，也尽量在上午做完。因为，到了下午脑力运转迟钝，往往想不出最上乘的策略。所以，都应把会客的时间安排在下午进行。会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力的工作之后，头部会感到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使紧绷的神经得松弛，可说是一种很理想的调剂。
　　办公桌的整理法
　　桌上的整理法可凭自己的喜好来决定。
　　对于桌上及抽屉里的整理法，每个人的喜好都不同。有些人的办公桌上，书籍及资料堆积如山，有一些人则收拾得一干二净。以美观方面来说，当然是收拾的一干二净最好，然而，以工作效率来说的话，并不见得如此。正确的办法是，只要不妨碍他人，任何自己喜欢的整理方式，皆无伤大雅，其效果甚至远胜过整理得一干二净呢！有的办公桌上堆放着好多的书籍，书本更是横竖不分的乱放，乍看之下，真是杂乱无章。如果旁人看到这种杂乱的桌子，一定会皱着眉头说，这根本就不象是管理者的办公室呀！真是窝囊透顶哪！
　　不过以你来说，这倒是最容易进入工作状态的方式。如果一切井然有序的话，效率反而会降低。在别人眼里，可能是杂乱无章，可它却是最能产生效率的状态。这么做的目的，无非是想把书籍放置于自己双手可及的范围内。在这种状况下，工作的进行将更有效率。如果把书籍放置于别处，届时又得站起来去找，这不是太浪费时间吗？
　　书写用具也是如此，等到书写时才从抽屉里取出来，实在太麻烦了，注意力也将在无形中被削弱。因此，使用频繁的东西，不要放入抽屉或者柜子里，最好放在桌子上面。桌子上面可以杂乱无章，但是抽屉最好整理一下。桌子抽屉越多越好，只有如此，才能够把东西分门别类地放置，又容易取出。因此，不管在办公室或者家里，都应使用抽屉比较多的桌子。
　　邮件的整理法
　　邮件在登记以后，还要再保存一段时间。
　　办公室每天都会收到相当多的邮件，如果在收到后不立刻处理的话，将变成混乱不堪的状态，终至无法收拾。为了处理好邮件，应采取这样的方法：首先，把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。对于收到的邮件，应尽早地过目。不过，有时碰到急事，或非到外地出差不可时，就无法在当天过目邮件。如此的话，一搁置就是好几天，所以很难判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不会回信。为了避免这一点，邮件一寄达，就盖上当天的日期。盖上日期的印戳位置，应选择寄信人姓名及住址的左上端。如此处理之后，不管寄件人的姓名、住址书写于信纸表面或背面，年月日都盖在旁边，这样，就可以一目了然，对以后的分类很有帮助。再下来就是看过的邮件处理方法。办公室有一个人事录的档案，里面记载着有关人事的信息。例如搬家的通知、婚礼的通知、诞生和死亡等等资料。反正，收到这些有变化的邮件，就一律把信息转记于人事录里面。如此，吸收了必要的信息之后，这些邮件就如同废物。不过，你并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为，一旦扔掉原来的资料以后，遇到转记错误，或者误认事实时，就无法证实。在处理邮件时，不管是在家里或者办公室，都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要的东西扔进去。
　　电话的使用法
　　以办公室来说，每天都会接到大量的电话。打电话来的人，其目的不一。有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的打哈哈电话。电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不知道对方的用意。如果说每一个条给的电话，都要一一接听的话，则大半天用于听电话可能还嫌不够呢！同时，对方来电话找某个指定的人物时，碰到该人物正在接听其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以他正在讲话中或者他正在开会，打电话的人肯定会说那么，等一会再打来而且，一旦挂断电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。这样的话，将无法跟有急事待办的对方联络上，甚至错失些机会。这样，在办公室里面，不管是谁打来的电话，秘书都会答以请你稍等，然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决定好处理电话的记号。例如你在秘书递过来的留言条上写W的话，那就意味着请对方稍等一下，写T5的话，则表示五分钟，管理者会打电话给对方。如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确地应付各种电话。
　　1。备忘字条必须写下基本要素
　　以企业界来说，电话是最为重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用方法不当的话，不管是在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制电话处理窍门，以便能够迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的5W，规定办公室的人员也使用5W的书写方式。即是何时、何人、何事、何地、如何处理五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处理，自然可以节省很多时间。
　　2。内容比较杂乱的电话，可按不同的目的，书写在不同的备忘纸上
　　如果对方打来的电话包含很多目的的话，那就必须一面听电话，一面把目的分别书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容记载于备忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，你身兼律师、会计师及翻译等职，凡是业务单位一打电话来，往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情形，如果又杂又长的全写在同一张备忘纸的话，隔不久之后再看，可能就会感到费力，以致不得不重新写在别的字条上，这样，就多费时间，也不利于提高效率。因此，逢到这种情形，你都应一面听取对方的话，一面根据不同的目的，分别书写在不同的纸上。这样做的话，整理起来很容易，而且也能避免错误。
　　3。打电话时如果接电话者不在，最好也把目的说出来
　　给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说那么，管理者以后再打来。或者请他回电话给管理者好吗？接着就把电话挂断。但是你不应采取这种方式。即使接电话的人不在，应也把目的告诉接电话的人，因为等着跟对方亲自交谈的做法，实在是效率很差的一件事情。就算是旁人替你接电话，对他说请再打电话来，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在的话，那岂不是又浪费很多的时间？如果对接电话者说出要点，他就会把话带给对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。以企业界来说，除非必要保密的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要的麻烦以及节省时间，不妨把目的告诉接电话的人。
　　4。请对方在指定时间内打来重要电话
　　为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会在电话里把目的完全表达时，往往会说：以后，管理者再打电话给你。遇到这种情况，一定会毫不放心地问他管理者何时接到你的电话呢？因为有很多人口口声声说以后再打电话给你然而，却是黄鹤一去不复返了。有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一、两个星期，实在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种指定时间。
　　5。从出差地给公司打电话，必须先计划好时间
　　在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从出差地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。反过来说，公司跟出差人员打电话联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了电话，却碰到对方不在，或者正在讲话中，使得简单的目的无法传达。为了防止这类的麻烦事件，在出差以前，一定要说好每天往回打电话的时间，以及指定接电话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，就能够完整的指示部属，提出的报告，同时，部属也会完整的告诉你，在你不再的期间里，有谁打电话来，发生了什么事。如此，就能够迅速正确的做出指示。又如在清晨及夜间等，办公室没有人的时候，为了方便联络，都应活用电话录音，以高效地利用时间。例如你在从事片刻不能离开现场的工作时，一旦电话中断，效率就会大打折扣。遇到这种情形，不妨使用电话录音的方式。
　　必要的话，可以每隔一段时间，听取电话录音的内容，再给对方打电话，如此，才不会怠慢对方。
　　6。利用MONITOR的功能及无线电话，有效率地使用等待时间
　　你有时打电话，虽然打通了，但是对方并不立刻说话，或者听电话，则屡次要求请稍等。又如打电话询问政府机关时，对方为了调查，或请示上司，常常会发生这一类的事情。而且，这种所谓的稍等，往往会长达两、三分钟。在这个时间内，打电话的人只好静静地等待。虽然每次只有两、三分钟，但累积下来将会在时间上造成很大的损失，等待的人也会坐立不安。
　　为此，办公室专门安装具有MONITOR功能的电话。经过这样的安排，一直到对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工作。既然不知道对方何时会开腔，你大可不必呆呆地等待下去。使用装置了MONITOR电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管它，一直到扩音机传出来对方的声音，再去接也不迟，可以说是非常方便。
　　除此之外，使用无线电话也非常方便。例如，你可以一面利用电话跟对方交谈，一面在屋子里自由的走动，到书橱找资料，甚至一面记录对方所说的要点。
　　7。使用附有收费显示的电话，可以同时节约时间与金钱
　　最近，电话又增设了种种优异的性能，你不妨把它积极加以活用。办公室一旦使用附有通话时间与费用显示的电话机，通话时间与费用就会同时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及不断上升的费用，这样自然就会很有效率地使用电话了。
　　午休利用法
　　把午饭的时间延缓一小时，就能够更有效地活用时间。
　　你一个人身兼三职，而且，又能在不同职务中，干得有声有色，以致有不少人认为你一定是在废寝忘食地工作。其实，这是一种误解。你三餐照吃不误，除非碰到特别的事情，否则的话，一夜也睡上将近八个小时。忍着饥饿及困倦，面对着桌上工作，绝对不会有好成绩，注意力只会减退，结果是整体的工作量并不会增加，劳累过度又使健康受损，叫人后悔莫及。因此，不管工作如何的忙，都不应不吃饭。不过，对于中午一个小时的休息时间，却要想尽办法把它有效地利用起来。利用中午一个小时的原则，是把中午的休息时间延后一个小时罢了。即把午后一点到两点，划定为休息时间。只要是上班族就可以明白，中午十二点以后，每一家饮食店都是人满为患。想坐下来吃饭的话，有时还得等待呢！根本谈不上饮食的乐趣。关于这个问题，只要把中午的休息时间延后一个小时，就可以获得圆满的解决。到了下午一点以后，饮食店再也看不到人满为患的现象，不会在慌张的气氛下用餐。也不必找有空位的饮食店，或者等着占位置。正因为如此，进食后将有一段时间可自行支配。这种时差的活用，对于规定中午十二点为休息时间的公司来说，或许很难照办。不过，根据各人的情形，可以稍为提早时间休息，或者利用午休时间会客，以达到活用时间的目的。对某些人来说，一向都利用时间会客，或者跟朋友见面。时常跟不同职业的人接触，或者跟老朋友保持联系，不仅可以获得新的信息，又可以从别的角度看看自己，以及自己所从事行业的优势，而且可以使气氛轻松，实在是一件很有意义的事情。如果想安排一个日子见面的话，彼此也许会感到难以配合，结果呢？只好一拖再拖。如果选中午时间会客的话，彼此比较容易配合，而且又不必如夜间的交际一般，多喝几杯。因此，可以在不破坏自己的生活步调的情况下，跟多数人沟通。遇到吃午饭及必须会客时，你都会预订一桌的饭菜。这样，客人一到就可以立刻入席，不会浪费时间。宾主都能够在愉快的气氛下交谈及进餐。
　　三、中饭到下班时段促效法
　　开会的方法
　　为了防止开会迟到，不妨活用零数效果。管理者由于职业上的关系，不仅要主持自己办公室的会议，有时也得参加外面各种团体的会议。外面的会议一向很冗长，一小时能够结束的会议已算很短，有些会议甚至长达两、三个小时。如果耗费了这么冗长的时间，内容能达到充实的境地，那就没有话说。糟糕的是，跟主题无关的废话连篇，以致延长了时间。除此之外，会议开始时间不确定，也令人恼火。有一些人生来就缺乏时间观念，分明说好下午两点钟开会，这些老兄往往会延迟十分或者十五分钟才到达。使得其他准时赴会的多数人，白白浪费了十到十五分钟。如果以十个出席者计算，总共浪费两小时左右，这个数目未免大了一些。为了避免浪费时间，管理者每逢主持会议时，总要实行几种防止迟到的对策：其一，是把开会的时间设定于两种十五分等有零数的时间。正因为大家都习惯于点钟左右，以致把一点五十分，两点十分都看成两点左右。于是，就加上了十五分的零数，这样，开会时刻并非几点左右，而是被特定于某一个焦点时刻。经过这么决定，老是迟到的老兄，开始变得很积极，顶多只延误两、三分钟。这就是零数效果。乍看之下，并没有什么特别，然而，效果却是相当的惊人。另外有等待迟到者的前例，那么，在全体尚未到齐就召开会议的话，势必有不少人会抱怨说为什么不等管理者一下呢？可是，一旦大家都养成这种意识，浪费时间将有增而无减。因此，事前就应该采取上述方式。既然一开始就说清楚，就算在全体尚未到齐之前召开会议，后来的迟到者也不至于抱怨，按时开会者也不至于抱怨。同时，准时开的出席者也不至于浪费时间。只要彻底地实施这个原则，就动辄会有人迟到。
　　会议准备工作很重要
　　以会议来说，其进行的方式，有时也会存在很大的问题。一般人都有一种固定观念，认为所谓的会议，是坐着喝茶而进行的那种玩意。而且又一致认为，越是重要的问题，越需要耗费时间讨论。但是，世界八大会计事务所之一的某机构，不管是多么重要的会议，会议参与者往往站在走廊谈论几句，一下子就把问题解决了。管理者要积极地采用迅速的谈论方式，同时也明白了一件事，那就是：所谓的会议，并不一定要浪费时间，不管是如何重大的决定，只要有心的话，在短时间内就可以处理妥当。不过为了达到这个目的，在会议开始以前，就非要做一种准备工作不可，以便提高出席者的意识。因此在开会前，就应叫几个人（出席会议的人）提出必须讨论的内容、其问题点、解决的方案、每一个解决方案的利弊分析、本人所下的结论等的问题，把它们列举出来以后，再复印几份，在会议前分发给每一个与会者。经过如此的处理以后，在召开会议以前，已经提高了出席者的问题意识。这以后，只要针对重点，展开若干的质疑讨论，即可形成决议。
　　如果不经过这种步骤而集合的话，全体必须从无的状态开展讨论。在这种状况下，往往必须经过一个小时以后，方能够使问题明朗化。有时经过很长的一段时间，仍然不能获得结论，甚至必须憋到下一次的会议。在没有可靠充足的资料的情况下，搬出几个假设谈论，只有浪费时间罢了。不如在该资料到手以后再讨论，这样才会产生立竿见影的效果。不过，在这以外的场合，如果胡乱的讨论问题的话，只能浪费时间。只要事前的准备工作进行得很好，就不会变成消极性会议。
　　为了使会议能够迅速地进行，除了上述的准备活动必须充实之外，最好能事先确定会议结束的时间。人类的心理很微妙，一旦知道时间很充足，紧张感就会消失，效率也会跟着降低。所以只要确定结束的时间，就可以使人产生注意力。遇到这种场合，如果跟会议开始时一样利用零数效果的话，效率将大为提高。
　　洽谈时间使用法
　　1。面谈时，不妨事先询问对方有何贵干？如此才能有效地使用时间
　　通常，应尽量把面谈挪到午后进行。如果在上午做这件事的话，给秘书安排工作、必须尽早办完的电话联络等每日的必做差事，就非得挪后不可，使得一天的工作不能圆满地进行。这正是上午某些人不进行会客的原因之一。同时，下午的时间使用于会客，因做案头工作而感到劳累的大脑，往往可因此恢复清新。不过话又说回来了，下午的时间并非无限。以个人来说，除了会客以外，还有一大堆的工作。除非在短时间内，从事有效率的交谈，否则的话，再多的时间也不够用。因此，对方表示要面谈时，就应叮咛秘书尽量地详细询问对方的差事，如果在没有任何准备的情况下，就与对方交谈，除非你手中握有对方的资料，或者对方当场就告诉之你急于想知道的事情，否则的话，只是浪费彼此的时间。又如虽然通过电话，已经知道对方有什么差事，还是会叫秘书把重点记录下来。只有如此，能够有效地使用会客时间。有时，自己认为脑海里已经有了答案，但实际交谈时，往往会漏掉重要的部分，或甚至语气不肯定。因此，还是记录下来较好。例如谈及法律方面，必须写出何月何日何地发生了何事；碰到继承问题的话，则必须把家族情况写出来。经过了书写的作业后，就能够明显地整理出事实的相互关系，而且一面看记载的事项，一面听对方说话，理解的速度便会加快。如此进入某种程度的理解状态，再跟一个人面谈，在短时间内，就可以进入话题的核心。
　　2。跟喜欢摆龙门阵的人面谈时，不妨决定结束的时间
　　有的办公室有所谓的会客室。不过，只摆着开会用的桌椅，接见客人时，一向都利用这些东西为什么呢？理由之一，一般会客用的桌子很低矮，不过适合于一面交谈一面书写。同时，那种坐起来挺舒服的沙发，一旦坐下就有迟迟不想起来之感。根据经验，使用会开用的桌椅，更能够迅速地办好事情。然而，这个世界到处有喜欢饶舌头的人。这种人跟他碰面时，久久不进入正题，尽是在不重要的话题中打转，就是事情已经办完，还是
　　依依不舍地说一些无关痛痒的话儿。或许，他的话会带来重要的信息，然而，预定要做的事情太多时，如此的被轰炸，实在叫人吃不消。所以，在会见客人时，不仅要规定面谈的时间，在听到对方的叙事之后，还要迅速地判断所需时间，再决定面谈到几点几分为止。如果事前有如此规定的话，就不至于拖拖拉拉地谈上一大堆。而且，时间的限制，又能够产生一种紧张感，使交谈变得紧凑，言之有物，内容精简而有力。不过，所谓限制面谈的时间，对某些人仍然不能产生效果。遇到这种场合，最后的一张王牌就是告诉他，你必须跟另外的人面谈。如果他仍然不识趣的话，那就索性对他说从几点几分开始，管理者又得去赴约可以如此地提醒对方。最叫人感到百思不得其解的是：管理者又得去做一件重要的工作，对喜欢饶舌头的家伙往往不太有效，但是，说出了管理者还得去赴一个约会，他们就会识趣的告辞。想不到这话如此具有说服力。除此以外，对于迟迟不说出来意的对象，总是要想尽办法，叫他尽快地说出来意。唯有如此，才能够大幅度地减少时间的浪费。
　　3。等人最好选在书店等能够有效使用时间的地方
　　为了出席会议或者商讨某事，几乎每个人都有在外面等待对方的经验。遇到这种情况，第一个考虑的条件，不外乎容易找到的地方，至于其它的条件则很少被考虑。事实上，只要较好地选择等待的地方，即可使时间的损失减低到最小程度，甚至把等待的时间当成活的时间使用。
　　通常，一般人最喜欢选某个广场或火车站的剪票口为等待场所。如果由来选定等待场所的话，绝对不应选择这两种地方。因为那些地方很杂，难以开展联络工作。选择这种场所的话，一旦碰到预料以外的事故，或者临时有急事，则无法在约定时间为到达现场；由于无法联络，对方只有干等一回。为了防止浪费时间，在决定等待的场所时，首先必须考虑的是：容易联络的场所；
　　同时也应考虑到，是否能够有效地使用等待的时间。如果对方能够准时到达，那就没有话说。最怕的是对方迟迟不来，或者由于你顺路而提早到达，遇到这种情形，如果只能站着等的话，那就不能好好地活用这一段时间了。最适用于等待的地方是书店。预先就告诉对方你要在书店那一层、那一个角落。这样，对方就不必在店里到处寻找。应在对方到达以前，翻翻新出版的书籍，或者刚出版的杂志，借此寻找自己所必要的信息。这样做的话，等人时间就不会感到焦躁不安，还可以活用那一段时间呢！只要是大型书店，由于目标很大，对方不费力气就可以找到。到必要时，也可以拜托书店的服务人员使用扩音机叫人。由此可见，书店是最理想的等人场所。
　　名片人事信息的管理法
　　对方给我名片后，立刻在背面书写有关他的信息，再分别存档不管拥有多么庞大的信息里，遇到必要时，如果非得翻来翻去的话，那么它的信息价值就减半了。
　　人事信息方面也是如此。遇到你想跟某人联络时，如果不能立刻知道对方的电话号码，那么工作就不能顺利地进行。又如碰到自己专业以外的难题时，是否有合适的资料提供者，将大幅度地影响你的工作效率。遇到这种情形，纵然认识这方面的专门人材，但如果不能及时获得有关他的信息，那就等于糟蹋了这个人才。为了提高工作效率，必须在平常就把人事信息整理好，以便缩短寻找的时间。对一般人来说，有关重要人物的信息，都应根据其作用，分成名片档案、住址录、提高事录三种档案。绝大多数的资料来自对方的名片。人类的记忆往往不太可靠，有时隔了一段时间之后，抓起一张名片瞧瞧，虽然印着人名、头衔等，然而，脑海里却想不出他是怎样的一个人？因什么事跟他碰过面？鉴于此，每次对方递给你名片时，你都应尽快在名片背后添上对方的资料。其中必须添碰面的日期、场所、何事以及介绍者，有时也添上对方在交谈
　　中泄漏出来的信息。例如，他的专长、兴趣、出生地、他的秘书姓名等等。经过如此处理，就是数年不见的人，只要瞧瞧那些记载，就可以想起他的一切，交谈也能够很熟悉地进行。记好备忘录后，也能使对方的一切，长久的留存在你的脑海里。这种做法，必须在你对他的印象还深刻时进行。这些往往是跟对方分手后，或者搭电车回家时进行。这种写满了信息的名片，在转记到住址录、人事录以后，再归入透明的名片档案里。这种档案夹的正面以及背面都属于透明的那一种。如此处理以后，不必抽出名片，就能够看到名片背面的记录。如果必须一张一张地抽出名片的话，那就不合乎节省时间的原则。
　　处理名片的另外一个特征是，不根据姓氏的英文字母排列，而根据不同的职业、公司来分类。或许有人会认为，根据姓氏的英文字母分类，不是更便于寻找吗？话虽然不错，可是你不知道他的名字。不过，你仍然记得他是某公司的主管，或者是在办某件事时认识了他。既然有了这个线索，你就可以从他所属的分类中找出他的资料。如果不是这样的话，则必须从好几册的档案中，一页一页地翻找，这样就不合乎节省时间的原则。住址录可根据英文字母分类，名片则根据不同的公司与专长分类。这样的话，寻找起来比较迅速，更合乎节省时间之道。
　　2。住址录以方便更换和容易寻找为原则
　　在人事信息中，信址录可说是使用频率最高者。以一般社会大众所使用的住址录来说，机能方面实在很差。最明显的缺点是，信息的更换难以进行。最初填写时，虽然完全根据英文廿六个字母的顺序排列，但是等到非填写新信息不可时，只能填写于最后的几行。同时，不用的信息也不能清除。而且寻找起来也烦杂，又会形成多余的空白。最大的缺憾是住址录一开始能够填写的信息量就受到限制。因为不能增加页数，一旦超过了一定的人数，就得再准备新的住址录。以个人信息的记入栏来说，只有一行或者两行，因为空间太狭窄，很难把所有必要的资料都填写进去。办公室所使用的住址录。是活页式的并且个人的信息呈现为一人一张名片的插入式卡片，这样，每一页都能自由地插换，卡片也可以取出来，自然就可以在姓氏或英文字母的顺序之下完完整整地排列，不必要的信息也可以删除，因此不会浪费空间。由于每一张卡片同名片的大小一样。因此，可以填写住宅、上班地点的电话号码，以及其它重要的信息，而且在普通状态下，只能看到最下面的姓名。所以，在寻找时，别的信息不会进入眼帘，寻找起来就容易多了。如果把它们抄录起来的话，就会变成姓名录，可以做为贺年卡寄出的核对单。所谓的住址录，本来就是如此如果囿于这种传统观念的话，不仅会感到不方便，而且会重复着浪费时间。不过，只要你有心寻找，还是能够找到适合于你使用的道具。