加强档案管理的策略探讨

　　【摘要】档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，是加强档案信息资源开发利用工作的有效对策。
　　【关键词】档案；管理；科学定义
　　一、水利工程档案的特点
　　水利工程档案工作是水利科技档案工作的重要组成部分，是广大专业技术人员劳动的结晶。它产生于整个水利基础建设的全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策招投标、施工、质检、监理、竣工验收，以及试运行等过程中形成，应当归档保存的文字、图纸、图标、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。
　　（一）水利工程建设产生的档案材料种类多，形式多样。如文字、图纸、声像等；且具有分散性，产生于多个部门、单位或个人；同时具有联系性，往往如设计变更、预算编制、变更审核等一系列产生的文字、图纸、声像材料，都是为了完整地说明一个事件，是围绕着水利建设这一专业活动先后形成的，是不可分割的。
　　（二）水利工程档案产生于整个水利基本建设全过程。是从项目提出、可行性研究、设计、招投标、施工、质检、监理、试运行到竣工验收等过程中形成的。故此其档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，必须将其纳入工程质量管理程序，并要与工程进度同步，确保完整性、准确性、系统性。
　　（三）水利工程档案作为工程建设活动的真实记录。产生的大量科技、施工、管理文件材料和图纸等各种类别、各种载体的档案材料，经过收集、整理、归档后将形成有价值的系统信息资源。它为本工程的运行、管理、维护及日后的改建、扩建提供依据，也为其它工程的建设提供重要参考价值。
　　二、对加强档案管理工作的建议
　　（一）提高科技档案工作的责任感和使命感。领导重视是档案规范化管理的关键。要让企业的领导者和决策者充分认识到企业科技档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分，是企业管理的重要组成部分，是一项需要人人参与的重要工作。要将档案工作纳入企业的生产经营活动的工作计划上，摆上领导的重要议事日程，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有领导分管，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
　　（二）管理机制健全是做好科技档案管理的保证。要按照国家档案局新颁发执行的《企业档案工作规范》，结合水利企业档案工作的特点，制定并完善档案工作的各项规章制度，建立并贯彻落实部门立卷责任制，切实将档案工作的三纳入四参加四同步纳入企业各项工作流程，严格责任分工、规范过程管控、形成闭环管理。同时要建立档案管理机构负责制，企业所有部门参与的档案管理领导机构，形成专兼职档案员相互配合、上下联系，部门和档案室相互贯通、左右协调、纵横结合的档案工作网络。
　　（三）加强业务培训，提高档案管理人员综合素质。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，水利档案管理人员除了掌握归档和水利专业的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报等相关学科知识，在档案管理工作中应具备积极主动的组织协调能力、观察和分析能力、处理业务水平的能力及应用现代手段的管理能力。所以企业必须将档案人员综合素质培养纳入单位人才培养计划，通过专业培训、继续再教育、进修学习等方式全面提高档案管理人员业务能力和知识水平。
　　（四）加强有效防控，确保网络档案信息安全。水利企业已建立了统一的企业信息系统平台，员工通过平台，可以不用到档案室就能随时查询档案资料，大大突破了时空限制。因此在方便电子档案信息查询的同时，加强电子档案的信息安全防控显得十分重要。第一，在工作中要实行内部局域网和一切外网的物理隔离，确保档案信息网络传输的安全。第二，登陆企业信息系统平台要设置使用权限和密码，超时自动断开。第三，非涉密计算机不能使用涉密移动存储介质。第四，计算机要安装防火墙及防病毒软件并及时更新。第五，电子档案库房环境要符合温度、湿度等相关标准，光盘档案、磁盘档案要放置于防磁柜当中，防止受磁场的干扰，电子档案出入库时要加强检验鉴定等等。
　　（五）加快提升檔案信息资源的开发利用水平。企业科技档案既要保管好，更要利用好，做好档案价值的开发利用工作，要善于多角度、深层次开发和集成，形成一批高质量的档案信息资源编研成果，主动为企业领导决策和企业发展提供档案信息服务，力争将档案资源转变为企业的竞争优势，转变为企业的现实生产力和现实财富。
　　三、结语
　　总之，提高水利企业档案管理成效对于企业的健康、稳定发展具有重要的意义。企业主管部门应该重视档案管理工作的重要性，在档案管理规范和原则的框架下，细化管理规范和岗位职责，充分提高每一个员工的岗位职能，为企业档案管理工作的发展打下坚实的基础。最后，要科学开展对每一个档案管理人员的考核评价工作，以积极的心态和视野激励每一个档案管理人员投身档案管理事业，充分发挥自身的主观能动性。
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