学生档案管理体系的构建与应用

　　【摘要】学生档案管理是职业学校所有工作中的重要组成部分。学生的档案反映了一个学生的在校表现状况，是用人單位选拔人才的关键依据。通过档案既能了解学生在校的学习状况，也可以作为管理学生的重要依据。但是现存的档案管理制度还存在一些问题，需要积极地探索解决。
　　【关键词】学生档案；管理体系；构建；应用
　　档案管理工作是衡量一个学校的教育质量和管理水平的重要内容，管理和利用学生档案是学校进行档案管理工作的基础性工作。加强学生的档案管理，既能促进学生档案工作的规范化、标准化和科学化，又能规范学校的教学秩序，促进良好学习风气的形成，在一定程度上促使学生向社会完美蜕变。
　　一、加强学生档案管理的重要性
　　学生档案管理对于学生、学校和社会的发展都具有重要的意义。对学生个体而言，学生档案不仅记录了学生在校学习和在校表现的状况，还记录了学生对相关规章制度的遵守状况。因此，学生在校期间，通过了解档案的管理状况，可以根据相关的规章制度，对自己的行为进行规范，从而有利于形成良好学习风气。学生档案是学生在校期间最重要的表现记录证明；对于学校而言，学生档案是建设学校的重要内容，科学的学生档案管理方法可以引导学校教学高效开展，降低学校的日常管理成本，学校管理更为科学化、标准化和规范化，在一定程度上会提高学校的管理质量；对于社会来讲，学生的档案管理记录了学生学习期间的学习和行为，相当于学生的一个名片。通过档案可以加深对学生的了解，把它作为单位挑选人才的重要依据。学籍档案的完整性、真实性在一定程度上影响着单位对学生的评价。
　　二、当前学生档案管理中存在的薄弱环节
　　（一）学生的档案不受重视。为了提高学生的升学率和学习成绩，学校领导很大程度上只重视教学质量和其他档案的管理工作，还有应对上级领导的各种检查等，对于学生的档案管理工作没有充分的认识，没有将学生的档案管理作为一项重要的事情来做，有的虽然也配备了相关的管理人员，但是人员的参差不齐，也造成了学生档案管理工作的难以开展。
　　（二）学生档案的管理欠规范。很多学校的学生档案一般是由学生管理或者招生部门负责，相关部门只是将各个阶段形成的材料完成后按时移交，甚至奖学金、优秀班干部、三好学生等材料直接由班主任完成上交，学校缺乏相应的监督检查，导致学生的档案在收集的过程中没有标准化和规范化，遗漏的不少，出现的错误较多，有时学生档案已经完成转递，又有一些部门或班主任上交应存档的档案材料，导致学生档案材料不全。
　　（三）毕业生档案的转递、管理工作的不完善。就目前来讲，中专或者大专学生毕业后，大多数学生的档案会移交到学生的生源所在地人力资源部门进行保管，这样的保存方式有它的弊端：有的学生暂时找不到工作，或者工作的部门不接收学生的档案，而当地的部门对学生的档案保管数量巨大，保管的时间不详，对于很多长期不使用档案的学生来讲，需要提档时却找不到自己的档案。为了不影响就业或者晋升，学生就要回学校重补档案，但一些材料如报到证等是无法重补的。这样的行为既浪费时间、资金，又给学生档案造假提供了机会。
　　三、学生档案管理体系的构建与应用策略
　　（一）落实组织和人员的工作。要想实现学校档案管理的科学化、标准化和规范化，首先必须要认真地了解管理的体制，对组织机构、管理人员和档案室进行落实。要根据学校的现实状况，为学生的档案管理建立机构。其次，无论学生的档案在哪里，也必须让专人负责学生的档案管理，对学生的档案进行集中式管理，对档案管理室设置专人进行负责。最后，如果有的学校进行分散式管理的话，一定要对相关工作人员加强档案管理专业知识和能力的培训，提高其专业水平和档案管理的业务能力。同时要不定时地进行业务指导，保证学生档案及时收集、归档和整理，进而有效提高学生的档案管理质量。
　　（二）加大宣传力度，强化管理人员的意识。加大档案管理的宣传学习，提高教师和学生对档案管理的认识，积极关心和支持学生的档案管理工作，让所有的人认识到，学生的档案管理是很多学校推进素质教育，向社会输送合格人才的重要一环，每一个学生和老师应该重视档案的填写、记录和归档，要将学生的相关内容书写清楚，确保档案信息的真实性和有效性。将格式进行规范和纸张进行统一，使档案标准化，符合学校的相关要求。
　　（三）建立档案的收集制度。很多学生的档案内容来源较广，但是材料的形成时间较为集中，收集相对有自己的规律，主要可以分为三个阶段：第一个阶段是在学生入学后，收集学校期间的档案资料。第二个阶段便是平时收集学生的各种证书材料、入党材料和评奖评优的材料，可以在每一个学期末统一进行。第三个阶段便是在学生毕业之际对学生在学校期间德智体各方面的总结和评价材料。
　　（四）严格规范学生档案的转递制度。很多学生的档案可能会在邮寄的过程中出现丢失的现象，让学生焦虑，因此在邮寄的过程中，学校要认真了解规范的邮寄流程：填写转递单填写转档登记严密包封通过机要转递检查收存回执回执未退的及时催查，应该督促将回执单及时邮寄回去，对于邮寄过程中出现的错误要及时进行解决。专人送达的必须填写档案转递表，一式二份，明确转递人数、转递学生的身份证号、转递时间、转递人、接收人、联系电话等，便于查询。
　　四、结语
　　学生的档案是学生在校期间的表现记录，记载了一个人的政治思想、学习状况、行为表现和奖罚情况等，这对于学生的就业择业都有重要的影响，学校应该规范自身的档案管理制度，完善档案管理机制，并认真规范地执行，科学地构建学生档案管理体系，推动学校档案管理工作的高效、有序开展。
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