如何加强新时期办公室业务建设

　　张玉满李江山
　　【摘要】办公室的内部工作结构是以职能体系的协调发展作为办公室业务建设的首要任务。并且，办公室的工作效率会对整个企业的经营与发展造成影响。基于此，本文就新时期办公室业务建设中存在的问题进行探讨，并提出一些改进策略，仅供相关人员参考。
　　【关键词】新时期；办公室业务；建设；管理
　　办公室的职能主要体现在两方面：一方面是对内执行上级领导分配的任务，将命令传达给下级各部门，是整个企业的信息中转站；另一方面是对外进行协调与沟通，负责接待外来人员，解决外部人员与企业之间存在的问题，并做好详细的寻访记录，促进企业与外部的协调发展。
　　一、办公室业务的重要作用
　　办公室是一个企业发展的灵魂，在企业进行决策时发挥着重要作用，各个办公室分担着不同角色，处理着企业内存在的不同事物，相互交流与合作、统筹兼顾，最终达成一致，制定出适合企业发展的最佳模式。在新形势的发展背景下，社会市场中存在激烈的竞争，这就需要办公室业务发挥到极致，提高决策的科学性，只有这样才能使企业发展更具竞争力。
　　二、新时期办公室建设存在的实际问题
　　（一）对外来人员的信息录入不能完全掌握。企业需要随时与社会进行沟通，加强与企业外来人员的交流与合作。但是在沟通的同时，企业办公室往往不能完全掌握外来人员的信息录入情况，可能会给企业的管理工作增加难度。另外，如果外来人员在进入企业学习、交流时，得不到办公室重视，就会使外来人员对企业形成不好的印象，不利于企业的进步与发展。
　　（二）办公室建设存在信息传递不及时的现象。在大多数企业中，普遍实施8小时工作制度，有些办公室人员存在上午盼午饭，下午盼下班等消极思想，对本职工作不上心，有时候上级领导下达了命令，办公室不能及时地将信息传达到下级区域，不仅耽误了企业职员对新命令的了解，影响了决策信息的时效性，更是阻礙了企业的健康发展。
　　（三）办公室人员存在懒惰心理。受传统的管理理念影响，办公室人员存在严重的懒惰心理，创新意识较差，不能对新出现的问题进行及时的研究与解决。另外，还有一些办公室人员只会纸上谈兵，在实际的工作中，表现出严重的经验不足现象，在进行方案制定时，不能给出有效的建议，影响企业决策的科学性，不利于企业单位的健康发展，弱化企业的经济利益。还有的办公室人员开会时不善于思考，在工作时开小差，利用办公用具做工作之外的事：比如，利用电脑玩游戏、购物等不正当行为，心理状态极度松散，难以培养主人翁意识。
　　（四）办公室人员明争暗斗，心胸不够宽广（办公室人员存在自私心理）。由于存在自私心理，有些办公室内存在着恶意竞争，相互排斥，各自为战，导致办公室的日常工作环境氛围不和谐。另外，有的办公室人员的工作态度不够端正，不能完全遵守办公室的各项规章制度，在上班期间处理私人问题，长时间接打私人电话，存在迟到早退现象，还有一些工作人员存在灰色收入，这些情况都会给办公室业务造成极大的负面影响。
　　三、新时期办公室存在问题的解决措施
　　（一）热情接待外来人员。对于外来人员的参观与学习，需要给予热情的接待，保持饱满的工作热情来应对外部人员的提问，为办公室树立良好的外部形象，促进办公室与外部的交流与合作。另外，对外来人员进行及时的登记，提高对外来人员的重视程度，并做好回访工作，使交流工作发挥更大的作用。
　　（二）加强办公室工作的执行力。在新时期提高办公室执行力的方法主要有以下几点：首先，培养办公室人员的组织协调能力，对同事以礼相待，建立和谐的办公室环境，坚持工作原则，自觉遵守办公室规定。其次，培养办公室人员的奉献精神。使办公室人员能够养成吃苦耐劳的坚韧性格，以及不计较个人得失的宽广胸怀，将企业的利益放在第一位，树立主人翁意识。最后，提高办公室人员的监督意识，加大监督人员的监督权力，保证办公室人员能够在发现问题时及时上报给决策层，并要始终坚持求结果的监督原则，从而提高企业办公室的整体管理水平。
　　（三）纠正办公室人员的懒惰心理。在长期的重复与复杂的工作中，办公室人员难免会产生一些懒惰心理，需要企业管理部门针对这一情况进行有效的管理，才能够提高办公室业务的工作效率。因此，在实际的工作过程中，企业管理部门需要创新管理方法，改善办公室环境，并增加一些趣味性的实践活动来缓解办公室人员紧张的工作压力，目的在于克服管理人员的懒惰心理。办公效率会直接影响到企业建设的实施和发展。
　　（四）打造和谐健康的办公室工作氛围。办公室人员大部分时间都是在办公室度过的，如果不能打造一个和谐健康的环境，则会对工作人员的积极性与办公效率造成影响。因此，可以在办公室摆放一些盆栽，缓解员工的视觉疲劳。还要加强同事之间的交流，定期开展小组内的交流活动，增强团队意识，培养员工的创新思维能力，确保办公室的工作效率，使企业能够获得最大的经济利益。
　　四、结语
　　随着新时期的到来，企业的发展与经营在面临机遇的同时，还要应对前所未有的挑战，需要办公室发挥自身综合性职能作用，为企业的发展提供强劲的动力，同时还要建立和谐的办公室环境，协调好企业内部与外部的发展关系，促进企业不断向前发展。
　　【参考文献】
　　〔1〕闫文礼。浅谈如何加强新时期办公室业务建设〔J〕。办公室业务，2015（1）：167。