邮件合并（巧用Word邮件合并）

　　邮件合并（巧用Word邮件合并）你是不是还在通过邮件单个单个地给面试人员发送面试通知书呢？
　　你是不是还在通过一个一个地输入数据来制作员工的工资条呢？
　　你是不是还在用复制、粘贴的方法制作员工工作证呢？
　　对于这些重复性的工作，为什么不使用轻松、快速的方法来批量完成呢？
　　下面我们就分享一个批量生成文档的功能，那就是Word的邮件合并功能。当我们在制作文档主体内容相同，只是具体数据有变化的文档时，就可以灵活运用邮件合并功能，快速批量生成各种文档，不仅可以以邮件的形式批量发送，还可以批量打印，非常快速和方便。
　　1创建数据源
　　在邮件合并前，需要预先设定或指定收件人信息，若是没有现成的收件人列表信息，就需要用户手动进行创建。如在面试通知书文档中输入收件人列表并将其保存为面试人员信息的列表文件，具体操作步骤如下。
　　Step01打开【新建地址列表】对话框。打开面试通知书。docx文档，选择【邮件】选项卡，单击【选择收件人】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【键入新列表】命令，如下图所示。
　　Step02单击【自定义列】按钮。在打开的【新建地址列表】对话框中单击【自定义列】按钮，如下图所示。
　　Step03重命名字段。打开【自定义地址列表】对话框，选择【称呼】字段，单击【重命名】按钮，输入名称为职务，单击【确定】按钮，如下图所示。
　　Step04上移字段。返回【自定义地址列表】对话框，选择【名字】字段，单击【上移】按钮，如下图所示。
　　Step05删除字段。A选择要删除的字段，如这里选择【姓氏】字段，单击【删除】按钮，在弹出的提示框中单击【是】按钮，如下图所示。
　　Step06删除其他字段。以同样的方法删除其他字段，单击【确定】按钮，如下图所示。
　　Step07确定新建地址列表。返回【新建地址列表】对话框，输入收信人信息（按【Table】键快速新建新条目），单击【确定】按钮，如下图所示。
　　Step08保存通讯录。打开【保存通讯录】对话框，选择保存位置，在【文件名】文本框中输入保存名，单击【保存】按钮，如下图所示。
　　2关联数据源
　　在邮件合并中，用户可直接调用事先已准备的联系人列表，从而真正实现邮件批量合并的目的。
　　下面将已准备的收件人信息（包含在。txt文件中）导入面试通知书中作为合并数据，具体操作步骤如下。
　　Step01选择现有列表进行邮件合并。在面试通知书。docx文档中，单击【开始邮件合并】组中的【选择收件人】下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【使用现有列表】命令，如下图所示。
　　Step02选取数据源。打开【选取数据源】对话框，选择联系人列表文件保存的位置，选择保存有联系人列表数据的文件，这里选择【收件人信息】选项，单击【打开】按钮，如下图所示。
　　技术看板
　　作为邮件合并的外部数据，有3种文件类型：TXT文件、Excel文件和Access文件。用户手动创建的收件人信息在保存时系统会自动将其保存为Access文件。
　　Step03确定文件信息。打开【文件转换收件人信息】对话框，直接单击【确定】按钮，如下图所示。
　　3插入合并域
　　数据导入文档中只是将相应的数据信息准备到位，仍然需要用户手动将对应字段数据插入对应位置，也就是插入合并域，具体操作步骤如下。
　　Step01插入姓名域。在面试通知书。docx文档中，将文本插入点定位在需要插入姓名的位置，在【编写和插入域】组中单击【插入合并域】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的
　　下拉列表中选择【姓名】选项，如下图所示。
　　Step02插入应聘岗位域。将文本插入点定位在需要插入应聘岗位的位置，在【编写和插入域】组中单击【插入合并域】按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【应聘岗位】选项，如下图所示。
　　Step03编辑单个文档。插入合并域后，就可以生成合并文档了。在【完成】组中单击【完成并合并】按钮，在弹出的下拉列表中选择【编辑单个文档】选项，如下图所示。
　　Step04合并全部记录。打开【合并到新文档】对话框，选中【全部】单选按钮，单击【确定】按钮，如下图所示。
　　Step05查看文档合并效果。Word将新建一个文档显示合并记录，这些合并记录分别独自占用一页，如下图所示为第1页的合并记录，显示了其中一位应聘者的面试通知书。