对医疗设备档案归档工作的思考

　　【摘要】医疗设备档案是医院管理中不可缺少的一个重要组成部分，笔者针对所在医院仪器设备档案归档工作中存在的问题、缺陷进行分析，并提出相应的措施。
　　【关键词】右江民族医学院附属医院；医疗设备档案；归档工作
　　医疗设备档案是指医疗仪器设备出厂时随机携带的原始文件资料和在采购、安装调式、验收、运行、维俢、安全检测以及报废过程中直接形成的具有参考及保存使用价值的文字、图纸、声像载体的材料，也是设备使用、管理、维修的主要参考依据。我院是桂西及周边地区规模最大、设备先进、技术雄厚、服务优质，集医疗、教学、科研、保健于一体的综合性三级甲等医院，这几年来，医院取得到了前所未有的发展，医院引进大量高、精、尖的医疗设备，在医疗、教学、科研中发挥了重要的作用，但是，在我院高度重视医疗设备质量控制的同时，医疗设备档案工作却相对滞后，存在诸多问题，这种情况迫切得到有效的改善。
　　一、存在的主要问题
　　（一）立卷归档不及时。每台医疗设备档案全面记录着从论证、申请、合同、安装、使用、维护、报废的动态过程，并伴着设备的变化不断跟踪和补充相应的信息资料，档案涉及内容广泛，涉及申请、设备采购、安装、使用、维护等多个部门，因此档案资料分散在不同的部门，加上各部门联动不足，收集起来有一定的困难，导致档案立卷归档不及时，从而影响档案归档的及时率。
　　（二）医疗设备引进增加，人员却相对减少。我院从建院之初的几间平房，历尽艰辛，从昔日的泥坯房到今日的21层的外科综合大楼、17层医技大楼；从昔日的一支体温针、一个听诊器到今日的高精尖CD、DR、MR等医疗设备，随着医院的发展，医院引进了大批高、精、尖的先进设备，对疾病的诊断和治疗起了决定性的作用，但由于受医疗事业体制改革、编制等因素的影响，设备档案管理人员未得到相应增加，并且設备档案管理人员还要兼职其它事务，导致人员没有增加而档案资料却不断增加，从而影响了档案立卷归档的进度。
　　（三）制定档案管理制度，但未能严格执行。我院从1998年建立医院综合档案室以来，为使我院能够高效、有序地正常运转，制定了一套适应现代化、科学化、规范化和标准化管理所需要的档案管理规章制度，明确各部门归档范围，归档要求，并发放到各相关部门。对医疗设备档案要求5万元以上的医疗设备资料移交综合档案室实行集中统一管理，设备档案随时归档；5万元以下的医疗设备资料则由设备科自行保管，但在实际工作中，未能按有关的档案管理制度严格执行，总是出现档案资料迟迟未归现象，甚至拖延几年未移交到综合档案室，一旦设备出现故障，需要维修时找不到相关的资料，影响了医疗设备正常运行，导致病人对医疗服务质量不满意，经济效益也受到影响。
　　（四）档案管理意识淡薄。主要表现在医疗设备档案管理工作在医院并未上升到应用的层面，多数医务人员重医疗轻档案，医疗设备管理人员管理意识薄弱，对档案管理未引起足够重视，归档范围及内容不明确，个别档案管理岗位人员责任心不强，管理能力与水平参差不齐。
　　二、管理对策
　　（一）有效提高医疗设备档案归档及时率。收集是档案管理的起点，作为三级甲等综合性医院，只有做好医院档案的收集、整理工作，才能保证档案材料收集齐全与完整，按质按时完成档案立卷、归档工作，更好地实现医院档案管理的规范化、标准化。为此医院特制定设备档案预立卷制度，明确责任与分工，规定仪器设备档案由设备科负责人在仪器设备开箱验收时，将购进计划书、订货合同、随机图纸、产品说明书、使用操作规程等材料收集建卡、立卷交综合档案室归档，加强相关部门的联动性，以保证档案顺利完整移交。
　　（二）重视档案管理人员的引进与培养。档案管理人员是档案管理工作的主体，他们水平的高低决定了档案管理水平的高低，要想稳定档案管理人员队伍，首先加强医院领导的档案管理意识，使之认识到设备档案在医院管理工作的重要性，改变重医疗、轻档案的思想，工作上支持、关心档案管理，加大档案管理人才的引进，充实档案人员的队伍。其次随着社会的发展，管理模式的变化，对档案管理人员知识结构要求更高，因此要求档案主管部门定期组织业务知识学习和技能培训，提供更多外出学习的机会，不断充实知识结构，同时主管部门要协调好档案工作和其他事务的关系，保证档案管理人员有充足的时间投入到档案管理工作中。
　　（三）严格执行档案管理制度。俗话说，没有规矩，不成方圆，一个单位，如果无法可依，无章可循，各项工作势必处于极其被动的地位。首先不断完善档案管理制度，以明确职责，保证各司其职，使档案管理工作有章可循，行之有效，同时将档案管理工作纳入职能科室工作质量进行考核，具体考核事宜由综合档案室负责，并将考核结果报送质控科，档案管理考核得分，作为兼职档案人员及科室负责人的工作实绩内容之一，这样才能提高对档案工作的认识，使档案管理工作水平更上新的高度，保证档案材料的齐全、完整，使档案工作更好地为医院各项活动服务。
　　（四）加强档案管理意识。医院的工作重点在于医疗、教学和科研等，人们的意识里档案管理工作虽然重要，但与其他工作相比只能算是服务角色，领导重视是医疗设备档案工作得以顺利发展的关键：首先医院党政领导要重视档案工作，把档案管理工作列入议事日程，明确分管领导、部门主任、专（兼）职档案管理员岗位责任制，实行严格考核并配套奖惩措施，同时加大档案管理知识宣传力度，使之了解医疗设备档案的收集范围和归档内容，充分认识医疗设备档案在医院管理的重要性，加强责任心，积极主动配合档案管理工作。
　　总之，医疗设备档案在医院管理中占有重要的地位，是新时期医院建设和发展的重要工作，只有加强医疗设备档案管理，重视档案归档及时性，加强档案管理人才的培养，完善各项规章制度，才能充分发挥医疗设备档案的作用和价值。
　　【参考文献】
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