浅析高校办公室公文电子化管理的必要性

　　【摘要】随着网络的发展，公文电子化必将成为未来公文处理的趋势。但在现阶段，电子化与传统办公仍需经历一段并行的过渡期。以东莞理工学院城市学院为例，探讨现阶段推行公文电子化的困境以及如何优化电子公文处理，确保各项工作高效、准确完成，推进校园无纸化办公进程。
　　【关键词】高校；办公室；公文处理；电子化
　　东莞理工学院城市学院位于广东省东莞市，是一所全日制本科独立学院。学校于2011年就启动数字化校园项目，目前学院正在积极建设校园办公自动化系统来初步实现公文电子化管理，公文电子化管理对传统办公方式的变革，适应了人们工作的普遍需要，也给公文管理带来了极大方便和益处。
　　一、高校办公室公文管理现状
　　公文管理是高校行政工作的一项首要的工作职责和任务，也是承上启下、内外沟通的重要途径。公文管理工作是高校办公室的日常工作，也是一项工作量相对较大的基础性工作，做好公文处理工作对于高校行政工作的顺利开展有着非常重要的意义。以东莞理工学院城市学院为例，办公室的公文管理主要以收文管理、发文管理、请示报告为主。收文管理，主要是处理上级单位及外单位来文的接收、拟办、送呈办、传阅、签批意见等工作，实现外来文件的顺利传达及存档功能。发文管理，主要用于管理学院内部的发文工作，实现文件的起草、审核、签发、校对、套用红头、盖章、发布、归档等流程的管理。请示报告，主要用于学院内部签呈、请示、报告，实现文件的顺利传达与签批功能。以学院日常收文为例，传统收文模式是接收文件后打印、编号、起草、校对，由专人送至相关院领导审批后，再次复印，由办公室人员转交执行部门或执行部门派专人领取。以收文人员拟稿开始计算工作日，处理整套文件的流程制作处理笺、送稿、拟办、签批、分发等环节需要花费至少5个劳动量。如需重新打印、督办则需再增加2个劳动量。而通常这些工作是由12个工作人员完成，处理环节衔接时间的拖延不算，只是完成一个程序需要的人力远远超过实际需要。由于高校行政人员工作繁杂琐碎，日常工作重复性强，创新点少，这就造成传统办公室事务繁多、工作量难以计算、人员稀缺等现象。
　　二、高校办公室公文电子化管理应用的必要性
　　（一）提高公文处理效率，推进信息资源共享。高校公文电子化管理能够加快目前高校公文工作流转时效，突破纸质化办公的地域以及时间限制。高校中的领导大多不是单一地从事行政工作，还会有例如上课、参加评审会议、学术会议、考察交流等外出事务，公文纸质化办公大大限制了文件的处理时效性。以东莞理工学院城市学院为例，学院办公室配备收文负责人1名、发文负责人1名。收文每日对接上级单位文件平均810份，均需打印后呈送签批，签批程序繁琐，如多个部门处理，则需多位院领导签批后发送至执行部门。因此，采取公文电子化管理就可以替代人工呈送的方式进行文件的及时签批与审阅，使领导第一时间获得文件的信息，也可以为办公事务繁杂的文职人员节省时间，提高工作效率，更能做到对每份文件的程序监控，确保每项工作按时准确地落实。推进公文电子化管理，也可以加强部门间协作的效率。
　　（二）节约办公成本，规范公文归档。建设节约型校园已经成为现今高校发展及考核的标准之一，由于纸质公文流转过程繁琐，需要多次印制分发及印制存档，造成了纸张和人力的极大浪费，同时因为人力工作的局限性造成文件跟进处理不及时、文件错发、漏发以及延误等，都影响着文件及相关工作的开展。相比之下，利用电子化对公文进行管理，可以大大节约上述的人力及资源浪费，将重复性及日常性的工作交给系统代为完成。依靠现代化管理技术，建立文件归档一体化，使公文处理与归档两个环节紧密相连，成为一套完整的办公体系。与事务相关工作，领导也可以随时查阅共享文件夹，对文件进行跟踪及督办，实现了管理的高效。
　　（三）避免职责推托，增强督办效力。公文电子化的推行，可以使工作效果变得量化，系统的督办与提醒可以使高校领导以及执行部门直接通过系统看到每项工作的进展，也可以看到每个环节人员处理过程中出现的问题，可避免工作的推托和失职。
　　三、东莞理工学院城市学院公文管理电子化的困境
　　东莞理工学院城市学院办公文处理包括公文处理、公文督办、请示报告、信访投诉处理等方面。以学院传统收文模式为例，工作流程繁琐，办公成本高，纸质公文传输相对滞后，信息共享困难。因此，建立公文电子化势在必行。目前，学院已经试行公文OA系统，但公文管理电子化工作还存在诸多问题：
　　（一）办公人员的认知问题。电子公文处理对设备系统的依赖性比较强，离开计算机软硬件平台，则无法实现文件的传输工作。一些年龄稍大的领导，习惯于传统的工作模式，有时会难以主动花时间去学习系统软件，对于公文电子化存在陌生感。同样，电子公文处理初期，会在流程中出现很多问题，难免会增加相关部门的工作量来相互协调，完善公文系统，甚至有些文件遇到问题，需重新走签批程序，导致领导及执行部门增加工作量、重复工作，从而降低配合的积极性。
　　（二）公文处理的电子系统障碍。公文处理是一个较为复杂和漫长的过程，电子系统的出现可以减少诸多人力。值得注意的是，一旦电子系统出现异常或者使用不当，公文的传达就会出现问题。学院在测试公文OA系统时，经常出现文件无法显示、无法正常下载、提交后未转至院领导及执行部门、无法形成流程表单等问题，如果以上问题在公文处理流程中出现问题，将会导致文件滞后或者遗漏。
　　（三）资金投入问题。办公自动化管理是一个漫长的过程，要想全面实现必然需要高校投入诸多的人力和物力。目前学院已经具备一定的信息化建设基础，但是大部分应用软件还是分别从第三方软件平台采购所得，因此在公文电子化建设阶段会造成维护成本高等问题。学院资源十分有限，即便在这样的情况之下，行政工作还要和教育分食同一杯羹，这就导致，许多电子化系統建设更新不及时或者软件公司拖延处理问题，影响系统建设进度。
　　四、高校办公室公文电子化管理有效应用的对策
　　（一）完善制度，加强监督。高校电子公文的顺利推行，需要高校有健全的公文流转管理制度作为基础。公文管理需要制定详细的管理流程、管理业务标准以及人员职责分工等方面的规范，以保证电子系统的正常运行。在系统代替人工管理的过程中，还必须有一种制度对操作者的行为方式进行管理，制定有关的使用、录入、授权、保密等制度。
　　（二）更新觀念，强化意识。有效推进公文电子化管理，首先高校必须认识到公文电子化建设的价值、作用和意义，尤其需要强化各级领导和工作人员的传统工作意识，要求人们告别一张纸、一支笔的传统工作方法，实行无纸化办公。同时，公文电子化的推行，也是高校加强软实力建设的重要条件，将推行电子化办公纳入年度的工作重点计划中，确保有专项资金作为电子化建设运转基础，全校各单位积极配合，确保公文电子化各项具体工作落实到位。
　　（三）加强培训工作，做好技术支持。公文电子化管理是一种新的技术、新的工具，在推行公文电子化的初期，可以保留电子化与传统办公系统并行的方式，同时分阶段对收发文管理人员进行系统培训。在系统试用中期，可以逐步向高校领导及高校各行政单位工作人员级进行不定期培训，做到建设一个，运行一个，一人会，科室会，最后形成一个合理、有效、人人都能熟练掌握的办公技术。高校的信息管理中心不仅要维护好系统后台的稳定工作，也可以实时与相关通信平台进行业务合作，如微信企业号办公系统等，建立起一套可移动化的办公信息系统，使公文电子化不局限于电脑系统的操作，也可以通过通信特性的应用，使公文批阅处理不受地域限制，克服办公环境限制，实现远程公文处理，极大方便外出办公人员，大大提高处理公文的效率和准确性。
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