试析招标采购档案资料整理工作的规范化

　　秦东刘群
　　【摘要】本工作规范共分为10个章节，系统而具体地阐述了集中招标采购物资、非招标采购物资在招标不同阶段所需要整理归档资料的具体内容，并且将如何整理、整理标准、整理流程进行了详细说明，具有较高的实用性和操作性。
　　【关键词】招标采购；档案整理；规范化
　　一、工作描述
　　（一）当前形势分析。目前，国家对国有企业的监管日趋严格，公众和媒体对国有企业特别是垄断行业企业倍加关注。国企目前处于重要的战略机遇期、管理转型期和改革攻坚期，依法治企是确保各项工作有序推进的基本前提。在招标采购方面，少数单位落实公司招标制度不严格，一些工程项目、物资采购未按规定招标，甚至先施工后招标。我们务必要认识到新形势下依法从严治企的极端重要性和紧迫性。
　　（二）制定工作規范目的。为进一步加强公司系统网省级集中采购归档资料管理，建立有效的采购归档资料整理工作机制，维护采购档案的准确、完整，实现采购资料全程在案、永久追溯，充分发挥采购档案在生产、经营等活动中的作用，提高省公司集中采购管理规范水平，根据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国招标投标法实施条例》《中华人民共和国档案法》《电子招标投标办法》以及国家电网公司集中采购相关管理办法制定招投标档案资料整理工作规范。
　　（三）工作规范范围。归档资料范围从采购计划的制定到采购工作结束过程中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质及其它载体的各种文字、图纸、图表、电子文档、音像等。
　　（四）工作规范适用范围。本工作规范适用于公司系统各省（直辖市、自治区）公司。
　　二、主要做法
　　启动工作规范的编制工作，招标档案资料整理工作内容共分为十章。第一章节主要介绍编制工作规范的目的、编制工作规范的依据、采购归档资料的定义以及工作规范使用范围；第二章节主要介绍工作规范涉及各个层级人员的工作职责，包含总部物资部工作职责、省公司物资部（招投标管理中心）工作职责、采购代理机构工作职责、代理机构招标采购部门设置归档资料管理员工作职责；第三章节主要介绍归档资料的范围，归档资料按采购方式不同，分为省公司集中招标采购归档和省公司集中非招标采购（竞争性谈判、单一来源谈判、询价采购）归档资料范围两种，分别介绍归档资料收集整理的具体内容；第四章节主要介绍电子文档归档要求；第五章节主要介绍归档资料的整理标准；第六章节主要介绍归档资料整理流程，按采购方式不同，分别介绍省公司集中招标采购归档资料整理流程和省公司集中非招标采购（竞争性谈判、单一来源谈判、询价采购）归档资料整理流程；第七章节主要介绍归档资料的审核及移交；第八章节主要介绍归档资料整理其他要求；第九章节主要介绍归档工作监督考核；第十章节为附则。
　　本工作规范中最主要的工作内容是根据招标形式的不同，详细列举了各个阶段需存档的具体资料，具体如下：电子文件存档内容：一是资格预审公告、招标公告或者投标邀请书；二是资格预审文件、招标文件及其澄清、补充和修改；三是资格预审申请文件、投标文件及其澄清和说明；四是资格审查报告、评标报告；五是资格预审结果通知书和中标通知书；六是合同；七是国家规定的其他文件。该工作规范成立的编制工作组成员集合了计划、采购、档案管理等部门的相关人员，在工作组领导的指导下，工作组成员集思广益结合工作实际共同制定了实用性较强的归档资料整理工作规范。
　　三、特色亮点
　　依法治企新形势下，进一步加强投标归档资料整理、增强内外部迎检能力刻不容缓，本工作规范最大的亮点是，针对目前招投标工作的实际情况，使如何更好地完成投标归档资料整理工作有法可依、有据可循。
　　（一）全面性。本工作规范内容翔实，是目前同类工作规范中内容最为全面的投标归档资料整理工作规范。其内容不仅涉及到总部物资部、省公司物资部（招投标管理中心）、招标代理机构的工作内容，而且对招标各个环节需存档的资料进行一一列举。
　　（二）实操性。本工作规范是集合招标相关业务部门人员共同编写的，系统而具体地阐述了集中招标采购物资、非招标采购物资在招标不同阶段所需要整理归档资料的具体内容，并且将如何整理、整理标准、整理流程进行了详细说明，具有较高的实用性和操作性。
　　（三）时效性。针对目前依法治企的具体要求，本工作规范规避了以往各类检查中出现的问题。
　　（四）针对性。本工作规范立足当前社会形势和招标归档资料整理的实际情况，搜集整理以往检查中出现的各类问题，针对目前投标归档资料各省公司标准不一、内容不同的现状所编写，可有效规范投标归档资料管理工作。
　　招标归档资料管理工作规范为归档资料整理提供了依据，对于维护采购档案的准确、完整性起到了关键作用，使归档资料管理工作更加专业化、规范化，达到采购资料全程在案、永久追溯的目的，从根本上提高了公司招标采购档案管理水平。