浅析档案工作在高校教学评估中的作用及优化策略

　　【摘要】本文分析了档案在高校教学评估中的重要作用以及教学评估工作对档案工作的促进作用，发现当前学校档案管理工作存在的问题，进而提出相应的优化策略。
　　【关键词】档案工作；高校教学评估；重要作用；优化策略
　　教学评估是国家教育主管部门对于高校教学质量进行监督考核以及宏观调控的重要手段，在促进高校教育体制改革、提高本科教育教学质量、提升学校办学水平方面发挥着十分积极的促进作用，进而得到了社会的一致认可。虽然教学评估的指标体系中并没有包含明确的档案指标，但其中的绝大多指标都需要专家组查询各种相关的档案信息。由此可见，教学评估和档案工作之间存在着十分密切的关系，教学评估实质上是对高校自身档案管理工作的一次大巡查，在一定程度上影响着学校教学评估的顺利完成。反过来，教学评估工作又可以发现学校档案管理工作中存在的问题，进而促进学校档案管理水平的提高。因此，本文分析了档案在高校教学评估中的重要作用以及教学评估工作对档案工作的促进作用，发现当前学校档案管理工作存在的问题，进而提出相应的优化策略。
　　一、档案工作在高校教学评估中的重要作用
　　档案是相关单位在从事日常活动中直接形成的具有一定保存价值的文字、图片、音视频等不同形式的文件材料，是单位日常活动的真实记录。高校档案是伴随着学校开始建立而产生的，并且在学校不断发展过程中慢慢积累，从而成为见证学校发展历史的重要凭证，真实、全面、客观地反映了一所大学的发展历程以及历史全貌。
　　（一）高校档案是学校开展教学评估工作的重要基础。高校档案资源不仅见证了学校发展历史，而且承载着丰富的学校日常教学科研管理信息，具有数量大、范围广以及知识性强的显著特点，是认识和研究一所学校发展和建设的重要参考依据。高校接受任何一种形式的教学评估工作，不管是教学评估、科研管理以及学生工作各级评价相关指标的评价，都必须依据于学校档案管理中形成的原始资料才可以对被评估高校做出客观、公正、全面的教学评价。因此，学校档案管理相关管理部门必须对学校日常档案材料进行完整的客观的准确的收集、分类整理归档，已经成为高校搞好教学评估工作的重要基础。反之，如果学校没有完整的档案资料则必然会在学校教学评估工作中处于被动的局面。
　　（二）高校档案是教学评估专家做出客观评价的依据。从近些年来教育部以及各省教育厅组织开展的各种形式的教学评估工作实践来看，实地走访、听取汇报、查阅材料是教学评估工作的主要形式，而由于教学评估工作任务重且时间紧，查阅相关档案资料已经成为教学评估专家深入了解和考察被评估院校相关办学情况的重要信息媒介。教学评估专家通过系统地查阅学校教学科研工作中形成的各种原始档案材料，了解学校各项工作的发展状况，以此使他们对学校做出全面、公正的客观的评价。
　　二、高校教学评估对档案工作的促进作用
　　（一）教学评估工作进一步提高全校师生的档案意识。以往，由于各种原因，使得高校师生尤其是学校领导对档案工作认识不足，导致在日常工作中没有给予相应的重视和支持，在人員配置以及资金投入方面难以得到保证。由于教学评估工作直接关系到学校未来发展、社会地位、社会声誉以及广大教职工的切身利益，从而使广大师生员工充分认识到学校档案工作的重要意义。与此同时，在教学评估过程中的档案建设需要全校不同部门人员的共同参与，也可以使学校广大师生真正体会到档案工作的重要性，这都在一定程度上有利于进一步提高全校师生的档案意识。
　　（二）教学评估工作进一步推动学校档案管理规范化。目前，各个高校开展教学评估工作时所需要的各种重要支撑材料，主要是按照教学评估指标体系对以往教学管理活动档案材料进行整理，这也是教学评估专家最为重要的考察方式之一。应该说，教学评估工作是对学校以往档案的一次全面、系统的大检查，不仅有助于广大教职工更好地执行学校档案工作的各种规章制度，及时发现学校档案管理工作中存在的问题与不足，从而有助于学校在今后的档案工作中有针对性地改进和完善，使档案管理进一步规范化。
　　（三）教学评估工作加快了学校档案工作信息化进程。由于学校教学评估工作往往任务重且时间紧，需要学校在很短的时间内可以为教学评估专家提供大量的支撑档案资料。如果学校仍然一味局限于使用传统纸质管理模式，势必难以及时检索和调用相应的档案资料，进而影响到学校教学评估工作的顺利开展，在一定程度上会影响到学校教学评估结果。因此，许多学校会根据教学评估实际情况，投入相应的资金购置相应的软硬件设备，从而加快学校档案工作的信息化进程。
　　三、改进和提高高校档案工作的优化策略
　　从以上分析我们可以看出，档案工作不仅对于教学评估工作具有十分重要的作用，而且也是高校教学管理科研工作的基础。目前，由于各种因素，许多学校的档案管理工作仍然存在档案队伍培养、经费投入、信息化建设等诸多问题，这就需要我们利用教学水平评估的重要机遇，不断改进和优化高校档案管理工作。
　　（一）强化教职工的档案工作意识。高校档案资源不仅见证了学校发展历史，而且承载着丰富的学校日常教学科研管理信息，具有数量大、范围广以及知识性强的显著特点，是认识和研究一所学校发展和建设的重要参考依据，对教学日常检查以及教学评估工作具有十分重要的意义。因此，学校相关领导必须重视学校档案管理工作并且采取相应的措施提高广大教职工的档案意识。首先，学校应从档案在高校教学评估工作团的基础性作用角度来克服广大教职工对于学校档案工作的旧有偏见以及错误认识，让更多的教职工正确了解和认识档案，调动全校师生参与到档案工作的积极性，提高他们的档案工作意识。其次，必须主动将学校档案的日常管理和长远发展纳入学校各级相关领导的责任考核体系之中，从而更好地强化相关责任人的档案意识。
　　（二）重视学校档案工作队伍建设。学校配置一支高素质的档案管理工作队伍，是做好教学评估背景下高校档案工作的重要基础条件之一，学校应重视并加大学校档案专兼职工作队伍建设力度。首先，学校应在做好档案管理制度的基础之上，对涉及档案的教学科研管理部门的专兼职档案人员配备提出基本的要求，并采取相应的措施配备齐全。其次，应采取措施提高档案工作人员的业务素质。可以采取诸如业务培训、座谈会、科学研究的方式不断提高他们的实践能力和理论水平。最后，学校专兼职档案工作人员应重视加强自身的业务学习，不断提高自身的业务素质，从而成为学校档案工作的得力助手。endprint
　　（三）推进学校档案的现代化建设。目前，我国许多高校仍然使用落后的手工方法来管理各种档案资料，和学校教学科研领域相比较而言，理念和方法较为落后，显然已经难以适应新形势下学校跨越式发展尤其是教学评估工作中快速检索以及调用相关档案的现实需要，因此推进学校档案建设的现代化建设已经是势在必行。首先，学校应在经费中规划并落实专款用于学校档案的信息化建设，配置先进的软件和硬件设施，不断提高学校档案管理部门的办公条件。其次，应重视并积极改进学样档案管理工作手段，充分利用校园网络和计算机技术的优势不断推进学校档案管理工作的现代化建设。
　　（四）推进学校档案管理的制度化。高校在教学科研管理过程中形成的档案材料门类多，侧归档重点各不相同且和教学评估工作有直接关系，学校应该根据教学评估指标体系建立符合本校实际情况的档案管理机制，并且将其纳入到学校的常规性工作体系之中，从而使学校档案管理工作做到每一个流程不遗漏和每一个环节不脱节，保持档案的完整性。与此同时，学校应进一步理顺管理关系，明确相关部门在学校档案管理工作中的职责，实行责任到人的原則，使学校档案管理工作真正形成制度化、规范化。
　　（五）加强学校档案宣传教育力度。应该说，新形势下重视并加强学校档案宣传教育力度是提高人们档案意识的重要途径。只有真正做到宣传教育到位，才有可能提高广大师生的档案法制意识，才可以使学校档案工作得到各个部门的支持。因此，我们应该紧紧抓住学校教学评估的重要机遇，利用广大师生参与教学评估工作的亲身体验，对广大师生开展全员档案宣传教育。要求利用学校各种资源和途径开展多种多样的宣传教育，使全体师生加深对档案工作以及相关法律法规的认识和了解，从而更好地配合学校开展档案工作。
　　（六）建立档案自评自建长效机制。教学评估工作强有力地促进了学校档案管理的现代化建设，推进了学校档案工作的整体建设和发展，不仅增强了广大教职工的档案意识，而且提高了学校档案管理水平。然而，这种助推力不能单纯依靠来自外部力量的推动，学校应该重视并建立起一种周期性的档案自评自建长效机制，避免将各种问题积累到教学评估来临前才集中全校力量仓促解决，要为学校档案日常运转提供良好的监督机制和质量标准，从而发展成为学校档案工作自我发展的内在驱动力，不断促进学校档案工作的健康发展。
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