浅议如何做好文书档案管理工作

　　摘要：文书档案是任何单位、组织、团结生产实践以文字形式的历史体现，是重大决策、重大工程、重要事项等的真实记录与凭证，对保障员工切身利益、促进社会的不断前进具有不可替代的重要作用。只有保障文书档案的完整性与真实性，不断提高档案管理的质量，才能更好开发与利用档案信息资源。随着办公自动化、信息化、智能化的不断发展，进一步加强和改进文书与档案管理的必要性也不断增强。笔者通过结合自己文书档案的管理实践所产生一些想法与思考与诸君分享，希望对文书档案新手有所助益与借鉴。
　　关键词：文书档案；管理；措施
　　一、文书档案概述
　　（一）文书档案的业务职责
　　文书档案管理主要包括文书材料的立卷、收集、整理、缩微、鉴定、检索、保护、利用、信息和统计等业务，各业务既相互连接，又相互制约，而利用是其中的中心环节，其它环节均为利用服务。文书档案具有工作的参谋、宣传教育的素材、历史的凭证等重要作用，为科学研究提供基础支撑，其在任何单位的重要性都不言而喻。加强文书档案工作，服从服务本单位工作大局，是办公室的重要职责。
　　（二）文书档案承载广泛
　　文书档案既是对一个单位生产实践的文字载体、更是对重要工作、重大事项的一种真实、有效的记录与反映。文书档案的载体包含单位所签订的各种协议、合同、电子档案、责任书等，以及上级部门所下发的各类文件。档案内容十分丰富，主要体现在科技档案、会计档案、行政管理以及各类载体档案等方面。
　　（三）文书档案联系紧密
　　文书档案应用于文书工作，也形成于文书工作。文书档案整理是文书工作的最后归宿，是在文件搜集、文件运转、文件催办、文件承办的基础上进行的，文书档案的质量更是直接影响着档案管理的质量。二者相辅相成，互为补充，不可或缺。
　　二、文书档案管理中的常见问题
　　（一）文书档案管理不规范问题
　　受档案规范化管理意识薄弱、重视程度不够、职责分工不明确、档案管理制度流于形式等因素的影响，部分单位文书档案的管理利用不符合相关管理规定，在日常实践中经常发生这样的问题：不能将分散的文书档案资料及时归档、不能及时将使用完毕的文件归档、未及时归档的文档无故流失等不规范性现象，影响了文档管理标准化、自动化、数字化、智能化建设的深入推进。
　　（二）文书与档案工作衔接不到位问题
　　文书档案工作由文书和档案两块业务组成，彼此既有区分也有联系，既有分工也有统一。目前比较流行的文书和档案分块管理制度诚然有其有效性和科学性，但在现实工作中也会存在文书人员的档案管理意识较为单薄或档案人员对于文书工作很少有考虑等衔接不到位的问题，在某种程度上让文书和档案工作产生分歧，不能真正做到文书档案管理有机衔接与统一融合。
　　（三）档案人员档案管理意识弱化、责任心缺乏问题
　　因部分档案人员管理意识较薄弱，重红头文件管理，轻无编号或一般性文件管理，致应归档文件未及时归档；少数档案人员责任心不强，没有认真记录整理相关档案文件，造成档案文件真伪性不明，原件与复印件不分，文件材料分散不好管理等问题，无法确保档案完整性、真实性、可靠性，导致档案文件利用价值丧失或降低，法律依据性不强。
　　三、进一步加强和改进文书档案管理的措施与建议
　　文书管理工作是否到位直接影响着档案管理工作效率，甚至影响办公室业务效率和质量。鉴于办公室文书档案种类繁多，管理工作量大且杂，个人认为，应该从完善制度、严格标准、智能办公、人员素质等方面入手，进一步加强文书档案管理工作。
　　（一）完善制度，保障队伍，提高文书档案管理水平
　　一是完善并贯彻档案管理各项制度及配套措施，大力促进文书档案管理规范化、标准化建设；二是建设专业档案人才队伍，并在力所能及地范围内为其创造较好的工作条件和环境，使其能够安心于文书档案管理工作；三是不断强化档案人员责任意识，认真细致做好文件资料收集整理工作，统一登记造册，统一编号存档，统一管理利用，不断提升文书档案管理水平。
　　（二）智能办公，数字建设，推行一体管理
　　随着办公信息化、数字化、智能化的不断发展，文书和档案之间的界限日益模糊，关联日益紧密。神华集团今年力推的档案数字化扫描工作就是文书与档案管理高度融合的具体体现。经过档案数字化扫描、分类、电子存档及入库等程序，将文书和档案信息导入到应系统，通过智能办公进行有效管理，达到资源共享，实现多途径检索、一次性输入输出的信息化管理效果，文书的储存、分类、浏览等将更加容易、更加规范，促进文书与档案工作无缝衔接与一体管理。
　　（三）学习培训，实践应用，提升档案人员素质与技能
　　一是积极参加参与本单位的档案管理实践，在践中学，在践中悟；二是利用业余时间自学档案管理知识，不断夯实专业知识储备；三是参加有关档案管理培训，不断提升自身档案管理水平；四是加强兼职档案人员知识技能培训，普及有关文书档案收集与归档范围、归档流程、文书档案的整理、分类、编目、编号、装订、立卷、保管、借阅管理等方法，不断提升单位档案管理效率。
　　四、结束语
　　笔者认为，不断加强和改进文书档案管理工作的重点在于建设一支稳定、专业的档案人才队伍，强化档案人员档案意识、标准意识、规范意识、责任意识，严格执行档案管理各项制度规定，利用新型办公系统及相关技术大力推进搞好文书与档案工作的有机融合与衔接，建立精简、高效、协调的档案管理机制，持续提升文书档案管理水平与质量。