浅析档案信息数据库的建设

　　【摘要】当前档案信息数量的增加给档案管理工作带来了较大的难度，为了有效的解决这一难题，则需要进行档案信息数据库建设，从而实现档案信息数据的合理存放和共享，全面提高档案信息的利用效率和档案信息的管理水平。
　　【关键词】档案信息数据库；建设优势；顺利；方法
　　当前随着社会活动的增加，档案的数量呈现出不断增长的态势，这使传统的手工目录管理模式越来越无法适应当前档案工作发展的要求。通过建立档案信息数据库，可以有效改变传统手工模式检索中的单点线性，可能有效提高档案查询检索效率和准确率，而且对于档案编排管理效率的提升也具有极为重要的意义。同时档案信息数据库的建设，可以将所有档案都录入数据库中，强化了档案的保存功能，有效解决了档案保存和利用之间的矛盾。
　　一、档案信息数据库建设的顺序
　　在档案信息数据库建设过程中，需要先收集档案信息，这其中以传统档案的数字化和电子文件作为主要档案信息的来源，同时档案机构和管理部门也是档案数据和事实数据的重要来源，因此在档案数据库建设时，需要对档案信息的收集范围和来源进行确定，并按照要求进行全面收集。同时还要做好档案信息的前期处理工作，即将档案的内容特征和形式特征著录和标引出来，同时著录和标引还要达到规范化和标准化要求，从而为检索质量起到重要的保障。在对档案数字化过程中，其是将一切信息用0和1这两个数字组成的不连续的数位表示的二进制代码来表示，从而实现计算机管理，通过网络进行传输和提供利用。电子文件生成时即是以数字代码形式表示，因此要功能上与经过数字化处理的文件相等同，在档案信息数据库建设时，需要做好电子文件的收集归档工作。在对档案信息数据录入时要经过严格的校对审核，还需要对不同格式的数据进行具体的转换，使其成为机读数据。另外，由于计算机技术的快速发展，数据库系统也发生了不断的变化，作为组成数据库系统的数据、软件和硬件等的范围、规模和复杂性也有了较大程度的扩展，因此最后一个步骤需要对数据库进行完善，通过不断完善數据库，从而更好地实现档案信息的存储、开发和利用，实现档案信息的资源有效共享，全面提高档案信息管理和档案服务质量。
　　二、档案信息数据库建设的具体方法
　　通过档案信息数据库的建设，充分表明当前档案管理工作的科技含量不断提升，先进的现代化技术开始在档案工作中进行广泛应用。基于长远的眼光进行分析，可以将档案信息数据库建设看作是档案信息化建设的延伸和推进，其涉及到数字档案信息从形成直至销毁的全部过程。在档案信息数据库建设过程中，其具体的建设方法主要以调整相关档案业务环节、文化一体化及其实现为主。在相关档案业务环节调整工作中，需要通过采取一系列有效的方法来确保档案有序化，即对档案进行整理，有效解决档案的零乱和管理、利用系统化之间的问题，更好地实现对档案实体进行管理及利用。这其中通过利用计算机自动检索，能够快速找到指定的文件。在具体的整理工作中，要尽量做到简化，即在尊重文件形成的自然形态的基础上，确保文件之间的内在联系即可，以档案计算机检索系统或管理系统准备好数据作为整理工作的重点。同时还要实现对数字档案信息的保管保护工作，由于数字档案信息存储载体在保管条件上具有较高的要求，不仅要存放在专用库房内，而且还要严格控制库房内的温度和湿度，并在库房内配备防尘、防尘、防磁场和电场等设施，做好计算机病毒的防范工作。这也充分说明传统的档案保管手段对于数字档案信息的存储和管理都不具有适用性，因此对于数字档案信息的保管保护工作需要新的会议纪要、标准和方法，同时还要充分运用先进技术手段。在文档一体化中，主要是将文件管理与档案管理进行衔接，将其整合到一个管理系统中，从而实现统一管理和控制文件生命周期的全过程。由于信息化环境下，文件与档案之间界限并不明显，电子文件的形成、流转和消亡可能都会在数据库中完成，因此要向前端延伸档案管理，实现文档一体化，充分运用现代信息技术手段来对各单位和组织中的文件信息流进行重新组成，可以说文档一体是一个业务流程重组的过程，是档案管理的一种变革。
　　三、结束语
　　档案信息库的建设与科学管理是保障档案安全有效的前提条件，是提升现今档案管理效率的有效手段，进行档案信息库建设应明确档案目录分类，理顺档案信息库建设步骤，根据档案建设目标有针对性地对档案进行归类与录入，才能保证档案建设工作的完整及有序，从而推动我国档案管理工作的科学发展。
　　【参考文献】
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