做时间的主人

　　2016年初，由于需要处理的事情杂乱繁多，我的工作总是出现出力不出活的窘况。为改变现状，我购买了很多时间管理类的书籍来学习。与此同时，丹东供电公司的青年后备干部班也需要一门提升素质能力的课程，于是我向主办方推荐了时间管理，并承担起这门课的开发与讲授。
　　在开发课程的四个月里，我每天阅读相关书籍，向同事、朋友了解其对时间管理的认识、需求和亟待解决的问题，并亲力亲为尝试各种时间管理的方法。最终，我将时间管理课程分为三个模块：时间管理是什么？如何避免时间浪费？应怎样进行时间管理？
　　避免误解，减少时间浪费
　　课程伊始，我从生活中的实例出发，向大家介绍常见的便签、日历、记事本、日程安排表等，这些其实都是时间管理在现实生活中的应用。而当问及学习时间管理是为了什么，我发现大部分学员对时间管理存有误解，他们错误地认为学习时间管理是为了提高效率节约时间掌控时间。
　　走出三个误区
　　时间管理的真正涵义是指通过事先规划、运用一定的技巧方法工具，灵活、有效地运用时间，从而实现个人、组织的既定目标。针对学员的认识误区，我进行了详细解答。
　　时间管理对时间的管理。由于每个人固定拥有一天24小时，因此，时间管理其实是自我管理，而非对时间进行管理。
　　时间管理效率管理。提高效率（以正确的方式做事）只是时间管理的目的之一，提高效能（做正确的事）才是最终目的。
　　时间管理掌控时间。在社会中生存，我们难免要遇到各种各样的突发事件，所以时间管理并非要掌控时间，而是降低变动性。
　　消灭时间杀手
　　在厘清了时间管理概念后，我与学员们详细探讨了日常工作中常见的时间杀手（见图表1），并分析其产生的原因，提供相应的解决思路与方法，帮助大家减少时间浪费。
　　很多学员在发言时反映，自己有轻微的拖延症，原本能很快完成的工作，却习惯在截止日当天才完成。我为学员分析了产生拖延的两大原因：一方面，拖延可以暂时带给人们释放压力的快感；另一方面，人们总是愿意做相对简单或愉快的事情。
　　对于如何克服拖延症，学员表现出了很强的好奇心，我向他们介绍了四个解决方法：面对复杂任务，可以采取切香肠战术（将事情分为若干小事情，循序渐进地完成）；面对新任务，要敢于迈出第一步；面对熟悉的例行公事，应毋需动脑就能尽快完成；面对外界环境里的干扰信号源，应自动屏蔽，提高做事的关注度。
　　通过实战掌握时间管理技巧
　　我精选了一个时间管理工具GTD（见副栏），并现场应用学员的真实案例，来教会大家如何做时间管理。我将GTD的五个核心分别对应到了大家熟知的衣柜整理法来帮助理解：清空衣柜（收集）、衣物分类（整理）、衣物存储（组织）、衣物整理（回顾）、选择衣物（执行）。
　　首先，我邀请学员进入收集环节，将最近需要完成的所有事情都罗列出来，写在纸上。例如一位学员的待完成事项包括周四上午要参加消防安全培训月底要交一份项目计划书朋友约我周二晚上打球有空时去医院镶牙妻子今年想去日本旅游等，共11件事项。
　　随后，我与学员一起对这些琐碎的事件进行整理，辨别其属于将来也许清单（将来可能要做的）、等待清单（计划要做的），还是行动清单（需要立即采取行动）。明确每件事的意义之后，我带领学员进入组织环节，将11件事项分门别类地划分到三类清单中（见图表2），制定相应的日程表与行动计划。我们只要依据这份日程表定期回顾、更新并执行事件，就可以确保自己能够有选择、有重点地完成事项。
　　由于授课对象是青年后备干部，他们最大的特点就是年轻、参与度高、喜欢电子科技。针对这些特点，我在教学员领会GTD的使用法则之后，邀请他们下载DOIT。imAPP，并再次选出1～2名学员的切身案例，与大家共同探讨如何应用这个程序来管理时间。
　　于生活中领悟
　　这门接地气的课程得到了主办方与学员的一致认可。时间管理针对的，不只是特定的工作场景或生活环境，还能给我们的人生带来深刻的启示。如何避免时间杀手消磨掉宝贵的时间，让每天24小时过得有意义，正是这门课能够达到的目标。
　　在教授时间管理的过程中，让我最开心的事是可以教学相长，既能帮助学员，不可以提升自己时间管理的能力。时间管理的真谛人比事重要，让我意识到自己过去不应深陷备课压力，错过了许多更重要的事情，包括休息、运动与家人。
　　建立专属GTD清单
　　每次开发新课的时间里，我都会深陷其中，只顾阅读大量书籍、搜集相关素材，有时甚至忽略了规律饮食与休息，让大家感觉我总是心事重重，与大家格格不入。
　　当我真正了解时间管理的含义和斯蒂芬柯维（StephenRichardsCovey）提出的要事第一理论后，才醒悟我每天用事务把自己绑得紧紧的，生活没有一点乐趣。所以，我选择改变。结合人比事重要的理念，我为自己建立了专属的GTD清单，而且每天都预留机动时间，用于运动和跟家人相处。过了一段时间，我发现这种改变不仅没有耽搁工作，反而让工作有条不紊，生活开始变得轻松，既不会过于忙碌，也不会无所事事。
　　让事情变得简单
　　应用时间管理工具，开始让我的工作变得简单。每天上班该做什么，我只需要看看今日待办清单，然后按照清单内的排序开展工作即可。如果清单内的事情做完了，自己的精力仍很充沛，就可以着手项目里的下一步行动清单；如果状态不是很好，或所剩时间不多，那我会干脆放松、运动一下。
　　晚上回家后，我会花几分钟时间了解明日待办清单，看看第二天有哪些事情要做，是否有需要提前准备的材料，做到心中有数。到周末闲暇时，我习惯性地回顾上周的清单完成情况，并制定下周清单。周而复始，形成规律，这让我不会被繁琐的事务所困扰。
　　深入思索时间管理
　　在讲授与应用时间管理的同时，我观察到很多人都在用时间管理安排工作与生活：有人会准备便签备忘录，记录需要完成的事项；有些同事会在桌上放一本台历，记录各项工作的截止日期；那些计划性更强的人，会给自己制定月周时间安排表，标明每天应该做什么。
　　然而，人们的这些时间管理做法真的有效吗？我认为第一种做法缺乏计划性，一旦事情变多就很难安排好；第二种做法缺乏对事情轻重缓急的划分；第三种做法会使人做事缺乏选择，在一些无关紧要的事情上浪费太多时间。因此，我倍加推崇斯蒂芬柯维博士提出的第四代理论，它强调以人、生活为重心，承认人比事重要，有选择地把个人精力的焦点放在重要的事务上，全盘规划工作和生活，平衡发展个人的不同角色。
　　与此同时，我们应了解自己到底在追求什么，知道什么对自己是最重要的，分辨出何事为重，何事为轻。不妨找个时间，静下心来，问问自己：我的价值观是什么？每天忙来忙去，为了什么？我到底要过什么样的生活？只有明确了这些问题的答案，我们才能决定如何分配时间，珍惜当下的每一天。