离退休职工档案查阅的几点思考

　　摘要：目前，新疆油田企业的离退休人员正呈现出逐年增加的发展趋势，相应功能的离退休职工档案也不断增加。离退休职工管理中心在对离退休人员档案进行管理的过程中，查阅管理是一项十分重要的内容。为了更好的提高档案管理水平，提高档案在日常查阅中的利用率，还需要企业从多方面出发予以努力。文章对离退休职工档案特点进行介绍，进而分析提高档案查阅效率的有效途径。
　　关键词：石油企业；离退休职工；档案利用；档案查阅
　　目前，新疆油田企业的离退休人员正呈现出逐年增加的发展趋势。在对这些离退休人员的档案进行管理的时候，查阅管理是十分重要的工作内容。通过合理的档案查阅和科学利用，可以更好的对的企业退休人员所享受的待遇标准等进行制定，满足日常各项档案查阅的需求，以更好的对广大人员进行服务和管理。
　　一、离退休职工档案特点
　　对于不同的企业而言，离退休职工档案是一种包含丰富内容的文件材料，涉及到职工以往的工作经历和个人经历以及业务情况和政治思想情况、工作变动情况等多项内容。例如，在很多石油企业离退休人员的档案资料中，都包含了本人以往的政治历史以及自和本专业的各种成就、科研成果，另外还包括一些学习和培训等方面的内容。通过对离退休职工档案进行管理，可以较为全面地的对职工进行管理和考察，并为其提供各种服务。1998年7月，油田公司离退休职工实施集中管理，完善管理服务机构，油田公司离退休职工管理中心现有离退休职工近两万多人，这些老同志为油田倾注了毕生心血和汗水。对于离退休职工人员来讲，其档案最能反映出他们在工作岗位时的表现，是确定企业退休人员所享受待遇标准的重要参考依据。目前企业的离退休人员逐年增加，截止到2017年3月，离退休职工管理中心管东区点共计管理6800多本离退休职工档案，其中，去世人员档案1500多本。
　　二、提高档案查阅效率的有效途径
　　（一）提高对离退休职工档案查阅重视水平
　　为了更好的提高档案查阅的效率和利用效果，还需要充分提高对离退休职工档案查阅的重视水平。安全保管、保密查阅。企业要注意做好相应的硬件和软件支持，对于档案管理部门的领导人员而言，要注意重视离退休职工档案的查阅和利用工作。并对部门、工作人员进行教育和引导，鼓励大家做好档案查阅和利用工作。目前，离退休职工档案查阅方面工作量很大。统计结果显示，每个月协助公证处查阅档案总人数可达100多人，其中主要为离退休职工因房子过户公证，或者对去世人员档案进行查阅，以提取丧葬费等。另外，查阅去世人员档案为老同志撰写生平简介，一些离退休职工子女入党政审等的过程中也需要进行档案查阅。为此，在本单位的档案管理过程中，对职工档案查阅工作予以了高度的重视，在日常工作中以及节假日等，均及时的为不同人员的档案查阅提供相应的服务和支持。尤其是在去年3月份，按照油田公司要求大批量查阅党员党籍信息档案，在时间紧、任务重的情况，顺利完成了2960人（3458卷）档案查阅工作。
　　（二）建立完善的离退休职工档案管理制度
　　针对档案的具体内容和实际情况，制定相应的管理制度，对各类信息进行合理的划分并进行分门别类的保存，以便于档案的日常查阅和利用。另外，在档案查阅过程中，还要注意制定严格的查阅制定，明确查阅流程。目前，本单位在进行档案查阅的时候，制定了严格的规定。二级单位在需要查阅离退休职工档案的时候，需要凭借单位介绍信填写《新疆油田公司档案资料利用审批表》，经主管部门负责人批准后，方可在查阅或借阅。对于去世人员档案的查阅，基层站需要开具离退休职工档案查阅审批表。一般情况下，离退休职工档案不准借出。针对一些特殊情况，需要由档案管理机构负责人批准，并履行登记和核对手续，借出并限期归还。另外，还要制定严格的安全保密制度。保密工作是离退休职工档案管理工作中一项重要工作，其中，涉及到离退休职工个人的隐私，一旦出现涉密，不但造成个人隐私的涉密，还影响了管理部门的公信力。
　　（三）利用电子化进行离退休职工档案查阅
　　在一定的情况下，相关单位或者个人还会向企业提出一定的人员档案查阅需求。为了更好的满足不同单位和个人的需求，提高档案资料的查阅效率，企业可以选择利用一定的电子化手段来实现档案的快速查阅。而且这些数据往往是处在一个变化的态势中，需要随时掌握和变动，建立档案信息资料库，采取动态管理的办法，因为每年都有因病离世的人，需要在信息库中体现。目前，离退休人员档案实行电子信息化查阅，建立了专门的档案信息数据库。采取动态管理的办法。在进行档案查阅的时候，利用一定的電子管理软件对整个档案管理工作进行划分，工作人员在将档案信息录入后，自动生成目录和文献检索，对档案进行自动分类整理，完成编排工作。于是，在结合不同需要进行离退休职工档案查阅的时候，工作人员便可以通过输入一定的关键词的方式，快速的查阅到相关的职工档案信息，可以在最短的时间内以简洁、准确的数据为各部门工作提高支持，显著提高档案查阅的效率。这样一来，可以有效提高企业档案管理的效率和效果，并极大的方便了大家对各种档案资源的查阅和利用。
　　（四）提高离退休职工档案管理人员素质
　　在对离退休职工档案进行安全保管和保密查阅的时候，根本目的是为了更好的利用档案。在这一过程中，为了提高档案查阅和利用的效率和效果，还需要培养造就高素质的档案管理队伍。为此，离退休职工管理中心还要注重加强对档案管理人员的培养和教育。定期组织工作人员学习有关档案的保密管理规定，引导其学习各种档案管理和利用的知识和技能。尤其是随着时代的发展，各种新型技术手段也开始被不断应用于档案查阅和利用之后。为此，在培训过程中，还要有意识的引导工作人员学习各种档案查阅和利用的新知识和新技能，促进工作人员不断丰富自身业务知识，提高各种信息处理能力，以更好的胜任本职工作。
　　三、小结
　　总之，在对离退休职工档案进行管理的时候，档案查阅是一项十分重要的内容。通过职工档案查阅，可以对职工以往的工作情况和个人经历等进行详细的了解，进而更好的为各项活动的提供参考，是保证多项工作得以顺利开展的重要支持。因此，企业要注意提高对离退休职工档案查阅工作的重视程度，并从多方面进行努力，以提高档案查阅和利用水平。