浅谈血站设备档案的管理

　　王彩云徐雪梅
　　【摘要】采供血设备是血站从事采供血活动和确保血液质量的主要工具，仪器设备的正常运行是采供血各项工作开展的前提，仪器设备从购置、使用、维护、检定和校准、质量监控直至报废的整个过程的完整资料，即仪器设备档案是仪器设备的正常运行的保障，也是促进血站生产发展的重要监督手段。
　　【关键词】血站；设备；档案管理
　　随着现代科学技术及医学技术的不断发展和进步，采供血各个环节的仪器设备都在不断更新。仪器设备的正常运行是采供血各项工作开展的前提，也是血液质量和安全的保证。确保仪器设备正常运行，设备档案的收集、保管和利用显得尤为重要。根据《血站管理办法》和《血站实验室管理办法》的要求，我站建立了仪器设备管理组织和制度，规范了仪器设备的购置、使用、维护、检定和校准、质量监控直至报废的整个过程，要求各环节所产生的各类资料归档建立相应的设备档案。现将我站在设备档案管理中的几点做法介绍如下：
　　一、设备分类及设备档案归档范围
　　我站仪器设备根据其在采供血过程中的功能、对血液质量的影响程度分为三类。
　　（一）关键设备。为直接影响血液质量和安全或在血液制备过程中发挥重要作用的设备。如：酶免检测系统、全自动生化分析仪、血细胞分离机、大容量低温离心机、储血冰箱等。这类设备原则上要具备操作规程、专人负责管理、日常运行和维护后有大型关键设备使用和维护记录、保养和维修后有相应的记录，必要时还要进行定期的校准。这类设备的价值一般为5万元以上的，档案保管期限为定期，档案统一由单位档案室保管，在设备报废5年后，设备档案销毁。
　　（二）一般设备。指不对血液质量和安全产生直接影响的设备。如：血压计、恒温箱等。这类设备对操作规程、专人负责管理、日常操作记录和维护保养记录不作要求，这类设备的价值一般为5万元以下1万元以上的，档案保管期限为定期，设备档案由档案室统一保管，在设备报废2年后，设备档案销毁。
　　（三）辅助设备。指办公用设备或计算机及附属设备，包括电脑、打印机、扫描仪、条码阅读器等。这类设备的价值一般为1万元以下的，档案保管期限为定期，设备档案由科室自行保管，在设备报废后，设备档案一同销毁。
　　二、仪器设备档案的管理
　　（一）建立档案管理网络。集中统一管理是档案管理的基本原则，我站设备档案的管理也应遵循这个原则。血站自档案室成立后，确定了专门的档案管理员，每个科室的负责人为兼职档案员，形成档案管理网络。
　　（二）明确各部门职责。质管科教科是仪器设备管理的归口部門，负责采供血过程设备的采购、验收、登记、检定和校准、维修等管理，负责对关键设备的常规质量监控及仪器报废的评估和鉴定。办公室负责建立固定资产档案；仪器的报废审核、处理等以及仪器设备档案收集整理、保存。使用部门负责仪器设备确认计划的制定、确认过程数据的采集和确认结果的认定；负责仪器设备日常使用过程的状态检测、维护和保养。
　　（三）收集档案。对于新进的仪器设备，收货后质管科教科会同使用部门工作人员、供应方工程师及档案室管理人员共同对设备进行开箱验收，按照合同说明书验收设备是否完好无损及有无遗漏随机零配件，对附在箱里的使用说明书、产品合格证书、保修卡等资料进行验收。经安装调试及试运行正常后，便与供方办理交付手续。验收合格后，填写过程设备验收记录。各科室负责对其部门内设备的日常维护和保养的管理，并填写仪器设备使用维护记录。若发现故障应立即停机检查，使用部门若无法查找故障原因或不能自行处理的，应及时填写设备修理记录，上述报废条件的设备，使用部门向办公室提出报废申请，办公室按照衢州市行政单位资产报废的相关要求填写衢州市本级行政事业单位资产报废（损）审批表，经质管科教科评定，办公室对设备的情况进行核实后，报站长审批并同意报废后，由办公室根据相关规程进行报废处理。
　　（四）及时归档。设备在正常使用后，各科室兼职档案员根据各自职责所产生的资料，收集完整后及时移交档案室，档案室收到资料后，认真查收，确认无误后，双方在移交本上签名，及时录入电脑归档，做到一台设备一盒档案一个件号。
　　（五）有效利用。科室在需要查找档案时，到档案室只要提供设备名称便可在电脑中查出件号，很快可以从调出资料。对那些利用率高的档案，我们将资料复印件留给科室，这样既为科室提供了方便又很好地保护了原件。
　　管好用好设备档案，是血站档案管理工作的一项极其重要的内容，是现代档案管理过程中不可缺少的一个组成部分。要使设备档案的管理、利用与设备的管理、使用、维修等各个环节有机地结合起来，应做到：档案管理部门及时、准确地提供利用，有关业务科室积极配合档案管理部门管好设备档案，形成设备档案管理与利用的良性循环，更好发挥各种设备的功能，产生更大的社会效益，为血站建设与发展服务。
　　【参考文献】
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