新时期学校档案管理的创新研究

　　【摘要】新时期学校的档案管理工作面临新的挑战和机遇，创新档案管理模式成为必然选择。本文分析了现阶段学校档案管理工作存在的問题，并详细探讨了如何创新学校档案管理工作，最大化地发挥学校档案管理工作的作用。
　　【关键词】学校档案；管理；问题；创新
　　学校档案记叙了学校树立价值观和自我形象的过程，是树立学校文化的载体之一，为新时期学校的发展提供了根据。档案管理工作对学校管理工作的开展、学校价值观和形象的建立有很大影响，如何通过创新学校档案管理，有力地发挥其对学校发展的促进作用，成为新时期学校档案管理工作面临的机遇和挑战。
　　一、新时期学校档案管理工作创新的必要性
　　创新档案管理工作是新时期学校档案管理工作改革的必然趋势，有助于提高档案管理工作的质量，实现其为学校发展提供优质服务的目标。
　　（一）符合学校改革和发展的需要。创新学校档案管理工作是新时期学校档案管理工作的改革方向，满足学校进行改革、谋求发展的必然要求。传统的被动等待式的学校档案管理模式相对落后，不能为广大师生提供优质的借阅服务，已不能满足新时期学校发展的需要。为解决这些问题，改革和发展学校档案管理工作，优化档案服务工作，最大化地发挥档案管理工作对学校建设的促进作用，创新学校档案管理成为必然选择。
　　（二）满足档案事业发展的需要。随着信息技术的高速发展，社会发生了很大变革，学校档案管理工作也不例外。要想实现档案事业的长足发展，运用现代信息技术及设备，创新学校档案管理工作成为一种必然趋势。创新档案管理工作，实现数字化档案管理，运用网络信息技术提高学校档案管理工作的工作效率和服务质量，符合新时期多元化的档案事业发展的需要。
　　二、目前学校档案管理存在的问题
　　学校档案记录和叙述了学校树立价值观和自我形象的过程，是对学校活动的直接记叙和反映，学校档案对各类学校文件材料进行保存备录，服务于学校的管理工作和学校的发展。学校档案管理部门为广大师生提供快捷优质的档案信息服务，影响着学校的管理和决策。但是传统的学校档案管理工作相对落后，管理方式存在诸多问题。
　　（一）接触的人员较多，保密性较差。现阶段，学校档案管理主要是由人工进行的，档案管理较为松懈，有些教师未经管理人员的允许就随便进出档案室，私拿他人档案，甚至发生档案材料遗失现象。在这种管理方式下，接触档案材料的人员过多，导致其保密性较差。
　　（二）容易出差错，效率较低。档案管理工作管理着学校的各类文件材料，信息量大。传统的人工管理方式管理难度大，由于文件较多，工作人员对文件内容的了解较为模糊，查找文件、检索信息慢，工作效率低下，容易出错。
　　（三）档案的查找、更新和维护困难。传统的档案管理模式主要是对各类学校文件材料进行归档收录备份，等到后续需要用到文件和信息时再进行查找。但是，学校每天都有大量的信息和文件需要进行收录，经过长时间的积累，导致档案室堆积大量的文件和数据，给后期的档案查找、更新和维护工作带来不便。
　　三、新时期学校档案管理工作的创新措施
　　学校档案管理工作助推学校的价值观和自我形象建设，在教育教学、基础建设、人事管理等各方面发挥着重要作用，学校必须加以重视。在新时期，学校可以通过创新档案管理，对档案管理工作进行规划，提升档案管理工作的高度，将档案管理工作纳入学校文化建设当中，给予其人力和财力支持，切实发挥其促进作用。
　　（一）强化学校档案管理的法规建设。建立健全学校档案管理制度，依法律法规保障档案管理的开展，使档案管理工作有据可依。档案管理部门与学校管理密切相关，负责档案的管理和再利用，必须运用法律法规对学校档案管理工作加以规范，保障档案工作的发展。学校要建立相关法规制度，下发一系列法规文件，以此指导学校档案管理人员进行档案管理，使其了解和熟悉学校档案管理工作的流程，增强其档案管理法制观念，确保相关制度的落实。
　　（二）加强学校档案的组织管理。通过成立档案管理领导小组，制定档案工作制度，规范各类材料的管理，加强学校档案的组织管理，实现档案的及时归档和合理使用。此外，学校档案管理部门需要配备工作能力强、责任感强的档案管理人员从事档案管理工作，以此来确保档案管理工作的作用的有效发挥。
　　（三）完善学校档案管理的服务。档案管理工作的主要作用是为领导决策、教学科研和各类咨询查证服务。学校可以通过创新档案管理工作，运用现在信息技术实现信息的高效准确查询，拓展完善其服务功能，最大限度地发挥学校档案的作用。
　　（四）加强学校档案信息的开发利用。将现代信息技术应用于学校档案管理工作，利用多媒体和电子信息技术，建立数字化的档案管理网络，可以实现学校档案信息的快速整合与检索。学校可以借助信息技术手段，加强档案信息编研工作，建设档案信息资源数据库和网络，实现档案管理工作与网络技术的连接，以此来促进档案信息的资源共享，促进档案信息资源的深层次开发。
　　四、结语
　　现在信息技术的高速发展为学校档案管理工作的创新提供了条件，学校面临新的挑战和机遇。学校应把握机遇，积极面对挑战，通过创新学校档案管理，提高自身的档案服务水平，为学校的发展和学校的价值观建设作贡献。
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