小时的班只干了小时的活

　　你是否曾有这种体验，当回顾过去一周时，自己总有并未像希望的那样完成太多事情的沉没感？当想要创建一份成功职业，或是属于自己的生意时，你的时间也许就是最有价值的资产，而你所得收入就是自己如何花费个人时间的直接结果。你无法买来比自己固有的更多时间，而且时光总在不断流逝。几年前，我发现了一个简单工作系统，能让自己几乎三倍提升个人效率。在这篇文章中，我将分享一些非常实用的点子，能使你在无需比当前努力程度更辛苦的情况下，马上提升个人工作效率。
　　保留一份详细的时间日志。
　　更好管理个人时间的第一步，就是找出你当前花费时间的方式。而保留一份时间日志，便是完成此事的高效做法。只尝试这种做法一天后，你就会对个人时间的实际去向，立刻获得深入了解。测算时间的行动本身，通常就足以将无意识习惯提升到清醒意识层面，使你有机会仔细检查并改变它们。
　　下面就是保留一份时间日志的具体做法。在一整天里，无论你何时开始或停止一项活动，都请记录下所用时间。可以考虑使用秒表来记录每次活动的时间间隔。你可以只在工作时间做此记录，或是一整天都这样做。在当天结束时，将所有时间区块整理到各个类别中，找出每种类型的活动花了自己多大比例的时间。若你想做得更加彻底，可以连续记录一周，再计算出每种类型的活动所占总时间的比例。请尽可能详细具体地记录。注明你在查收邮件、浏览新闻、网上冲浪、接打电话、吃饭、去卫生间等事情上，分别花了多少时间。只要你从椅子上起身，很可能就意味着自己需要在时间日志上做次记录。一般情况下，我每天最后能有50100次日志记录。
　　你可能会惊讶地发现，在自己认为是真实工作的事情上，只花了多么小的一块时间。研究表明一般的办公室工作者，每天只会做1。5小时的实际工作。其余时间都花在社交事务、咖啡时间、吃饭、参与非生意沟通、翻查文件，还有其他许多非工作类任务上。平均而言，全职办公室工作者甚至直到上午11点才开始真正工作，到了下午3点半又逐渐松懈下来。
　　分析你的记录结果。
　　我第一次记录时间日志时，发现自己一周在办公室所待的大约60小时里，只完成了15小时的真正工作。即使从技术上来说，我已比普通办公室工作者的效率高出两倍，自己仍为这种结果所烦扰。那其余的45个小时都到哪儿去了？时间日志将它们全部展现在我面前，说明了自己并未清醒意识到的所有浪费时间之处太过频繁地查看邮件，在毫无必要完成的任务上过于追求完美，沉迷于阅读各种新闻消息，花太长时间用餐，屈服于本可避免的外界干扰，等等。
　　计算出个人效率比。
　　当我意识到在办公室花了60小时，却只完成了15小时的实质工作时，便开始询问自己一些有趣的问题。我的收入和成就感只取决于那15个小时，而非自己在办公室所花的全部时间。因此我决定开始记录每天的个人效率比，用我花在实质工作上的时间量，除以待在办公室里的总时间量。对于只花了25的时间在实质工作上，虽然自己一开始肯定被其所烦扰，我也意识到仅仅工作更长时间将是极其愚蠢的做法。
　　效率比（用在真正工作上的时间）（上班时间）
　　通过削减上班总时间，迫使个人工作效率实现提升。
　　若你曾尝试训练自己，去做那些你并非真正受到激励而去做的事情，很可能终会失败。那便是我在试图训练自己工作得更努力时，体验到的自然结果。事实上，试图更劳累地工作会令自己丧失动力，让个人效率甚至更低。所以我勉强决定去尝试相反途径。到第二天，我只允许自己在办公室待上总共5小时，当天剩余时间我就不再允许自己做任何工作。结果，一件有趣的事情发生了，我肯定你也能想象得到。我的大脑以为工作时间成了种稀缺商品，自己几乎一连工作了5个小时，个人效率也提升到90。我在那周剩余时间里继续这项试验，最终完成了25小时的工作，而自己在办公室总共只待了30小时，从而使个人效率提升到80。因此，我能将每周上班时间缩减到30小时，同时额外完成了10小时的实质工作。若你的时间日志表明个人效率比太低，请大大限制你单日所用的工作总时间，再看会发生什么结果。一旦大脑意识到工作时间非常稀缺，你突然就将变得更有效率，因为自己必须如此。当你面对紧迫时间限制，通常就能找到更快完成工作的某种方式。但当你的时间应有尽有，效率低下就会变得非常容易。
　　在保持巅峰效率状态的同时，逐渐提升工作总时间。
　　经过几周后，我能在逐渐增加每周上班总时间的同时，将个人效率保持在80以上。到现在我已保持这种状态很长时间，通常每周能完成大概40小时的实质工作，而只在办公室里花上大概45小时。我已了解到这是自己的理想状态。假如试图在办公室花上更多时间，个人效率就会迅速下降。有趣的是，让我得以优化个人效率的这套工作系统，也为我生活的其他领域创造出极佳的平衡状态。虽然我用此途径三倍提升了生意效率，但在追求其他个人兴趣爱好上，自己也收获了大量时间。
　　记录时间日志就是在不增加工作时间的情况下，确保优化个人效率的明智选择。但它只需偶尔进行，就能提供这些好处。我每隔36个月会记录一周的时间日志，多年间它已给我带来巨大转变，总能为我提供新的优异表现。若我有太多月份不记录时间日志，个人效率就将逐渐下降，自己落回各种无意识的浪费时间习惯之中。你很可能会和我一样，发现自己对个人效率的直觉感受，与你实际完成的真正工作非常接近。当你感觉个人效率低于自己喜欢的状态时，就请通过记录时间日志的方式，提升个人清醒意识，测算出你的效率比，然后进行优化，让个人效率回归它所属于的最佳状态。记录时间日志是个高效能活动，落实它只需很少时间和努力，其长期回报却无比丰厚。
　　作者：StevePavlina
　　本文图片：123rf