就业服务中心档案管理工作要点分析与解读

　　【摘要】就业服务中心是为各类人员就业提供相关服务的机构，其工作性质较为特殊，因此，就业服务中心的档案管理工作也与一般的企事业单位有所区别。为使就业服务中心在维护社会稳定中的作用得以充分发挥，必须重视档案管理。基于此点，本文从建立档案管理信息化网络、优化档案管理工作流程、拓展人事档案管理方式三个方面，对就业服务中心档案管理工作要点进行分析解读。
　　【关键词】就业服务中心；档案管理；工作要点
　　一、建立信息化网络系统为档案管理工作服务
　　就业服务中心在开展档案管理工作时，为提高档案管理水平和工作效率，可对信息化技术进行合理应用，构建起一套相对完善的信息化网络系统。就业服务中心应当将各类人员的就业信息管理放在工作的首位，收集数据信息，建立求职者档案数据库，通过数据库能够对求职者的相关信息进行快速查询，如个人基本信息、求职信息等，由此可确保相关人员就业服务工作的有序开展。同时，就业服务中心可将各类人员的求职信息全部录入到信息化网络系统当中，由系统对这些信息进行分类，利用档案数据库，为求职者提供最适宜的岗位和职位建议，帮助失业人员在最短的时间内重新就业，达到维护社会稳定的目的。
　　由于传统的纸质档案具有占地面积大、容易丢失和损坏等特点，并且也不便于使用者查询。对此，就业服务中心在开展档案管理工作时，可将纸质档案数据化作为工作重点，利用扫描技术，将纸质档案中的信息数字化，并存储到档案数据库当中，由此除了便于档案存储和保管之外，还能提高档案的利用效率。此外，就业服务中心应当对各部门中的信息资源加以整合利用，档案管理人员则可通过内网与各部门的主管领导进行沟通，并建立由各部门及专业人员组成的网络信息管理机构，在做好基础性工作的前提下，进一步加强档案管理，定期发布专业信息。
　　二、对工作流程进行优化为档案规范化管理服务
　　就业服务中心档案管理的工作流程与管理质量、管理水平等方面有着密切的关联，为此，应对相关的工作流程进行优化改进，以此来确保档案管理规范化目标的实现。由于就业服务中心的工作性质比较特殊，从而使得档案材料的收集成为档案管理的工作重点，为保证收集的档案材料真实、完整、准确、可靠，应对材料收集的相关细节加以注意。
　　首先，应建立一个就业人员档案材料收集网络，根据材料的形成特点，采取多种收集方式相结合的方法开展收集工作，如定时收集、补充收集等。
　　其次，所有与就业人员或是用人单位签订的档案管理合同，均应当以契约形式对双方应当享有的权利及履行的义务进行明确，并对形成的材料进行及时收集和归档保存。
　　再次，必须保证所有接收的档案内容完整、材料齐全，任何单位不得以各种名义和理由，扣留档案材料，也不可以采用分批的方法对档案进行转出。档案管理人员在对档案材料进行验收时，若是发现材料有缺失的情况，应索取相关的证明文件，以此来确保材料的完整性。
　　最后，应改变档案材料的收集保存方式，从被动接收，转变为主动收集，可以通过创建新型的存档模式，解决人档分离的问题，就业人员档案材料的收集与整理工作，可由用人单位代为完成，并在制作成正式的材料后，送交就业服务中心，由就业服务中心的档案管理部门，按照国家的有关规定要求，对档案材料进行审核，确认符合要求后，进行归档保存。
　　此外，随着我国人事制度改革进程的不断深化，就业人员的流动将会变得越来越频繁，因此，就业服务中心，应当对档案的转递手续加以规范，并将之作为档案管理的重点工作来抓，从而确保就业人员的档案能够顺利转递。
　　三、拓展人事档案管理方式为档案管理开辟新路径
　　近年来，随着人事派遣制度在我国一些城市的推行，对就业服务中心人事档案管理工作提出了全新的要求。在該制度下，就业服务部门成为员工的法定雇主，并全权负责派遣员工的人事管理工作，而用工单位则与就业服务部门签订人事租赁合同，这样劳动关系发生转移，由此大幅度提升了人力资源的配置和使用效率，也给就业人员提供了更多的就业机会。在人事派遣制度下，人事与劳动关系的一体化管理格局被打破，就业服务机构成为了人员的管理部门，而用人单位则只负责对人才的使用。同时，人才资源实现了高度共享，用人单位可以按照自己的需要对人才进行选择，避免了人才选用不当给企业带来的影响和损失。此外，原有的编制限额随之突破，进一步满足了各单位的用人需求。如一些定员定编的单位，可通过人事派遣的方式增加编外员工，这样无需扩大编制，也能解决单位对人才的需求问题。就业服务部门在人事派遣制度中是就业人员的雇主，他们的角色发生了转变，被派遣人员的人事档案成为档案管理工作的重点内容，为对被派遣人员有更加全面的了解，档案管理部门需要定期对相关人员的档案内容加以完善，如工作情况、业绩情况、培训考核结果等等。当派遣人员的合同到期之后，如果不再续签，其人事关系仍由就业服务部门代理。
　　四、结论
　　综上所述，就业服务中心在开展档案管理工作时，应当抓住工作的重点环节，将主要精力放在为相关人员提供就业服务上，最大限度地发挥出档案的利用价值，解决人员就业问题，维护社会稳定。
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