新成立企业文件材料归档完整性保障

　　【摘要】文件材料归档完整是企业一项非常重要的工作，但受种种因素的影响，新成立企业不容易保证文件材料归档完整性。因此，企业宜在成立之初开展系列工作，建立各项制度，采取多种管理手段及措施，搭建归档完整性保障平台，确保企业档案的齐全、完整、安全。
　　【关键词】新成立企业；文件材料；归档；完整性保障
　　文件材料归档完整既是国家相关管理部门的要求，也是对股东员工利益的保障；重要文档的缺失，甚至可能导致企业受相应处罚。企业在生产经营、科技研发、突发事件处理等活动中产生大量文件材料，这其中部分文件材料因产生的不确定性，给文件材料的收集带来困难，从而导致档案归档不齐全完整，为企业的合法合规性经营埋下隐患。对于一个新成立的企业而言，其文件材料齐全完整归档常常会受到以下挑战：企业从筹建阶段向运营阶段过渡，机构变动导致筹建档案及企业成立前期档案易丢失；企业成立初期，未及时确定企业的归档范围，归档实施缺乏依据，易造成归档不全；企业文档部门与其它部门联系不足，难以掌握归档变化信息；随企业业务扩展，分企业及外地项目的档案管理缺乏相应制度，文件材料的归档工作不能规范开展等等。
　　一、搭建归档完整性保障平台
　　为解决上述问题，企业宜在成立初期开展系列工作，搭建归档完整性保障平台，确保企业档案的齐全、完整、安全。这些工作包括：
　　（一）编制企业第一版归档范围。文档部门应将编制第一版归档范围清单作为首要任务，及早深入企业各业务部门，了解各部门业务范畴及业务流程，梳理各部门产生文件材料的状况，与各业务部门共同完成企业第一版的归档范围清单的编制。
　　（二）收集的企业筹建档案及成立档案。企业筹建及成立初期具有机构不稳定、人员流动性大的特点，导致企业筹建档案及成立档案易散失。文档管理部门应在第一时间查找线索，组织筹建档案及成立档案的归档入库，保证了筹建档案及成立档案的完整。
　　（三）及早建立并实施重大项目文档部门参加制度。文档部门应推动将重大项目文档部门参加制度写入企业的政策中，规范重大项目的文档管理；文档部门应主动联系企业科研部门、生产部门、经营部门，参加重大项目开工会、产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收、合同结算支付等活动相关环节，负責检查应归档文件的完整性和系统性。
　　（四）建立并实施归档协调人制度。文档部门应组织推动各部门设立部门归档协调人，负责本部门反馈部门归档范围变化情况，协调部门文件材料收集、组卷、归档及移交，负责本部门归档信息反馈。
　　（五）适时开展异地项目归档研究。企业发展到一定阶段，很可能会在异地设立分企业、项目部，地域的变化性及多样性，给归档工作带来困难，对归档完整性产生威胁。针对这种情况，企业应开展异地项目归档研究，对哪些文件材料具有归档价值、异地产生的文件材料采用什么方式在什么时间归档等问题进行探讨，建立异地档案归档制度，建立异地文档库，为异地项目文档管理的深入开展奠定基础。
　　（六）建立企业特色档案管理制度。企业特色档案是企业在生产、经营、科研等各项活动中形成的最具本企业特色，最能反映企业在一段时间内各项活动特点，因此，这类档案具有很强的独特性，是企业利用价值较高的档案。企业应建立企业特色档案管理制度，注重典型事例档案、微观活动档案的收集，例如建立并实施新闻资料收集归档制度，建立并实施荣誉类实物档案收集归档制度等。通过这些工作对特色档案的归档进行规范，实现对特色档案的精细化管理。
　　二、加强归档工作的管理手段和措施
　　经过上述制度建设及平台搭建工作，企业的归档完整性保障体系已初步建立；在这个体系的基础上，还需通过多种管理手段及措施，进一步确保归档完整性。
　　（一）归档清单的跟踪与维护。企业应对归档清单进行实时跟踪与动态维护、年度审查与定期维护两种方式对归档清单进行管理。设定专门的文档人员跟踪企业重要信息，在企业的机构、业务发生重大变化时，及时对归档范围进行梳理，对归档清单进行维护；每年制定归档计划及实施归档计划时，在全方位的信息收集后，对各部门的归档清单进行总梳理，确保清单的完整准确。
　　（二）归档计划制定时全方位信息收集。企业可在每年年初发布归档计划，各部门按归档计划规定的时间和内容完成归档工作。若归档计划制定得不科学，归档实施时，往往发现或是归档计划所列的文件，业务部门说实际未产生；或是业务部门重大项目、重大事件未在归档计划中体现。为保证归档计划的科学性，制定归档计划时，应进行全方位的信息收集。1。查看各部门上一年度的归档计划。通常而言，各部门的主要业务在一段时期内会比较稳定，其一段时间内产生的文件材料也会比较相近，因此，可以将上一年度的归档计划作为基础编制下一年度的归档计划。2。查看企业归档范围，将上一年度归档计划中缺少的项补充到归档计划中。3。查看上一年度归档实际情况，是否有遗留到本年度归档的文件，是否有新增的归档点，根据情况对本年度的归档计划进行更新。4。查看各部门上一年年初编制的工作计划及年底编制的工作总结。通过部门的年度工作计划及工作总结，可以充分了解部门全年完成的工作任务，有助于文档人员推断该部门此年度产生了哪些文件材料，从而更新本年度的归档计划。5。查看企业大事记及企业主页上的新闻，可了解各部门上一年度的重大事件，据此判断其产生了哪些文件材料。6。查看各部门上一年度新编写或修改的业务规范中提到的实施业务产生的各种记录，将这些记录列入本年度归档计划及文件材料归档范围中。7。查看外部机构及企业内控部门对各部门监查中发现的归档工作中的缺陷，梳理归档计划中是否需要增加相应条目。文档部门确定了归档计划初稿后，将归档计划发各部门审核，经过沟通确认后，正式发布归档计划。
　　（三）实时归档与年度归档相结合。对常规文件材料，通过制定归档计划实施年度归档，基本上能保证归档的完整性与系统性；但对于一些突发事件及一些实物、照片，如果不在文件材料产生的第一时间进行控制，文件材料很有可能随时间推移湮灭或丢失，对于这类文件材料，宜实时进行归档。文档部门通过查看企业要闻、每月大事记、总经理部会议纪要，掌握企业动态，对文件材料及时组织归档。
　　（四）项目登记与跟踪。文档部门与企业经营部门、科研部门、生产部门合作，获取各部门项目开展情况，对项目进行登记与跟踪，开展项目阶段性归档或完结归档。
　　三、结语
　　通过采取上述措施，可确保各类型文件材料归档的完整性与系统性；文档人员能更好地了解和掌握企业的重要信息，提高自身的业务素质，从而使文档工作更好地服务于企业的生产与经营；与各部门进行沟通合作，获得各部门的理解，各部门主动归档的意识也将得到提高。