档案安全保障指标体系建设初探

　　【摘要】为了提高档案管理的安全性，需要及时针对档案管理现状来构建合理有效的档案安全保障体系，大力推进档案安全保障指标体系建设，认真遵循档案管理的原则，同时根据档案安全管理保障体系的层次划分来提出有效的保障指标测评换算与使用方法，以此方式积极促进档案安全管理工作的顺利进行。接下来本文将对档案安全保障指标体系建设作出具体探讨。
　　【关键词】档案安全管理；指标体系建设；分析
　　为了确保档案管理工作有序进行，需要及时构建科学有效的档案安全保障指标体系，并认真分析实际测评的主要方法，明确档案安全保障体系评估与档案安全管理工作之间的关系，注重强调在档案安全保障体系评估的过程中必须充分考虑有关的控制要素以及分层分项控制等等因素。积极强化档案安全、环境安全与档案信息安全，自觉遵循档案安全保障体系建设的基本原则，从而在提高人员专业水平基础上有效推动档案安全保障指标体系建设的更好发展。
　　一、档案安全保障体系建设中应该遵循的原则
　　（一）科学性原则。在信息时代下构建電子档案信息安全指标体系的主要目的是真实反映事物本质，着重反映电子档案信息安全状况的主要因素，自觉遵循科学性的基本原则，确保获得的信息具有客观性和可靠性的特点。只有这样做，评价的结果才有效，在此过程中还要保证指标体系符合国家有关信息系统安全法规。
　　（二）系统性原则。在建立档案安全保障指标体系的过程中，要从系统角度出发，同时还要认真分析档案安全管理的各个环节以及各个要素之间的关系，及时形成一个有实际意义、可操作性强的标准体系。另外还要充分考虑现有标准的制定与原有标准的连续性和匀补性，每项技术与其具体实际内容相符，只有这样方可有效的维护档案安全保障在安全管理过程中的一致性。
　　（三）动态与稳定相结合的原则。保证指标体系内容不变动，并在一定时间内保持稳定，从而充分体现指标体系评价工作的可比性与可操作性。在社会不断发展的前提下，档案安全保障指标体系内容也要进行相应的变动。
　　二、档案安全保障指标体系建设主要内容概述
　　指标体系分为三个层次，将其按照从上到下的顺序排列依次是：目标层、中观层和微观层，由下向上层层递进。目标层是档案安全保障指标体系建设的核心要素，包括了环境因素、技术因素以及管理因素；中观层涉及的主要因素比较多，比如：工作环境、设备环境、规章制度、管理规范、工作流程、业务技能、网络技术、保护技术等；微观层包括了档案整理、保管水平、灭菌处理、档案入库等多项内容。
　　三、指标体系测评与换算
　　从可操作性的角度出发，指标体系实际测评数值换算方法是：每项分值均为2分，共计72个指标项144分，指标项要求的程度为：劣，差，中，良，优这五个层次，其分值对应为：2分，1。5分，1分，0。5分，0分，每个层次相差0。5分。在测评过程中采用分级汇总的方法可以掌握被测评对象整体安全情况。目标层为一级指标，中观层为二级指标，微观层为三级指标，在指标评价的过程中需要找到与级别层影响最大的子要素，从而找到影响档案安全的主要因素。
　　四、档案安全保障体系与档案风险评估的对应关系
　　构建档案安全保障指标体系的主要作用是，为档案安全风险评估工作打下稳定基础，档案安全保障体系实际评估结果中的优、良、中、差、劣这五个层次分别对应档案安全风险评估中的安全、比较安全、临界状态、比较危险、异常危险这五个等级，同时在评估档案安全保障体系的过程中还需要考虑这几点：
　　（一）原有基础的差异性。科学评估档案馆，由于档案安全保障体系指标评估结果与档案分类标准有关，因此档案安全评估过程中需要考虑到原有基础的差异性，根据实际情况，采用不同标准分类处理的方式来进行评估，使档案安全评估工作的公正性与有效性得到充分发挥，制定具有一定针对性的档案安全风险评估机制，及时发现安全隐患，大大提升档案信息的安全性。
　　（二）明确控制性要素。为了保证档案安全保障指标体系测评工作的顺利进行，确保操作与换算工作的有序性、72个指标赋值都是相同的。在此过程中需要认识到，各个指标在整个指标体系中的影响程度是不同的，比如环境指标、技术指标都在整个指标体系中占据了关键位置，成为整个指标体系的主要控制因素。
　　（三）分层次控制。在换算过程中主要采用的是，底层等值加总的方式得到换算评估总分，最终以总分高低来判定档案安全保障指标的危险程度，因此在评估过程中一旦有一个方面出现问题就会对整个测评结果造成影响。因此在实际测评过程中必须积极采用分层计分的方式进行，当其中一个层次有20的指标项处于差时，被测评的档案就处于非常危险的状态。
　　五、结束语
　　在档案安全保障指标体系建设过程中需要认识到，这不仅是一个理论性的问题，还是一个要积极强化的实践过程，积极探索档案安全保障新思路，构建一整套完善的档案安全风险评估指标体系，以此方式为档案安全保障能力提供支撑。
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