数字化时代下档案信息资源的开发与利用分析

　　【摘要】21世纪是信息化的社会，各个领域的发展都离不开信息技术的应用。在数字化时代，档案工作面临着新的考验和要求，如何有效地推进档案信息资源的开发与利用是每一个档案工作人员需要思考的重要问题。本文阐述了档案信息资源开发的意义，结合对档案信息资源利用现状的分析，提出几点在数字化时代下开发利用档案信息资源的有效策略。
　　【关键词】开发利用；档案工作；信息化；数字化
　　在数字化时代的背景下，档案信息资源的开发和利用能够有效的促进社会的经济建设和发展，随着时代的变革，我国的档案服务职能不再是行政服务，而是社会服务，档案信息资源已经成为一种社会共享信息资源，目前在我国的档案工作中，仍然存在不少问题。基于此情况，我们应该正确认识档案信息资源开发的意义，重视档案管理信息化的应用，对在档案工作中出现的问题深入研究分析，积极探寻有效的解决策略，推进档案信息资源的开发与利用。
　　一、档案信息资源开发的意义
　　科学的开发档案信息资源能够通过信息化技术加工、整理档案信息。可以从档案信息中提取出顺应社会发展需要的、有价值的信息和知识，更好的服务于信息的利用者，数字化时代下的档案信息资源能够把静态信息转变为动态信息，提高信息的利用率，发挥出档案资源的作用，提高相关管理人员和部门的工作效率和质量，开发档案信息资源的作用具体体现在以下几点。
　　（一）缓解工作压力，提高工作效率
　　运用信息化技术开发利用档案信息资源，能够减轻档案管理的工作强度，在传统档案管理中，管理人员往往都是通过人工进行档案的收集和管理，工作内容繁杂，工作压力大，在工作的过程中，投入了大量的时间和精力，工作的效果却差强人意。引入信息技术管理之后，能够自动化、信息化、实时化、网络化的管理档案信息，信息数据在录入之后，能够在以后的工作中直接使用，达到了档案数据的共享，减轻了管理人员的工作压力，从而提高了工作效率〔1〕。
　　（二）查询信息便捷
　　在以往的档案管理中，对信息的查询和提取只能通过传统的查询方式，管理人员要在目录里面找到所需要的档案信息的编号，然后根据记录的内容到档案库里面去提取档案，在当中寻找需要的信息。实行信息化的管理之后，管理人员能够从网络设备上查询信息，在查询过程中输入需求信息的关键字，就会显示出所有符合需要的信息，促进了档案信息的利用率，让档案信息资源能够更好的服务于信息的利用者。
　　（三）完善了档案信息的查阅、借阅流程
　　在之前的档案管理工作中，由于对档案的管理都是通过人力管理，导致经常有借阅逾期不还、查阅费时费力的情况出现。在实现信息化管理之后，档案信息的查阅可以通过计算机直接查阅关键信息，操作速度快，对于借阅即将逾期的资料能够自动化生成需催还的记录，提醒借阅者按时归还，信息化管理的应用完善了档案信息的查阅、借阅流程。
　　二、档案信息资源的利用现状
　　我国的档案信息资源非常丰富，虽然随着时代的发展，人们逐渐认识到档案信息资源的意义和价值，但是在实际的工作中，档案信息的利率用没有得到充分发挥〔2〕。档案现代化管理落后是目前存在的重要问题，在实际的档案信息管理工作中，仍有许多工作人员使用传统的档案管理模式，许多档案馆仍旧需要人们主动到档案室才能查阅信息，且没有做到足够的宣传工作，工作人员虽然做好了对档案的整理、管理、看护等相关工作，却没有正确的认识档案信息資源的利用，因此没有重视档案信息资源的利用，导致很多档案都在档案室里束之高阁，没有发挥出这些档案资源的价值和作用。同时档案管理编研工作形式化、表面化，其工作效率和质量无法满足档案信息资源的开发与利用需求，致使广大人民无法及时了解馆藏的情况，不确定馆藏中是否有自身可用的档案资源，降低了档案信息资源的利用率。没有落实信息化的现代管理模式，导致在档案的工作过程中不能实现网络化、信息化的管理，降低了档案管理的工作质量。
　　三、开发利用档案信息资源的有效策略
　　（一）加强对工作人员的培养
　　在信息化的背景下，档案信息的管理面临着新的考验，想要有效的开发利用档案信息资源，首先就要提高档案人员的素质。在当今的档案管理工作中，需要工作人员具有专业的知识和顺应时代发展的管理能力。档案工作人员要在掌握档案管理的专业知识的同时掌握档案信息管理所需要的信息技术。因此档案馆及相关部门要定期对档案工作人员进行培训，在培训会上讲解新的管理模式和管理手段，传授相关思想观念和工作理念，帮助工作人员更新工作观念，保证工作人员能够及时学习符合国家对档案管理相关方面的政策和方针，做到与时俱进，确保每一位档案工作人员都具备专业的知识和信息技术，提高档案工作人员的素质，为档案信息资源的开发和利用提供必要的前提条件。
　　（二）转变管理理念，正确认识档案信息化管理
　　档案工作人员要转变管理理念，明确推进档案信息化管理的意义和作用，只有正确认识档案信息化管理，工作人员才能在工作中重视对信息化管理的应用。工作人员要认识到他们的工作职责不仅仅是对档案的采集、管理和保存，同时也要提高档案信息资源的利用率，推进档案信息资源的开发，用最快最高的工作效率服务档案利用者。在工作过程中，要把档案的利用率当作是衡量自身工作效果的重要指标，积极学习科学合理的管理技术和管理手段，与各个部门紧密合作，落实并推进档案信息化的利用与开发【3】。
　　（三）完善档案工作人员的结构
　　对于档案工作中工作人员对信息技术陌生的现象，档案部门需要及时引进高科技人员，高科技人员的引入能够带来先进的计算机管理技术和专业知识，加速推进档案的信息化管理。同时，新职员的先进思想和开放性思想能够带动档案管理工作中的落后观念和思想，通过高科技人员对档案工作者的培训，加强档案工作人员的整体水平和素质，完善档案工作人员的结构，促进信息化管理的应用。
　　（四）丰富和充实馆藏内容，推进馆藏档案的网络化发展
　　充沛的馆藏内容能够为档案信息资源的开发利用提供坚实的物质基础。一直以来，档案工作人员对档案的采集、整理、保管等工作，都是在加强档案信息资源开发利用的物质基础。工作人员在充实馆藏的工作过程中，要结合档案信息资源的连贯性和系统性，拓展征集范围，不再只局限于对党政府机关资源的征集，将征集范围拓展到社会各界。例如，在征集某个地区的档案资源的时候，要将能够反映出该地科学研究成果、经济建设状况、历史文化特色等方面的档案同时征集，这样才能客观全面的丰富馆藏。在馆藏的工作上，要规范档案管理编研工作，推进馆藏档案的网络化发展，及时将已经完结的数字化档案信息资源通过信息技术上传到网络中，让利用者能够通过网络，利用所需要的档案信息资源，提高档案信息资源的利用率。
　　四、结束语
　　综上所述，目前档案信息资源的开发和利用在数字化时代还存着很多问题，随着科技的飞速发展，档案信息资源的开发利用还会面临更多的考验和问题。想要有效的推进档案信息资源的开发利用，档案部门要引进高科技人才，提高档案工作人员的专业性和高效性，更新观念，紧跟时代的发展脚步，积极落实档案的信息化管理，丰富馆藏内容，推进档案信息资源的开发利用，加速档案工作的发展。
　　【参考文献】
　　〔1〕焦丽燕。档案信息数字化与档案信息资源开发利用〔J〕。企业文化（中旬刊），2018（3）：240。
　　〔2〕施和俊，徐葳。数字化档案信息资源的开发与利用〔J〕。长江丛刊，2018（14）：156。
　　〔3〕曹玉娥。试论档案信息数字化与档案信息资源开发利用〔J〕。办公室业务，2017（1）：36。