办公自动化环境下文书档案管理的思考

　　【摘要】文书档案管理对实现办公自动化具有重要的的意义。当前在文书档案系统的建设与管理过程中存在着一些问题，并对办公自动化环境下文书档案管理工作的提出建议。
　　【关键词】办公自动化；文书档案；管理
　　随着我国经济的快速发展，网络信息的繁荣，办公系统逐渐实现了自动化，对此，文书管理工作迎来了管理的变革，促进文书档案管理的发展，对推动学校管理有着重要的帮助作用。
　　一、文书档案管理实现办公自动化的意义
　　文书档案管理工作实现办公自动化是科技发展为文书管理工作作出的一项重要贡献。文书档案实现办公自动化有着重要的作用：一是促进了档案管理工作更加集中、有序。文书档案管理的自动化是档案管理工作的巨大变革，揭开了档案管理工作改革的序幕，办公自动化推动了文件与档案的一体化管理，推动管理工作的有序开展。二是提高了信息检索的效率。办公自动化推动了文书档案管理的自动化，信息检索的效率极大地提高，也推动了文件拟写、签发、著录、发布等环节办公效率的提高。这使得办公人员只要点击归档一键即可实现文件系统到档案系统的归档工作。三是延长了文件储存时间。纸质化的档案随着时间的推移，容易破损丢失，而办公自动化环境下生成的数字化资料存储在硬盘等工具内，储存时间更久，保密性更强。四是实现资源的共享。办公自动化环境下的文书档案管理，可以最大限度的进行资料的查阅工作，将各部门及个人所需的文件通过加密的形式发送至其邮箱，方便查阅办公，也极大地减轻了工作量，处理速度快、信息传递范围广，实现资源的共享。
　　二、办公自动化环境下文书档案管理存在的问题
　　（一）文书档案制度建设相对滞后，不能及时适应办公的自动化。现阶段，文书档案实现办公自动化管理时间还比较短，相应的管理制度还不够完善，文书档案管理制度还存在着很多的缺失，管理存在着很多漏洞，使得文书档案的管理工作不能适应办公自动化，造成文书档案管理质量迟迟不能提高，影响文书档案管理的安全性，降低文书档案管理质量。
　　（二）文书档案管理人员专业技术有待提升。办公自动化推动了文書管理的自动化，但相应的人员素质还没能跟随脚步及时提升，缺乏文书档案管理自动化工作的管理经验，部分工作人员对技术不够了解，造成一些功能被忽略，一些先进的功能不会使用，由此导致管理中存在各种问题，从而导致我国文书档案管理工作发展滞缓。
　　（三）档案安全管理技术措施滞后。办公自动化环境下的档案管理工作，学校文书档案的传输都是依靠网络来实现的，这就导致在办公自动化环境下文书档案管理工作的安全管理技术出现漏洞，还存在着一定的缺失，档案安全管理技术滞后，给文书档案的安全工作带来了极大的考验。
　　（四）文书档案管理过程中在推广先进技术的同时，也发现出现了一些不安全事件。文书档案在管理过程中出现泄露事件后，没有相应的补救措施，造成了重大影响，给文书档案的安全工作带来了挑战，对文书档案管理工作产生了重要的影响。
　　三、办公自动化环境下文书档案管理工作的建议
　　（一）将文书档案管理系统纳入办公自动化系统中来。办公系统实现自动化的同时，要做好文书档案管理系统的建设工作，并将其纳入办公自动化系统中，以此来真正实现办公系统的自动化。在这个过程中，档案管理部门要参与到办公自动化系统中来，避免办公自动化系统设计的功能与文书档案管理系统不能完全衔接，在这个过程中要与系统开发设计人员做好提前沟通，加强办公自动化系统与文书档案管理系统的连接，让文书档案管理系统真正成为办公自动化系统的一部分。同时，自动化办公系统设计时也要预先做好文书档案管理系统后期文件规定的管理问题，从而发挥自动化办公系统对文书档案管理的支持，以此来提高文件传递的安全、准确、可靠。
　　（二）提高文书档案管理人员的综合素质。在自动化的办公环境下，企业要想做好文书档案管理工作，离不开一支懂技术、效率高的文书档案管理队伍。针对当前文书档案管理队伍素质低的问题。应该做到：一是做好文书档案管理队伍人员的培训工作，通过邀请具有相关经验的成熟人员为其做培训，让文书档案管理人员更好地认识到自己工作的重要性，并进行文书档案管理工作的学习。二是建立文书档案管理岗位考核制度，通过奖惩的方式以此来激发文书档案管理岗位人员的积极性，推动岗位人员努力学习、认真工作。三是企业要加强交流，定期组织相关单位的文书档案管理人员召开座谈会，进行业务交流，丰富管理人员的管理经验，交流管理中存在的问题，分享解决的办法，拓宽员工的视野，推动文书管理工作的前进。
　　（三）确保文书档案电子文件的安全。办公自动化环境下的文书档案管理工作面临的一个重要的问题就是电子化办公的文件安全问题。随着网络技术的迅速发展，网络信息黑客、网络病毒等的出现给文书管理工作带来了严峻的考验。同时，电子文件在运行过程中也会产生数据丢失，造成档案保存的缺失。对此，我们应该做到：一是建立安全防范体系，档案保密部门、档案管理人员和其他相关部门共同组建档案安全防范体系，对文书档案信息实施整体的安全防护工作。二是采用先进的安全管理技术保障安全，通过防火墙技术、计算机病毒防范技术等来保障文书档案的安全，避免文件遭到攻击，保障电子文件的安全。三是在档案工作中要重视信息安全工作，在实际工作中要加强信息安全的检查，落实安全工作责任制，让保护文书档案信息安全意识根植于相关人员心中。
　　【参考文献】
　　〔1〕陈永俭。办公自动化环境下的文书档案管理解析〔J〕。管理方略，2015（2）。
　　〔2〕严文枝。基于办公自动化环境下文书档案管理的思考〔J〕。工作指导，2017（12）。
　　〔3〕杜建民。浅谈办公自动化环境下的文书档案管理的特点和建议〔J〕。科研管理，2014（9）。