设备仪器档案科学化管理的重大意义

　　【摘要】有效加强医院设备仪器档案管理，可以真实完整地记录设备仪器从申请购置、使用到报废处理的整个过程，使其在医疗诊断和治疗工作中发挥出最大的作用，起到诊断数据检测的准确性和有效性的作用，促进临床各项工作的发展。
　　【关键词】医疗仪器；设备；档案；管理
　　医疗设备仪器的实力已成为反映一个医院医疗水平的重要条件之一，是一个医院生存和发展建设的基础条件，也是一个医院开展新业务、新技术的重要保障。然而，如何使医疗仪器长期保持良好的正常工作状态，如何提高设备的使用效率，如何降低设备故障率，延长设备仪器的使用寿命，是每个医院管理者管理医院的必备条件。
　　医疗设备仪器档案是一个医院所有的医疗设备仪器在申购、使用、报废过程中形成的，具有保存利用价值的各种载体材料，它包括形成的文字、图纸、照片等等。它对临床医生出具的诊断报告、医疗治疗的准确与否具有重要的影响。医疗设备仪器档案属于医院科技档案管理的范畴，是医院档案管理的重要组成部分之一。因而，在三级甲等医院评审标准中就有对医疗设备仪器档案的管理要求，并作出了具体的规定和要求。现针对我院医疗设备仪器档案管理的经验和问题，提出个人的见解。
　　一、我院医疗设备档案管理中存在的主要问题
　　（一）管理制度形同虚设。根据医院管理要求，我院制定了设备仪器档案管理的办法，对归档范围和归档内容做了详细的要求，但由于部分科室对档案仪器管理工作认识不足，导致设备仪器在使用过程中形成的、应该归档的资料没有收集完整，更没有按照要求进行归档，从而使制度的执行不到位，制度形同虚设。
　　（二）缺乏对档案管理的监督。由于部分科室没有意识到建档管理的重要性，在档案管理工作中存在着消极的被动情绪，缺乏对档案管理进行监督。这使得仪器设备难以发挥应有的作用。
　　（三）科室之间缺乏组织协调性。设备档案的收集保管需要各科室之间共同协调完成，如果各科室之间不互相配合工作，各自为阵，单靠档案管理部门和仪器设备管理部门提出要求，就会制约医院的医疗设备仪器档案管理工作。
　　（四）兼职档案管理人员缺乏管理相关知识和责任意识。在设备的使用过程中，部分的科室虽有兼职档案员，但缺少规范的奖惩激励机制，档案人员由于缺乏档案管理知识，设备使用中人员流动频繁，部分设备使用人员辞职或者调离岗位，造成部分设备仪器在使用、维修中形成的归档资料未及时收集、整理和归档，甚至有价值的资料遗失，导致大量有归档价值的档案资料没有得到归档管理。
　　二、建立完善档案管理制度并贯彻落实
　　（一）建立完善档案管理制度，实施奖惩机制。只有充分调动起职工的积极性、主动性，使他们在实现组织目标的同时实现自身的需要。设备仪器档案管理往往采用一个部门主抓、多部门协助配合的方式，笔者认为需要在单位职工中大力宣贯档案工作的重要性、设备仪器档案知识及其意义，使设备档案管理知识制度深入每一个科室职工心中。医院设备科设立专职的设备档案管理员岗位，负责从设备的申购、验收、使用、维修、报废资料管理，各科室设立兼职的设备档案管理员，具体负责本科室设备仪器资料的收集管理。且在兼职设备档案管理人员调离本工作岗位时，落实档案接收人员交接工作，避免资料收集出现空档。并根据医院要求每年定期将科室及设备科收集的设备档案按时移交到医院档案科，进行统一管理，避免资料流失。这就要求临床各科室和设备科密切配合，互相沟通使得设备仪器档案资料收集完整、全面。
　　（二）需要明确设备档案的归档范围。现在三级甲等医院所有设备仪器均列入国家强制检定范围并直接用于临床各科室的诊断、医疗卫生、行政监测等方面。医院应该制定明确的设备档案的归档范围，保管期限。
　　（三）应该建立设备仪器管理台账。由医院设备科设备档案管理人员建立完整的仪器设备台账。设备仪器台账主要包括以下内容：设备的名称型号、设备使用科室申购表、招标采购资料、采购合同（合同应该包括保修年限）、随机附带的使用说明资料、产品合格证、开箱验收记录、设备仪器使用及维护维修检修记录，设备检测报告等资料。这样，设备一旦发现问题由设备科负责及时联系供货商进行处理，或者由使用的科室及时联系厂商及时处置问题。
　　三、科学管理设备仪器档案的重大意义
　　科学地管理设备仪器档案对最大限度发挥医院设备仪器的作用，延长设备仪器的使用年限具有重大的意义。还能帮助设备仪器档案查阅人员通过档案尽快掌握设备仪器的性能和各种参数要求，以便提高设备的工作效率。
　　设备仪器档案的科学管理，能直接提供仪器设备档案的各种信息，如选择型号、使用情况、维修保养时间次数、报废原因记录，能为医院重新购买新的设备仪器提供参考依据。
　　总之，加强设备仪器档案的管理，建立健全完善的设备仪器档案管理制度，严格落实各项制度，使设备仪器在使用、维护中的技术资料及时得到收集、整理、归档，不但能够充分发挥医院设备科对购置使用设备仪器的动态管理跟踪作用，还能为综合评价设备仪器的技术性能，提高设备使用率，提高经济收入提供科学有效的依据，确保医院持续稳定发展。
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