用好心智图做时间的主人

　　时间管理学：时间不在长短，在于有效率运用
　　用好心智图，做时间的主人
　　处于瞬息万变的信息时代，掌握时间即掌握宝贵资产，尤其是职场新鲜人，又要学习新知、又要完成份内工作，不时还得应付上头的临时交办事项，往往忙了一整天不知道在忙什么，或是下班前发现最重要的事没有做，怎么搞的，时间被谁偷走了？
　　没有人可以偷走你的时间！心智图法（MindMapping）专家、台湾博赞中心总经理孙易新说，每个人拥有的时间都一样，时间无法管理，要管理的是自己！一语道破时间管理的关键本质。
　　TIME4要点：目标、计划、管理、执行
　　孙易新利用英特尔对员工的TIME4个要求分析时间运用的重点，亦即工作流程的目标（target）、计划（instruction）、管理（management）及执行（execution）4个环节。
　　孙易新常看到社会新鲜人，因为沟通不良或是缺乏沟通，以至于虽然花时间求表现，却屡屡事倍功半，工作目标是什么，应该多沟通、再确认。如果一开始目标就不明确，便无法根据目标订出有效而周详的计划，工作进程未能有效落实到每月、每周、每天。
　　孙易新表示，计划订得太概略、粗糙，执行时会无所适从，但如果规划得太细琐，也是无谓的浪费时间，原则是到可执行的程度。
　　订出计划后，还必须做好管理。首要是准时，规划好的工作，如果没办法准时开工、完工，不仅延误到该项工作，亦可能造成他项工作的连锁反应。孙易新个人的要诀则是将完成时间订得比期限（deadline）早一点，预留时间以应不时的变化或修改。
　　相反地，如果工作有衔接性，前端作业尚未完成，自己却开始做后面的工作，最后可能因为衔接不上而必须修改，徒然浪费时间，所以团队沟通也很重要。
　　孙易新并提醒养成物归原处的习惯，管理好自己的桌面及档案柜，小小动作却带来不小效益，如果老是在找立可白、双面胶，不是很浪费时间吗？
　　最后，孙易新认为执行要讲究方法，不只是照表操课。管理是一个滚动的模式，不论在工作的规划或执行阶段，每一个阶段都可以运用这4项要点，他并建议，运用心智图法设定目标、订立工作计划，并协助执行更有效率。
　　找出心的时间地图树状呈现一目了然
　　心智图法是由英国心理学家东尼博赞（TonyBuzan）于1970年代发明，以画出实体的心智图（MindMap）方式，运用图像帮助思考，除了展现关连性及分类、分析等意涵，也可应用于企画、创造、学习或记忆，目前香港的小学中国语文科已指定心智图法为教学的思考引导模式。
　　孙易新表示，心智图以树状结构为主、网状脉络为辅，建构分类与阶层化的思考，可做到一页掌握全貌（onepagecontrol）。
　　孙易新以规划自己的一周行事历为例，先设定中心点为某年第几周，接着往4方扩散画出会议、教学、休闲、课程规划等大类别，在每个类别尽可能写出相关的事项，譬如会议这条线延伸出去有例行性业务会议、教学会议，教学则可能有创新的课、问题分析的课，课程规划则延伸出不同班别的课程规划内容，休闲活动也许是去健身房做运动，要诀是先不管时间的次序，写出每件事的关键字即可。
　　列出所有事项后，才开始考虑时间的因素。已排定的行程先列入行事历（如outlook），再思考未排定的事情如何安排至剩余的时间。
　　相较于条列式的方法，依照星期一、星期二的时间次序构想，容易产生心理压力，以致思路受阻，孙易新认为心智图法最大的好处即是符合大脑分散式、跳跃式思考的习惯，较不会有所遗漏，又有系统化的效果。
　　由于心智图是图像化的图，使用者还可以画插图、设计图示，用以标示事情的类别或重要性。例如区分所谓的必须做（mustdo）及可以做（nicetodo）的工作，如此，当临时有其他工作插入时，看看当天的工作表，哪些是必须做、哪些是可以做，在图示的标示下一目了然，易于调配时间。
　　孙易新提醒，一开始画心智图，可能会涂涂改改，甚至最后必须重画一张才比较清楚，但这都是自然的过程，他鼓励初学者手绘，藉着刺激手部的末端神经，还可收激发创意及增强记忆力之效。
　　4象限法规划优先级：删除不重要不急迫的事
　　画出心智图之后，孙易新建议接下来可运用美国知名管理学家柯维（StephenCovey）的4象限法来规划事情优先次序，也就是从重要且急迫的事项先做，然后依次是重要不急迫、急迫不重要的工作，至于不重要不急迫事项，就果断的删除吧。
　　孙易新更进一步结合运用不同价值的零碎时间，举例如下：
　　1。已排定的行程之中如有空档，是可预期、可安排的时段，可以事先规划用于处理重要且急迫的事情；
　　2。如果是随机、偶发出现的零碎时间，由于没有充分的心理准备，不适于下重要决定，为了避免仓卒之间犯下致命错误，最好将零碎时间用来处理急迫但不重要的事情；
　　3。重要但不急迫的事项，孙易新建议，必须另外安排一段完全不受干扰的时间专注处理。没有任何一段时间是不能产生价值的。孙易新以自己的经验举例说，当2003年亚洲地区SARS肆虐，导致企业内训暂停、招生业绩也陡然滑落，他却得以利用时间整理教学内容，并翻译心智图法相关书籍，时间不在于长或短，每一分、每一秒都要珍惜，在高效率时刻，做高效率的运用。他说。
　　或许有人每天睁开眼就一头栽进忙碌的行程，根本无暇规划，孙易新却认为规划是必须投资的时间成本，是花小时间创造大效益。
　　每天下班前5分钟，思考隔天的工作；每周五下班前10到15分钟，回顾一下月计划表，统整当周的工作进度，并思考下一周的工作，便可避免星期一早上当4、5个小时的无头苍蝇。
　　孙易新感叹，事情那么多，生命那么短。利用心智图时时盘点自己的工作，以周、月或年为单位定期规划，订出可行的完工日期，搭配适当的休息时间，才能工作得没有压力，又做出质量。
　　正如彼得杜拉克在《有效的经营者》中提到，效率是一种习惯，成为有效的经营者，首要练习：有效的管理时间！
　　避免干扰6诀窍
　　来自客户、老板或同事的干扰，是最常见消耗时间的隐形杀手，如何有效沟通而不受无谓打扰，以下是孙易新的建议：
　　需要与同事沟通时，站着谈或者主动到对方座位商谈，能有效缩短谈话时间。
　　同事要求帮忙，而自己无法分身，委婉说明，或请同事稍等，等自己忙完再协助。无论如何别勉为其难，懂得适时拒绝，以免误人误己。
　　需要沟通多个问题及程序时，先整理成email传给对方，预估对方处理时间后，以实时通讯（例如MSN）追踪事情进度，避免应酬话及聊天。
　　想结束通话，而对方欲罢不能时，拨电话给自己，铃声响起，告诉对方必须接另一通电话；或是预告自己手机快没电了，然后在自己说话时挂掉电话。
　　关掉手机及MSN，或至少将手机转静音，待处理完手边的事后，再一一回电。
　　如果可自由离开办公室，干脆离开办公室找个咖啡厅安静处理。
　　时间管理禁忌
　　1。早上进公司，才开始计划一天的工作。
　　2。东做做，西做做，每件事都做一半。
　　3。不懂抓大放小，被琐事绊住，或因苛求完美，浪费无谓时间。
　　4。桌面乱糟糟，找东西永远得翻箱倒柜。
　　5。不敢对人说不，结果都在为人作嫁。
　　6。不敢请求别人协助，致工作无法准时交付。
　　7。没有设定完成日期，致无限期延宕。
　　8。不敢做决定，事事请示，致工作永远无法结案。
　　9。事必躬亲，不放心授权给部属。
　　10。有些会议其实可以不必开，而以电话或email即可处理。
　　11。只工作，不休息，会让你更容易疲劳。