浅谈企业人事档案管理现状及管理思路

　　【摘要】人事档案管理为企业人力资源管理中的重要内容之一。从现实来看，不少企业人事档案管理工作存在不少问题，如领导档案观念薄弱，档案库房建设滞后，管理人员紧缺，档案材料内容记载不详，前后不一。同时，人事档案管理制度不完善，案卷质量较低，管理方式落后等。为此，笔者结合近年来的工作经验，就人事档案管理存在的上述问题进行分析，并提出一系列解决建议，以期充分发挥出人事档案资源的作用。
　　【关键词】人事档案；管理现状；解决对策
　　目前，人事档案在企业人事管理中是富有挑战性的一项工作。档案是与个人身份、学历、奖惩等相关的资料载体，就人力资源管理而言，档案与薪酬福利、社会劳动保障、组织关系等内容存在密切联系，不仅仅是人生轨迹的反映，而且也具有法律效力。在单位传统人事档案管理工作中需要消耗很多时间与精力在档案的统计、归纳、保管以及交接等工作上。因为档案数量庞杂，极易出现档案损坏与遗失等问题。随着大数据时代的到来，运用信息技术开展企业人事档案管理已成为重要趋势。企业内部人力资源管理中的科技含量越高，其管理的规范性与有效性也越好，进而能够更好地促进整个行业的快速发展。
　　一、当前企业人事档案管理存在的问题
　　（一）人事档案管理观念淡薄。这项工作属于一项默默无闻的工作，不易获得明显的成绩，也难以吸引人的目光。长期以来，单位很多领导与职工都对人事档案管理的认识有一定的误区，将这项工作简单地等同于抄抄写写、保管档案资料。档案管理的目的是为了应付外调、查档，只需保证档案不丢失、不泄密即可。大多安排人事部门或有关部门人员兼任。因此，部分单位领导对人事档案管理工作的重要性未引起重视，也未将其摆到重要议事日程上，从而使得这项工作长期处于被动应付状态，未充分发挥出应有的价值。
　　（二）人事档案管理工作规范性不足。目前很多企业在发展过程中人事档案管理规范性还比较欠缺，表现为以下两点：第一，部分人事档案管理部门并未配备有关信息设备，只能依靠人工一份份翻阅查找档案资料，效率低，也会耗费大量的人力和时间。第二，缺乏配套的硬件设施，由于很多企業缺乏档案意识，只用一间办公室作为档案管理室，缺少防火器材与相关安全设备。大多数档案属于纸质文件，一旦出现火灾将导致档案大量被损毁，也会对内部工作人员的人身安全造成威胁。
　　（三）档案管理队伍缺乏专业性。人事档案管理这项工作具有繁杂琐碎、连续性强等特点。这要求必须投入一定的人力物力才能确保档案管理的有效性。由于大部分人事档案的形成需要经过人事部门，因此，不少企业将人事档案管理工作安排给人事部门工作人员兼任。这在一定程度上有利于人事档案资料的收集，但存在不少的局限性。因为工作人员并非专业出身，缺乏档案资料收集意识，未及时督促其他档案形成部门按时移交相关文件资料，从而使得很多本应归档的文件材料不能及时归档，导致人事档案资料缺失。
　　（四）人事档案管理工作信息化程度有待提高。在信息时代，互联网已成为人们工作与生活中的一个重要助手。利用信息技术开展人事档案管理工作能大幅减少工作人员的工作量与工作压力，并能有效提高档案管理质量。但从调查结果发现，很多企业管理人员仍奉行传统的管理观念，习惯用人工进行档案管理工作，导致整体工作质量得不到提升。
　　二、提高企业人事档案管理水平的思路
　　（一）高度重视，提升人事档案管理的规范化水平。一套健全的管理制度是实现人事档案规范化管理的前提。实行规范化档案管理首先应对档案文件资料的搜集、整理工作进行规范，构建与之配套的健全管理制度。同时，制定专门的收集标准，确保管理工作更加规范化与合理化。为防止档案信息遗失，应对不同人事档案文件资料进行科学分类，对不同类型的档案采取集中管理的办法。此外，进一步健全《档案借阅制度》，保证人事档案管理的安全性。严格落实责任制，参照我国有关法律法规，对档案管理失职行为给予相应的严惩，以示警告。
　　（二）重视人事档案资料的收集、鉴定、整理管理，提升档案案卷质量。人事档案管理中最基础的工作就是档案的收集、鉴定与整理工作。为了更加全面地反映员工的个人情况，要求人事档案管理人员必须不断补充档案信息，使人事档案内容更加完整。档案人员要多与档案生成部门联系，督促其及时移交工作中所形成的资料，除了入党材料、第二学历材料、聘任表以外，还包括考核表、变岗表、奖励与处罚材料等。只有通过严格审核的材料才能归档，杜绝虚假材料混入。要将档案收集、鉴定、整理工作做得经常化，保证不拖延、不积压，实现档案内容与个人实际信息的同步。围绕《干部人事档案材料收集归档规定》中的要求对人事档案进行分类，然后进行装订。发现档案装具破损应尽快更换，在整理档案的时候要严格按照分类标准准确分类，并规范整理。这样才能为今后的档案查阅奠定基础。
　　（三）提高入职门槛，培养高水平的档案管理人员。就人事档案管理而言，它对企业发展有着重要的作用，因此，在企业管理中占有较为重要的地位。就某种层面来说，这项工作开展得好不好直接影响到企业的后续发展。为此，在企业管理中企业领导必须重视人事档案管理工作。企业要适当提高招聘条件，从高校、社会上选聘专业人才，优化档案队伍。同时，加强对在职档案人员的业务培训，组织其系统学习与人事档案相关的理论知识、政策法规，提升人事档案管理质量。另外，要加强对人事档案人员的思想教育，培养他们的职业道德素养。人事档案管理工作要求工作人员必须爱岗敬业、甘于奉献，有较强的责任意识。企业必须确保档案数量与人员名单一致，可对分管人事档案的人员做好记录，制作一份名单。对每年调出、调入人员档案数量进行详细的记录，通过统计分析，确保对人事档案数量了然于胸。这样才能在短时间内发现问题，及时核对分析，解决问题。
　　（四）加快人事档案管理信息化程度。随着信息技术的发展，企业人事档案管理也应与时俱进，加快信息化建设。人事档案管理并不简单，它包括很多服务项目，也包括对档案资源的开发利用。在信息时代企业生产经营管理均引入了很多数字化设备，也促使了企业管理效率的提升。然而人事档案管理还基本停留在传统的人工管理层面，远远滞后于企业发展的需求。为此，应尽快引入人事档案管理信息系统，对人事档案实现电子化管理。这样档案形式除了纸质文档外，也包括电子文档、声像资料。随着企业的发展，所产生的人事档案数量非常庞大。若单纯依靠人工管理，档案查阅效率低下，而且档案质量还易受到环境因素的影响。引入人事档案管理系统可有效解决上述问题，并能快速检索所需资料。通过互联网可经该系统联网查询个人信息，便于人事档案的实时更新，确保人事档案信息更加完善。
　　三、小结
　　综上所述，我国很多企业在人事档案管理方面还存在不少问题，从某种层面来讲，这会对企业自身的发展造成不利影响。为此，企业人事工作人员必须重视人事档案管理工作，积极推动这项工作的优化改革，进一步健全档案管理制度，消除现存在的隐性问题。同时，要注意提高个人的业务能力与工作素养，在提升人事档案管理质量的基础上助推企业的可持续发展。
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