双一流建设中优化院系办公室工作研究

　　【摘要】一流的办公室管理与服务工作对于助力双一流建设十分关键。院系办公室工作具有综合性、服务型、协调性和多层性四个特点，也存在压力大、陷于执行、制度规范不足等问题，可通过制定激励措施、分流事务工作、增强规范流程等，将办公室工作长期以来被忽视的参谋助手职能充分发挥出来，起到智囊团的作用，为领导决策服务。
　　【关键词】双一流建设；办公室工作；优化；智囊团；SOP
　　为加大改革力度，完善推进机制，实现我国从高等教育大国到高等教育强国的历史性跨越，2015年10月24日，国务院印发《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，提出坚持以一流为目标、以学科为基础、以绩效为杠杆、以改革为动力为基本原则，加快建成一批世界一流大学和一流学科，即简称的双一流建设。2017年1月25日，教育部、财政部、国家发展改革委制定了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设实施办法（暂行）》，以贯彻落实党中央、国务院关于建设世界一流大学和一流学科的重大战略决策。2017年9月21日，教育部、财政部、国家发展改革委公布了双一流建设名单，清华大学入选一流大学建设高校中的A类。2017年10月27日，在中国共产党第十九次全国代表大会上，习近平总书记指出：建设教育强国是中华民族伟大复兴的基础工程，必须把教育事业放在优先位置，深化教育改革，加快教育现代化，办好人民满意的教育加快一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展。加快一流大学和一流学科建设被写入党的十九大报告，彰显了党中央对这一工作的高度重视，是党中央准确把握世界发展新态势、我国经济社会发展新要求、全球高等教育发展格局新变化作出的重大战略决策。2017年12月29日，清华大学发布《清华大学一流大学建设高校建设方案》，被视为中国大学双一流建设迈出的又一实质性步伐。本文以清华大学双一流建设为背景，讨论如何优化院系办公室工作。
　　一、院系办公室工作的主要特点和重要性
　　院系办公室工作千头万绪，大致可以归纳为如下四个主要特点：
　　（一）综合性。综合性是院系办公室最典型的特点，院系办公室是高校的基层综合事务管理机构，学校的大部分教学、科研、组织、人事、外事、财务、工会、思想政治等工作都包含在院系的管理工作之中，这就使得院系办公室的工作内容包罗万象、工作头绪多、综合性强。
　　（二）服务性。服务性是院系办公室工作的另一典型特点。一方面，由于院系绝大部分领导是教学科研、行政管理双肩挑，工作任务很繁重，因此，办公室要为领导做好服务工作，起到领导参谋助手的作用，协助领导作好决策；另一方面，办公室要为教师和学生服务，做好信息传递、政策执行、教学管理等工作。
　　（三）协调性。协调性也是院系办公室工作的显著特点，由于院系办公室处于学校上传下达、内外联络的枢纽地位，是教师、学生和学校职能部门之间相互联系的纽带。因此，办公室对协调与学校各职能部门、其他院系、本院系内部的科室部门、院领导与教职工之间的各种关系上，起着非常重要的作用。
　　（四）多层性。院系办公室工作的多层性体现在工作可分为日常工作、临时任务与突发事件三个层面。日常工作是指学校各职能部门下达给院系办公室的经常、例行工作；临时任务是指在常规工作之外，由于特殊的、偶然的场合或事情而出现的工作；突发事件是指发生了重大意外事件，如果不及时妥善处置可能产生严重的后果和影响，使得行政人员必须立即处理，具有最高的优先级。
　　二、院系办公室工作的现状和存在的问题
　　（一）普遍存在的情况。1。院系办公室工作琐碎繁杂。需要处理的关系复杂，而这些看似小事，卻代表了学校、院系的形象，还可能直接影响有关教师和学生。办公室工作无小事，小事如果处理不认真、不细致，也会酿成大事。因此，办公室工作压力大。2。受关注度低，创新性不强。行政人员相对于一线教师来说工作待遇较低，领导的关注程度也不足，办公室工作容易陷入被动，以不出岔子为目标，活力和创新能力不足。主观上缺少更加积极、主动的想法，客观上没有额外的时间和条件，两方面因素共同造成办公室工作多是陷于执行层面，参谋助手的职能发挥不足。3。文档电子化程度不高，不同部门机构间信息共享程度不足，形成了信息孤岛。传统的文档保存模式依靠纸质，但纸张容易因为外部原因导致毁损，从而导致信息丢失。在分享、查询、整理的难易度和便捷性上，纸质文档也不如电子档。不同的部门和机构之间信息共享也不充分，降低了工作效率。
　　（二）存在的问题。1。办公室人员流动性较大，影响工作顺畅开展。清华大学校机关和院系各部门办公室均已广泛实行行政人员合同制，由于工作环境、工作压力、工资报酬、职业前景等各方面因素影响，合同制的行政人员流动性较大，如果新进人员未能及时补上原有空缺，该办公室将处于超负荷运转状态。2。办公室人员易陷入事务性工作中，难以更积极主动地对工作进行反思和提升。清华大学校机关和院系办公室均十分重视并践行管理育人、服务育人的理念，以服务师生、让师生满意为宗旨。然而，不少办公室工作涉及大量事务性操作，十分费时费力，这往往让有关行政人员深陷其中，能按时并保质保量完成工作已经很有挑战，想跳脱出来对工作进行反思和提升很有难度。3。新闻、资料的采写和编纂较为临时，查找和归档较为不便。这个现象主要见于院系办公室层面，其做法通常是在需要的时候才找人写稿或准备资料，是一种特别的、临时的，而不是专职的、常态化的做法，造成有关新闻、资料不能及时发布、不能系统化留存，不便查找和整理归档。
　　三、优化院系办公室工作的措施
　　院系办公室工作应当助力清华大学双一流建设。一流的办公室工作，是一流师资、一流学科、一流成果不可或缺的服务员和保障者。针对以上调研和访谈所发现的问题，可以尝试从以下三个方面优化办公室工作，助力高校双一流建设：
　　（一）出台激励措施，减少流动性。行政人员队伍的稳定性是办公室工作有序开展的前提，当前，清华大学人员的流动性主要来自于合同制人员。通过完善工资结构、拓展晋升通道、加强激励表彰等激励措施，可以缓解流动性大的问题，包括把行政人员的工作绩效与其工资补贴、福利待遇、晋升晋级等挂钩，通过荣誉、表彰、嘉奖等手段，增加行政人员的成就感和归属感，进而充分调动行政人员的工作热情和工作潜力。
　　（二）分流事务工作，提高创造性。根据工作涉及的事项，分为提升型和常规型两大类，提升型工作涉及整体策划、设置和决定等，不能由他人代替，必须由行政人员亲自处理；而常规型工作不具有属人的性质，可交由学生助管执行，行政人员进行指导、监督和审核。通过分流纯粹的事务工作，行政人员得以抽身，更新工作理念，将办公室工作中长期被忽视的参谋助手作用充分发挥出来。
　　（三）增强规范流程，加强信息化。办公室行政人员身兼数职，工作杂乱琐碎，容易产生失误。为适应双一流建设的新要求，可将企业管理中使用的SOP（StandardOperation
　　Procedure）即标准作业程序运用到办公室管理中，将某一工作岗位的标准操作流程和要求以统一的格式描述出来，指导和规范日常的工作，使得这个岗位工作的任何一个人，经过岗前培训后能够很快胜任工作要求，从而提高管理运行效率。事后及时总结、归纳，不断提高办事、办会、办文的质量。同时，推进办公室工作的信息化、数据化，使得信息流通、共享、查找、归档更加便利。
　　四、结论
　　院系办公室工作十分繁杂，既有例行的日常工作，也有更加緊迫的临时任务与突发事件，而办公室是学校和院系的窗口，体现了学校和院系的形象。在清华大学管理育人、服务育人的宗旨下，办公室工作无小事，为师生服务、让师生满意是办公室工作的根本目标之一。通过调研和走访，发现目前办公室工作存在的主要问题有三个：一是人员流动性较大，工作效率降低。二是陷于事务性工作，主动性和创造性不足。三是院系层面的资料采写和编纂多为临时性，查找和归档都不方便，信息化程度不高。鉴于此，可以相应地从三个方面优化办公室工作，通过出台激励措施，减少流动性；通过分流事务工作，提高创造性；通过增强规范流程，突出信息化。在现有的人力资源和办公条件下，将行政工作制度化、规范化、前瞻化，树立职责意识，对办公室进行新的定位，使办公室不仅完成上级部门安排的任务，还能够起到智囊团的作用，当好领导的行政助手。
　　【本文获得清华大学2017年度办公室业务研究课题资助，并被评选为优秀成果】
　　【参考文献】
　　〔1〕国务院。关于印发统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案的通知〔S〕。2015。
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