信息化背景下企业档案工作应实现理论上的突破

　　摘要：通过分析了信息化对企业档案工作的影响，进而影响着企业的长远发展，关乎管理水平与管理质量的提高。从而满足时代发展的客观要求，企业纷纷引进现代化信息技术，而档案管理工作也被赋予新的更高要求。同时以计算机技术为代表的信息技术给企业的档案工作带来了巨大的冲击，这种冲击必然导致企业档案工作发生深刻、持久和全方位的变化。
　　关键词：企业档案；传统管理；理论影响；实践策略
　　一、计算机技术发展过程
　　计算机技术在企业的应用经历了以下几个阶段：
　　最初，计算机技术在企业的技术领域得到推广，这个时期属于试验阶段，以国家主管部门安排试点企业进行计算机技术的应用。基本特征是：1。企业认识不足，没有积极性；2。安排试点应用时，国家在各个方面给企业一定的优惠政策进行鼓励；3。计算机技术市场刚刚起步，软件和硬件都处于初级发展阶段，软件开发不成熟，以甩图板和简单数据库管理为重点。
　　第二阶段是初步成熟阶段，企业在技术领域应用计算机技术得到了效益，逐步把计算机技术向其他领域扩张。这个时期的基本特征是：1。企业在尝到了计算机技术带来的甜头后，有了一定的积极性；2。具备了初步的市场调配资源的特征，人才和社会资源向计算机领域流动，各种类型、规模的公司纷纷成立；3。计算机技术得到初步的发展，技术领域的软件日益成熟，其他领域的管理软件如雨后春笋一般层出不穷，涉及物资管理、财务管理、销售管理、行政事务管理等领域，大多属于独立发展，兼容能力小、甚至开发平台都难以跨越，但是这些软件在各自的领域发挥了很大的作用。
　　现在处于基本成熟阶段，企业在应用了各种软件以后，出现了信息集成的需要，开始向这个方向前进。这个阶段的基本特征是：1。企业在使用各种软件对自己的各个领域进行深化管理以后，终于发现自己不仅仅需要某一方面的信息，而是需要对企业技术、管理和营销等工作信息的合成，进而以快捷、准确的方式获得所需的信息集成；因此，企业以需求为前提，积极探索信息集成的方式；2。经过一定时期的淘汰和整合，形成了一批有规模、有实力的比较成熟的计算机技术公司；3。计算机技术经过几年的发展，出现了大容量、高速度的计算机，集成信息的软件不断出现，能够为企业提供集成信息的解决方案，同时网络技术日渐成熟。这些条件使企业进行信息集成成为可能，并取得了很大的效益。
　　二、传统管理模式的弊端
　　企业档案的传统管理模式是：档案部门按照规定收集资料，再对资料进行鉴定、整理、订卷、排架，之后建立档案目录索引；利用档案采用手工检索、复制；编研时，资料的收集、分类、整理更是一项费时费力的工作。
　　传统的管理模式存在以下几点不足：1。资料收集阶段易出现误差，材料齐全完整不能保证；2。鉴定整理阶段易造成档案信息的遗漏和编制索引的滞后性；3。利用阶段工作效率低下，不能在短时间内满足众多用户的需求，更无法满足远程查阅的需要；4。编研过程缓慢，查找和输入过程占用大部分的工作过程；5。载体以纸张为主，易损坏、易腐蚀，时间越长越难于保管，保管成本高，库房占用大量空间。
　　三、计算机技术给档案工作带来的变化
　　传统管理模式是有其形成的历史背景的。计算机技术的迅猛发展对企业档案工作的管理对象、管理手段、人员智力结构等方面提出了严肃的课题：发生了什么变化？有那些优点？如何适应变化把企业档案工作进行全方位提升？
　　在信息表现形式上，随着企业应用计算机技术的不断深入，所产生的文件以电子符号的形式表现，数量增加迅速，二者并存一个时期，这期间纸质文件逐渐减少，电子信息逐渐增多。
　　在文件所附着的载体方面，由纸质向电磁载体过渡，主要表现为磁盘、光盘、网络存储器，储存的时间更长久，需要的空间更小；同时摆脱了纸质档案利用上的局限性，既可以同时对多人提供利用，也可以提供远程利用服务，使信息可用性增强了。
　　在收集档案方面，采用计算机技术对各类信息进行集成化管理，可以做到应该归档的文件能够完整及时地归档，在最大限度上解决了归档材料不完整的老大难问题。
　　在管理手段方面，由传统手段过渡为应用计算机软件进行录入、组卷、编目和检索等管理过程。减少了管理人员的大量重复劳动和手工操作的误差。
　　由于采用计算机技术，编研工作变得轻松多了，收集材料更迅速、更全面，编写、修改工作也避免了大量的重复劳动，很大程度上缓解了编研材料滞后时间过长的问题。
　　四、计算机技术的应用给传统档案理论带来哪些冲突
　　（一）资料与档案角色转换的界定日渐模糊
　　传统理论认为，资料只有在经过归档、鉴定的环节以后，才转化为档案；在信息集成的管理模式下，文件资料在完成承担的功能后，及时地存入信息储存系统，就成为档案。
　　（二）检索帐目存在多与少的对应关系
　　传统理论要求，各类档案必须建立总帐和分类帐，便于统计和查询；在信息集成模式下，所有文件只形成一个信息总库（出于安全考虑，可采取异地备份），根据查询要求，生成临时索引，便于各种利用模式的交叉运行和统计工作。
　　（三）智力结构要求呈现多元化趋势
　　传统理论模式下，基层管理员只需要经过短期的理论和动手能力培训，就可以满足对某一类档案管理的要求；在信息集成管理模式下，管理员在具备档案基本理论的前提下，还有以下要求：逻辑思维、系统思考、全面档案管理经验、计算机技能和英语能力。
　　（四）工作人员多与少的变化
　　以传统管理理论为指导，随着档案积累的数量不断增加和分工的细化，管理人员必然是不断增加的趋势；在信息集成管理模式下，以高素质的人员为前提，以及大量重复和繁琐的工作由计算机处理的基础，要求人员必须精干、高效率。
　　（五）档案管理系统向企业管理前台靠拢
　　在传统理论的要求下，各类档案归档到档案室以后，档案部门遵循国家管理要求，对档案重新进行分类和管理；在信息集成模式下，档案信息是整个企业共享的，直接与形成部门挂接，分类系统必须以最接近形成部门的方式实行逻辑分类，与传统分类模式相比，更接近实际工作；同时，档案管理人员也要对各个部门进行深入了解和沟通，了解业务种类、流程和形成的文件体系。
　　五、档案工作要实现哪些理论上的突破
　　传统的档案管理理论已经指导档案事业走过了几十年发展过程，计算机技术带来的冲击已经是不可回避的，为了使档案事业能够健康发展，就要在理论有所突破，使之能更有效地指导实际工作。
　　第一、角色定位要改变。档案部门在企业中的地位是与本身的工作效果密切相关的。在传统模式下，档案部门的信息具有不全面性、不及时性、不突出性、滞后性，档案部门更多的是管理型，与本身所拥有的信息量是不相称的。
　　第二、档案与工作信息不必进行严格区分。由于档案与企业直接产生的信息之间在内容上趋同，在时间上越来越短，所以，模糊地使用档案的概念，使档案工作点不断向企业的业务部门延展，更有利于档案部门获得更多的信息。
　　第三、档案管理的思维模式要改变。多年来，我们已经习惯于在传统管理理论的指导下开展工作，以致于在现代化进程中，档案部门应用的计算机软件仍然保留着大量传统理论的痕迹，与计算机信息管理存在许多不相容之处。档案界应该勇于接受新事物、改变原有的思维和管理模式，把最新的技术成果应用到档案工作中来。
　　第四、实现人力资源的多层次化和智力结构的多元化。信息技术的到来，给处于信息集中地的档案部门带来了很好的发展机遇，档案事业要取得大发展，更多地要在人的身上做文章。档案部门的人员减少是趋势，把理论研究、管理和实际操作的人员搭配调整到合适的比例，也就是实现人员的多层次化是很有必要的。人员也要保证一定的数量；人员来源不一定局限于档案专业，其他领域、专业的人员经过档案理论的教育后，也可以从事档案工作，将来应该朝这个方向发展，将极大地促进档案事业的进步。
　　档案事业是与国家经济建设和企业发展密不可分的，保持协调发展是必要的。因此档案事业必须保持活力，能够吸纳新思想、新技术、新的物质条件和新人力资源，不断实现理论上的突破，而且要主动变革，与时俱进，实现动态发展。
　　参考文献：
　　〔1〕曾昌波。现代信息技术对企业档案管理的影响及优化策略〔J〕。城建档案，2016（08）。
　　〔2〕何丽华。现代企业档案管理的发展趋势〔J〕。云南档案，2008（03）。