时间管理故事

　　从一个故事开始：
　　从前有一个小岛上住着快乐、悲哀、知识、和爱还有其他的各类情感。一天情感们得知小岛快要沉了，于是大家准备船只离开了小岛，只有爱留了下来它想要坚持到最后的一刻！
　　过了几天小岛真的要沉了爱想请人帮忙：
　　这时富裕乘着一只大船驶过
　　爱说：富裕，你能带我走吗？
　　富裕答到：不，我的船上有许多的金银财宝，没有你的位子
　　爱看见虚荣在一艘华丽的船上。爱说：虚荣你能帮我吗？
　　我帮不了你，你身上都湿透了，会弄坏我漂亮的小船的。虚荣说道！
　　悲哀过来了，爱向它求助：悲哀，让我和你一起走吧！
　　哦，爱，我实在太悲哀了，想自己一个人呆一会。悲哀说道！
　　快乐走过爱的身边，但是它太快乐了，竟然没有听见爱在叫它。。。。。。
　　。。。。。。。。。
　　突然，一个声音传来：过来，爱，我带你走。
　　这是一位长者。爱大喜过望，竟然忘记问他的名字。登上陆地以后，长者独自离开了。
　　爱对长者感激不已，问另一位长者：帮我的那个人是谁呀
　　他是时间知识老人说道！
　　时间，他为什么要帮我？
　　知识老人答到：因为只有时间才能理解爱是多么重要！
　　一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。人生有涯更是将时间管理与人的生命相提并论。孔老夫子曾经站在河边对着湍急的江水喟然长叹：逝者如斯夫，不舍昼夜！当他见到他的一位弟子时间管理不善，用白天的时间睡觉的时候，给了那位弟子全方位的否定。可见，一个人是否会管理时间在别人眼里是多么的重要。西方的管理大师也都对时间管理高度重视。彼德杜拉克就曾说：时间是最高贵而有限的资源。
　　时间管理故事一：生命中的鹅卵石
　　在一次上时间管理的课上，教授在桌上放了一个装水的罐子，然后又从桌子下面拿出一个大约拳头大小，正好可以从罐口放进罐子的鹅卵石，当教授把石块放完后，问他的学生道：你们说这罐子是不是满的？是所有的学生异口同声地回答说。真的吗？教授笑着问，然后再从桌底下拿出一袋碎石子，把碎石子从罐口倒下去摇一摇，再加一些，于是再问他班上的学生：你们说，这罐子现在是不是满的？这回他的学生不敢答得太快。最后，班上有位学生怯生生地细声答道：也许没有满，很好！教授说完后，又从桌下拿出一袋沙子，然后把沙子慢慢倒进罐子，倒完后再问班上的学生：现在你们告诉我，这个罐子是满的呢、还是没满？没有满全班同学这下学乖了，大家都很有信心的回答说。好极了！教授再一次称赞这些孺子可教也的学生们。称赞完了后，教授从桌子底下拿出一大瓶水，把水倒在看起来已经被鹅卵石，小碎石沙子填满了的罐子。当这些事都做完后，教授正色的问他班上的同学：我们从上面这些事情学到了什么重要的功课？班上一阵沉默，然后一位自以为聪明的学生回答说：无论我们的工作多忙，行程排得多满，如果要逼一下的话，还是可以多做些事的。这位学生回答完后心中很得意地想：这门课到底讲得是时间管理啊！教授听到这样的回答后，点一点头，微笑道：答案不错，但这并不是我要告诉你们的重要讯息。说到这里，这位教授故意顿住，用眼睛向全班同学扫一遍后说：我想告诉各位最重要的讯息是：如果你不先将大的鹅卵石放进罐子去，你也许以后永远没机会把它们再放进去了。各位有没有想过，什么是你生命中的鹅卵石？是和我们心爱的人长相厮守？是我们的信仰？教育？梦想？值得奋斗的目标？做年轻人的好榜样？为下一代留下一些值得的回忆？也许今晚上床之前，或一个人安静的时后，我们都该想想，什么是我生命中的鹅卵石这个问题。
　　时间管理故事二：谁扛走了富翁的箱子
　　一位富翁买了一幢豪华的别墅。从他住进去的那天起，每天下班回来，他总看见有个人从他的花园里扛走一只箱子，装上卡车拉走。
　　他来不及叫喊，那人就走了。这一天他决定开车去追。那辆卡车走得很慢，最后停在城郊的峡谷旁。
　　陌生人把箱子卸下来扔进了山谷。富豪下车后，发现山谷里已经堆满了箱子，规格式样都差不多。
　　他走过去问：刚才我看见你从我家扛走一只箱子，箱子里装的是什么？这一堆箱子又是干什么用的？
　　那人打量了他一番，微微一笑说：你家还有许多箱子要运走，你不知道？这些箱子都是你虚度的日子。
　　什么日子？
　　你虚度的日子。
　　我虚度的日子。
　　对。你白白浪费掉的时光、虚度的年华。你朝夕盼望美好的时光，但美好时光到来后，你又干了些什么呢？你过来瞧，它们个个完美无缺，根本没有用，不过现在
　　富豪走过来，顺手打开了一个箱子。
　　箱子里有一条暮秋时节的道路。他的未婚妻踏着落叶慢慢走着。
　　他打开第二个箱子，里面是一间病房。他的弟弟躺在病床上等他回去。
　　他打开第三只箱子，原来是他那所老房子。他那条忠实的狗卧在栅栏门口眼巴巴地望着门外，已经等了他两年，骨瘦如柴。富豪感到心口绞疼起来。陌生人像审判官一样，一动不动地站在一旁。富豪痛苦地说：先生，请你让我取回这三只箱子，我求求您。我有钱，您要多少都行。
　　陌生人做了个根本不可能的手势，意思是说：太迟了，已经无法挽回。说罢，那人和箱子一起消失了。
　　点睛：
　　这个寓言故事告诉我们时间会在不知不觉的时候溜走，而当你觉醒时，已经晚了。所以，你要善于利用每一天的时间，提高人生的效率和质量。时间弥足珍贵，我们不能绝对地延长寿命，但可以通过善用时间的好习惯，来相对地将生命延长。这样就等于增加了生活的密度，扩充了有限的生命内涵。
　　人们之所以会浪费时间，就在于他们没有想到自己是时间的主人，没有养成善于利用时间的好习惯。而这种习惯是一个人做人、做事、做学问的根本。但你若没有这一良好的习惯，经常地浪费时间，消耗生命，其结果则是难以想象的。
　　现代商界中，与人洽谈生意，都希望利用最短时间产生最大效力。有无数大银行、大公司的经理以及高级职员，经过多年经验都养成了善用时间的习惯。有不少实力雄厚、目光远大、判断准确、刻苦耐劳的大事业家，多是沉默寡言而办事迅速敏捷的人，他们所说出来的话，句句都是确切而有效的放矢的。他们从不在无谓的事情上面多耗费一点一滴的时间。
　　在海尔，张瑞敏推行一种名为OEC的管理方法。OEC管理法也可表示为：日事日毕、日清日高，即：当天的工作当天完成，每天工作要清理并要每天有所提高。OEC管理法由三个体系构成：目标体系、日清体系、激励机制。首先确立目标；日清是完成目标的基础工作；日清的结果必须与正负激励挂钩才有效。
　　一句话，珍惜时间，管理时间，把更多的时间用在最需要的地方。时间多了，机会就多；机会的增加，必然促成目标的早日实现，生命就得以延续。善用时间，正是善用自己的生命。
　　哈佛时间管理经典案例
　　时间第三资源
　　萨克逊是蒙特利尔加拿大自治领糖业公司的总经理。现在他是伦敦拥有35，000多名雇员的塔特莱尔总公司的总经理。萨克逊把时间称为第三资源。时间与其它两种公认的资源资本和劳动力不同，它是不能替换的。任何一个想干一番事业的企业家，都必须明了时间的极端重要性。
　　然而奇怪的是，萨克逊继续说，我们学会了管理一切资源，只有时间除外。这无疑是第一个障碍。另一个障碍是，我们倾向于做那些我们喜欢的事，而不是我们应该做的事。第三个与时间有关的问题是，别人不承认他们的行为对你的时间有影响，也就是说感觉迟钝，我想你会注意到这一点。我在时间管理中遇到的第四个障碍是，管理人员普遍不利于旅行的时间。对多数管理人员来说，这是一段贫瘠的时间。只有少数人在旅行中进行必要的阅读、思考或写作。时间管理的最后一个障碍似乎是漫天而来、毫无价值的文件，这些文件正在吞没总经理的职位。需要一种切实可行的办法去拣选文件，并坚持简化文件处理工作。
　　同大多数有成效的总经理一样，萨克逊接受了专业管理的概念。决定管理者效能的关键问题，萨克逊解释说，是他举止似‘管理者’还是似‘操作者’。如果是进行管理，他就
　　会有意识地把相当多的时间和精力用于基本管理职能计划、组织、激励和控制。
　　正如萨克逊所了解的那样，管理者不能凭本能进行日常管理。管理者必须接受各种管理概念，并展开讨论以便深刻理解各项基本原则，还要系统地分析专业管理原则在特定条件下如何恰当地运用。例如，一些管理者采取开门办公，鼓励下级把问题交给自己，他们几乎是专为下级进行决策。萨克逊说，如果管理者冒险去考虑所有问题，那无疑是一条愚蠢的道路，试问如果决策错了由谁负责？
　　专业管理者运用决策层次原则（即决策应由能作出判断和获得事实的尽可能低的层次做出）解决了这个问题。这项原则表明，为下属作决策的管理者，是在自己的层次以下工作，换个角度看，他的下属是在借助他来完成工作，实际上比他更善于管理。真正需要的是，他借助他们来完成工作。遗憾的是，萨克逊同其他专业管理人员一样没有提出，当下属确实需要帮助思考问题时，总经理对他们也无济于事，倒不如总经理提出一些问题同下属一起探讨，帮助他们思考和得出自己的结论。
　　萨克逊对决策期很感兴趣。他解释说，你在组织中所处的层次越低，决策期就越短。我现在认识到，操作方面的决策应该由你的操作职员去做，总经理应该抑制自己不侵入那个领域。
　　萨克逊说，管理者必须有错误观，有权的企业领导不允许别人犯错误，结果就会发现，他的下属会因怕出错而越来越不愿意冒险。关键是要消除在这个问题上的误会。应该有犯错误的自由。当下属犯错误的时候，应该关心他们；帮助他们认识错误，讨论采取的各种步骤，避免今后再犯此类错误。这是一个学习的过程，而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误就收回所授予的权利，那就会在管理上出现信用差距，这将摧毁下属人员的信任和士气。
　　2有条理的工作者与愚蠢的爬行者
　　萨克逊相信每一个专业管理者都有自己的长处。各种工作标准规定了忠实履行基本职责时存在的各项条件。如果各项结果同计划的预期目标相符合，即说明他们有效地管理了时间。我并不关心怎样去实现它们。然而，当各项结果不符合计划的预期目标时，管理时间中就存在着一系列的问题，这种情况经常出现。你可以在你的下属中迅速区别有条理的工作者和愚蠢的爬行者。前者轻松地满足最后时限，后者却总是很困难。你必须给他们讲什么是时间，怎样利用时间和他们正在做的哪些事可以授权给别人去做。最后可以发现，大多数问题可以归结为无效授权。
　　哈里斯：我是一个浪费时间因素
　　1我是一个浪费时间因素
　　西太平洋航空公司的拉斯蒂哈里斯写道，在我看来，要想认真改进对自己时间的管理，必须采用今天自我改进协会使用过的很多方法，即公开坦白我是一个浪费时间因素。认识
　　到这一点，就能够产生一些改善处境的具体步骤。
　　以我为例，两年前在公司第一次时间管理研讨会上，我公开坦白自己是一个浪费时间因素。自此以来24个月的实践确实证明了时间管理在提高管理效能方面的好处。我看到了日新月异的变化。在提高管理效能方面最卓有成效的变化是：
　　（1）同秘书的关系更融洽、更有成效了；
　　（2）制定了闭门谢客制度；
　　（3）采取了经过修改的开门办公政策；
　　（4）会议减少了，而会议的效率提高了。
　　2搞好秘书关系的重要性
　　上述4个变化中最重要的是我同秘书的关系。秘书，不同于其他任何人包括我，她对我每天的工作安排负有责任，所以，在休息时间她也要为我的需要去阅读、写作，最重要的是去思考。
　　我曾向其他忙忙碌碌的总经理介绍了一个改进工作日的方法，这就是雇佣一个有能力、聪明又富有同情心的秘书，让她成为自己工作的组成部分，成为自己的左膀右臂。秘书不仅必须知道工作的具体内容、上司的职能和责任，而且必须了解上司的爱好、厌恶、成见、癖好和考虑问题的方法。这样的秘书才能最有效地发挥作用。
　　我节约时间的第二条经验是安排闭门谢客的时间。没有得力的秘书，这样做本身也不会有什么作用。在你闭门谢客的时候，电话仍然在响，下属仍然在急待见你。但是令人吃惊的是，如果秘书在这段时间热心守卫，竟没有什么人能打扰你。每天坚持一小时闭门谢客，就能够消除或大幅度减少每天晚上带着鼓囊囊的公文包回家的现象。
　　同闭门谢客一样，修改后的开门办公政策也需要一个得力的秘书才能有效地发挥作用。筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话的中断和结束，都由秘书来掌握。于是，那些鸡毛蒜皮的打扰和分心之事，不可思议地消失了，更多的时间让给了手边的工作。
　　会议的数量已经被大幅度削减了，会议的长度已经被缩短了。利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间。由于采用预先通报的议事日程，会议可能更有成效了。研讨会以后，我们12个最高负责人每天一个半小时的例会改为每周一次为时一个小时，这样，节省的人小时为90与12人小时之差。节省的78个人小时对这些负责人的下属来说是一笔巨大的财富。以前他们曾感到上司把大部分时间都花在开会上。有事很难见他们，为此他们常常报怨不休。当然，开会的状况一经改变，这种情形也随之发生了变化。过去，从来没有书面会议记录，现在，会议记录由全体高级管理人员传阅，他们感到比过去消息灵通多了。就西太平洋航空公司总的情况来看，我一直认为会议方面出现的变化是一个最有影响的节省时间因素。
　　米尔克：现在就办
　　维克托米尔克是世界上屈指可数的现代化大食品公司墨西哥城推销中心的技术总监。他的工作直接或间接地受到公司5000雇员中3000多人的影响。他总是忙得不可开交，想找点时间度假非常困难，可是他的工作却从来也没有干完过。他因此参加了在墨西哥城举行的一次时间管理研讨会，并取得了很大进展。1不再加班工作
　　米尔克说：现在我不再加班工作了。我每周工作50至55个小时的日子已经一去不复返，也不用把工作带回家做了。我在较少的时间里做完了更多的工作。按保守的说法，我每天完成与过去同样的任务后还能节余1个小时。
　　我使用的最重要方法是制订每天工作计划。现在我根据各种事情的重要性安排工作顺序。
　　首先完成第一号事项，然后再去进行第二号事项。过去则不是这样，我那时往往将重要事项延至有空的时候去做。我没有认识到次要的事项竟占用了我的全部时间。现在我把次要事项都放在最后处理，即使这些事情完不成我也不用担忧。我感到非常满意，同时，我能够按时下班而不会心中感到不安。
　　我认为，研讨会后出现的一个最重要变化是，我更明确地确定了各项目标。过去我从未迫使自己写出要做的事和将它们排列出优先次序。我发现，这样做使我对各项目标有了明确认识，把需要做的事交给别人，自己则可集中精力去处理那些需亲自做的事。
　　对我有极大帮助的另一点是‘现在就办’的概念。我有意识地尽力克服工作上的拖拉现象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性给以处理，这使我乱七八糟的办公桌上出现了极大的变化。实际上，推销中心参加研讨会的50名管理人员已经把杂乱无章的办公桌和人为的混乱列为第二号浪费时间因素。
　　2贴在墙上的浪费时间因素表米尔克说：我已经亲身体会到了显而易见这个词的含意。我把你的浪费时间因素表贴在我办公桌前的墙壁上，这个地方非常醒目。我曾核对过其中20个浪费时间因素，证明它对我是非常重要的，其中有几个我曾给以特别强调，反复进行了检查。正象你看到的，我已经说过，对头号浪费时间因素（变换化先次序和拖延）和办公桌上杂乱无章的控制有了明显进展。我的第三个浪费时间因素是危机管理，这好象是说我们的生活危机四伏。通过我们的大型电脑控制室，我们能够鉴别机械或电子设备方面出现的问题。现在我们正设法预先采取措施来防止将要出现的危机问题，并且正在寻找能够更好地管理危机的办法。我们赞成温斯顿丘吉尔的看法，展望未来比我们现在所能理解的要困难得多同时我们也确切地发现，预先采取措施防止可能发生的危机和制订应急计划完全可能最大限度地减少危机的影响。
　　格里：时间的紧迫感
　　格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕。这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他献身专业管理的精神。他曾多次应邀到许多国家包括总经理协会给管理人员讲课。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬，还有人写了有关他的纪实小说，概述了他在支持这些原则中的地位。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。他说，专业管理要在同样多的时间完成更多的工作中发挥作用，我们在占用时间的数量上是相等的，我们在利用时间的效能上是不相等的。我们总是把时间用于重要的事情。没有足够的时间仅仅是借口，而不是理由。
　　1需要时间观
　　格里在时间管理风格上最重要的特点之一是，需要有时间观，即如他所说的时间的紧迫感。其次，他认为，管理者应该确定自己生活的主要目标。他应该把这些目标排列出优先次序，然后进行分析，消除那些阻止完成这些目标的浪费时间因素。你把别人能够做的事交给别人做，把只有你才能做的事保留下来，这样就能消除那些不重要的事情。
　　格里在时间管理实践中关键性的一个因素是，他取得了管理小组的信任。他吸收管理小组成员同他一起考虑问题。他定期抽出时间检查自己的管理实践，防止自己复发旧的坏习惯。他介绍说他的管理小组也这样做。他主张管理小组应参与目标管理。他认为企业不是一个民主政体，每一个人也没有平等表决的权利；同时，他投身于参与管理制的研究。
　　一切日常工作和琐事几乎都委托给他的秘书。他认为，一个精干的秘书能够为总经理排忧解难。虽然授权需要花费时间去训练、解释、指导、商讨和贯彻等，但是用去的每一分钟都是值得的。格里说：一切做完以后，你就不用单独去工作了。管理的定义就是借助别人去完成任务。在我的经历中，格里是把合理的训练同有效的授权视为同等重要的少数几个总经理之一。他相信，管理者要成长，必须学会有效的授权。假如他总是对下属的能力持怀疑态度，因而迟迟不肯授权，那么他们就永远无法取得必要的经验来表明自己的能力。给以必要的支持以后，有效授权的训练是在实际工作中进行的。亲自干的管理者从这种两难处境中选择了容易的办法，结果他受到了报应。因为总是只有他才知道如何干，所以他不得不一次又一次地亲自干。
　　格里把自己要干的工作表按先后次序分为三类，必须做的，应该做的和能够
　　做的。他的最佳思考时间是在清晨，所以他总是离不开他的手提式口授机。早上他一到办
　　公室就把自己的当天工作计划录到磁带上，他的秘书会立刻根据录音打印出书面计划表再送给他。
　　2排除危机
　　照格里的看法，不需要对危机的管理。只要细心确定目标，系统排列目标的优先次序，制订计划以实现这些目标，就能够消除或相当有效地控制几乎所有使管理者苦恼的危机。他说，几乎全部有效的管理者都集中精力采取措施来防止各种最严重的问题并阻止它们的出现。改正错误比一次正确地完成要多花三倍的努力。只要多一点思考，我们就能一次正确地完成更多的工作。
　　同马萨诺一样，格里也拒绝为自己的下属制订决策。他愿意商讨他们的问题，询问他们有什么解决问题的选择方案，在需要的时候，他也帮助他们思考，由他们自己找出解决办法。他极力主张，由他的下属去决定他交给他们的事情。否则，他无法使他们对作出的决定负责。
　　时间管理的四象限图的案例
　　一条鲸鱼在追逐沙丁鱼时，不知不觉被困在一个海湾里，报道上说：这些小鱼把海上巨人引向死亡。鲸鱼因为追逐小利而暴死，为了微不足道的目标而空耗了巨大力量。
　　美国作家福斯迪克说得好：蒸汽或瓦斯只是在压缩状态下，才能产生动力；尼亚拉加瀑布也要在巨流之后才能转化成电力。而生命唯有在专心一意、勤奋不懈时，才可获得成长。下面不妨让我们一起看看赖嘉的故事。
　　赖嘉承随父母迁到亚特兰大市时，年仅四岁。他的父母只有小学五年级的学历，因此当赖嘉表示要上大学时，他的亲友大多不表示支持，但赖嘉心意已决，最后果真成为家中唯一进大学的人。但是一年之后，他却因为贪玩导致功课不及格而被迫退学。在接下来的6年，他过着得过且过的生活，毫无人生目标。他大半时候都在一家低功率的电台担任导播，有是也替卡车卸货。
　　有一天，他拿起柯维的第一本著作《相会在巅峰》，从那时起，他对自己的看法完全改变，发现自己有不平凡的能力。重获新生的赖嘉，终于了解到目标的重要性。的确，目标决定我们的将来。
　　赖嘉的目标是重返大学，然而他的成绩实在太差了，以致连遭墨瑟大学拒绝两次。在遭到第二次拒绝之后的某天，赖嘉无意间撞见院长韩翠丝，他趁机向她剖明心志。结果，院长答应了他的请求，准许他入学，但有一个附加条件：他的平均分数要达到乙等，否则就要再度退学。
　　赖嘉一改过去的散漫态度，以信心坚定、目标明确、内心无畏的姿态，重新踏入校门。他每季平均进修多个学分。经过2年零3个月，即以优异的成绩取得了学位，紧接着再迈向更高的目标。
　　如今，这个伐木工人的儿子已成为赖嘉博士，他还在全美发展最迅速的教会担任牧师，教会地点就在费城特尔市，距他成长的亚特兰大仅数分钟车程。
　　从上面的例子我们可以看出，有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。那么我们究竟如何选择或是制定正确的目标呢？我们认为在选择或制定目标时应考虑两个方面：一是目标要符合自己的价值观，二是要了解自己目前的状况。
　　请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。为什么有的人成功之后，又会感到空虚？为什么有的人得到名利后，却发现牺牲了更可贵的事物？邓尼斯个人设定目标可以说是一个成功的例子。
　　在1974年，美国著名证券经纪人邓尼斯是一个已干了6年的证券经纪人，以社会标准来看，他是美国中产阶级分子的典范：他拥有一个美满的婚姻、三个聪明伶俐的孩子、一栋房子、两部车，但是患了溃疡。证券经纪商的收入虽然不错，却与他的性格格格不入。他希望活得更扎实，但现在却无法支配自己的命运，这使他觉得受挫。
　　只有自己与上帝才能支配我的命运惊醒了他。于是，他开始设立自己的目标。他从小就爱好业余无线电，于是他决定创业，成立邓特隆无线电公司，生产并销售火腿（指业余无线电爱好者）的设备。
　　1974年4月，邓尼斯辞去工作，卖掉车子当资金，以信用卡借款，开始在他的地下室生产业余无线电设备。邓特隆公司诞生了。他的许多朋友与亲戚都以忧伤和惊慌的眼光看着他，断定他发疯了。
　　1974年8月24日，邓特隆无线电公司成交了第一笔生意。1975年4月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的厂房中。到1975年底，邓特隆的营业额超过了100万元。今天，邓尼斯已是一家资产数百万元的工厂的股东与总裁。
　　最后：时间管理的四象限图
　　第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足，而变成迫在眉睫。
　　第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。
　　第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生这件事很重要的错觉实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。
　　第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。
　　现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。