基于信息化背景下国有企业文秘工作特点分析

　　【摘要】文秘，是国有企业中重要的工作岗位。在信息化的背景下，其工作量、工作难度不断加大。针对这一问题，本文将阐述信息化背景下国有企业文秘工作特点，同时从不同的角度出发，分析提高文秘工作质量、效率的方式。通过本文的研究，其主要目的就是顺应信息化时代的发展，为文秘工作者提供参考。
　　【关键词】信息化；国有企业；文秘工作
　　对于文秘的工作而言，其看似简单，但是具有纽带的作用，维系企业上级领导、下级员工之间的沟通关系。但是，就当前的现状而言，在很多国有企业中，文秘的工作并没有受到重视，主要是因为，大多数人都是从字面的意思理解其工作内容，认为文秘仅仅负责打印、传达、接电话、传真等工作。另外，很多领导人员缺乏对文秘的信任，未意识到其工作的重要性，导致人力资源发生浪费的现象，打击文秘工作的积极性。
　　一、信息化背景下国有企业文秘工作特点
　　现阶段，文秘的工作具有一定的服务性质，并且需要总结下级员工的意见、建议，经过整理以后向领导汇报。基于这样的工作内容，文秘在国有企业中，是各个部门、上级与下级之间沟通的桥梁，影响着企业的运营状态，说明文秘工作的重要性。在日常的工作中，文秘需要协助、配合、分担上级领导的个工作，并将其决策进行传达、落实，所有说其工作也具有政治性特点。实际上，文秘的工作内容较为宽泛，涉及企业的各层面、部门，具体的工作内容包括：请示资料、签呈、传达指示、会议记录、行程安排、工作安排、档案管理、文书处理等。对此，可以将信息化背景下，国有企业文秘工作的特点归纳为以下几点：
　　（1）辅助领导作出决策。作为文秘，需要收集国有企业的相关信息，同时作出评估，便于为领导拟定决策提供有价值的参考。但是，拟定决策仅仅是较为基础性的工作内容，其最为主要的目的就是发现其中的问题，而这才是文秘的主要工作，经过分析以后，确定解决对策，最终提交给领导。
　　（2）收集并处理信息。在文秘的工作中，其中大量的时间被信息收集预处理所占据，即通过各项报表、文件、档案，掌握企业的整体运行情况，基于信息化技术，洞察市场在未来一段时间的发展动向，并以此安排领导的会议、工作流程〔1〕。
　　（3）协调上下级关系。就文秘工作而言，协调上下级之中的关系，是其工作影响力的體现，解决或者预防上下级之间的矛盾，增强国有企业的凝集力，从而增强市场的竞争力，提高经济效益，彰显文秘工作的价值。
　　二、信息化背景下提高国有企业文秘工作质量的路径
　　（一）增强本职工作的能力
　　在信息化的背景下，国有企业的发展迎来了全新的挑战、机遇，要求文秘不断增强自身本职工作的能力。具体来说，主要的方式包括以下几点：
　　（1）学习。由于文秘工作的内容广泛，影响国有企业的运营，所以其需要掌握更多的知识、能力，树立终身学习的理念。例如：文秘需要学习并了解政治、学习科技、学习业务、学习不同地区国家的文化与礼仪，最重要的是学会做人，增强对岗位、企业的忠诚度。
　　（2）合作。在国有企业中，其发展需要全体职工精诚合作，而文秘则影响着各个部门、员工之间合作的效果，充分发挥岗位的影响力，对人力资源进行有效的整合，增强合作意识，最终协调好岗位人员之间的关系，在合作的基础上，为国有企业的发展贡献力量。
　　（3）约束。文秘的工作虽然非常复杂，但是依然存在很多的规律，并且要遵循工作的规矩，约束自身的行为，保证工作的有效性。
　　（二）提高信息管理的能力
　　在信息化背景下，国有企业在经营发展的过程中，会产生更多的信息、数据，所有文秘需要进一步提高信息管理能力，主要方式包括：
　　（1）获取信息。文秘工作者，需要合理利用网络技术，在国有企业内部网络的基础上，构建自己的信息渠道，获取更新的信息，增强工作的及时性。
　　（2）处理信息。在获取相关的信息以后，文秘需要对其进行深加工，也就是对其进行综合分析、整理、归纳，同时建立数据库、信息档案，便于后期对信息的使用。
　　（3）运用信息。基于对信息的收集、处理，文秘需要将自己的见解与信息整理成标准的文件，并将其提交给领导人员，在经过审批以后传递给更多的人，实现信息化工作的目标〔2〕。
　　（三）培养随机应变的能力
　　文秘的工作，基本上都是在领导身边完成的，同时很可能会与其他企业的领导进行接触，所以其具有一定的交往性质。在这一过程中，常常发生或者遇到计划之外的事，此时就需要文秘随机应变，包括接待客人、迎来送往、安排食宿、陪伴客人，同时还会涉及场地布置、安排、会议时间安排等相关的工作。
　　对此，国有企业需要制定培训计划，定期设置工作场合场景，对文秘的随机应变能力进行培养、考核。例如：（场景）在计划中文秘所接待的人员，其对花生过敏，但是事先其并未得到信息，因此在知晓的第一时间，需要其及时检查食物、饮品中是否含有花生等物质，为客户留下良好的印象。通过这样的方式，企业在对文秘进行培训的同时，也能够对其表现进行即时评价，鼓励其在工作中发扬优点、改正问题，便于全面提高文秘工作者的应变能力。
　　三、结语
　　综上所述，基于信息化背景下，国有企业中文秘的工作有着独特的特征，其重要性不言而喻。在这一基础上，文秘工作者需要通过恰当的方式，提高自身的工作质量，包括本职工作能力、信息管理能力、文字表达能力等多个方面，在适应社会发展需求的同时，能够推动国有企业的发展。所以，通过本文的分析与论述发现，文中所提及的方式具有较强的可行性。
　　【参考文献】
　　〔1〕贾文明。医院办公室工作特点与文秘人员素质分析〔J〕。人才资源开发，2017（20）：128129。
　　〔2〕孟克查汗。新时期企业文秘工作特点与文秘人员素质培养探析〔J〕。商场现代化，2014（24）：7677。