新时期石油企业办公室工作的科学管理及对策

　　摘要：办公室工作在现代石油企业中通常发挥着沟通联系、监督指导的作用，其是为企业领导、机关部门以及基层单位、员工而服务的。办公室工作管理的科学性对企业管理效能的实现有着直接影响。因而石油企业应采取有效措施，将办公室工作管理中的每一细节掌握好，进行科学管理，进而促进企业经济效益和社会效益的提高。
　　关键词：石油企业；办公室工作；科学管理
　　现阶段，石油企业办公室在整个单位中占据着举足轻重的位置，其不仅是单位的服务中心、信息中心，还是参谋中心与指挥中心，其作为连接企业领导与企业所属基层单位的中枢神经，起着协调上下机关各部门的作用〔1〕。因此，每一环节都不能出现疏漏，否则将严重影响企业的运行，导致企业工作处于被动状态，造成较大的经济损失。
　　一、办公室工作对企业发展的作用
　　新时期，办公室工作要将自身职能充分发挥出来，以信息支持企业领导做出科学决策。因而，办公室工作必须立足于服务企业，将提供决策信息作为目标，将提醒改进作为手段，调研企业重点工作，以对单位重点和难点问题做到及时了解，掌握有效、准确的信息，进而更好的支持企业领导做出正确决策。同时协助企业领导督查、处理政务，并结合企业思想起草包括工作计划、总结与报告在内的文稿，组织安排各项会议和活动。其中，办公室的督查督办工作有助于企业各项重大决策的落实。同时借助督查督办工作，可对执行时出现的失误进行有效纠正，并且针对执行效果调整各个阶段目标，最终实现对企业全过程的管理。
　　二、提高石油企业办公室工作的科学管理的措施
　　（一）提高事前控制意识
　　对石油企业来说，应重视办公室工作事务的每一个细节，在管理中要树立事前控制高于一切的意识，如此才能有效掌控办公室工作。在起草文稿时，应结合企业既定的目标与运行节奏，做到周全的考虑与充分的准备，以让起稿有更充裕的时间。同时对上级的思想要懂得领会，并要下基层进行调研，以保证资料、信息的全面性、准确性，以更好起草文稿。另外，企业决策者还需评价与论证文稿，以形成纲要性的意见与政策。若在事务接待中，没有将事前控制落实好，没有制定完善的方案，就极易在事务接待中出现问题。为此，每一位办公室工作人员都应具备事前控制意识，以有效掌握全局。
　　（二）转变服务理念
　　日益普及的办公自动化，给办公室工作带来了严峻的考验。而衡量办公室工作的根本标准为服务工作是否做好，是否让包括领导、群众在内的多方满意〔2〕。古语有言凡事预则立，不预则废。办公室工作也是如此，必须具备一定的前瞻性，凡事要做到及早考虑，及早下手，在想领导之所想的同时，也要把领导未考虑到的想到，因此，应以主动服务代替被动服务，围绕重点工作进行调研，对辅助管理的信息进行梳理，以在领导制定决策时提供有效参考。除此之外，办公室服务需立足于全局，服务要体现在事前、事中与事后各个阶段，以可行性方案帮助领导做出科学决策，为其提供合理的参考与建议，以督查督办的方式落实各项业务工作，并在工作完成后及时把决策落实领导汇报。
　　（三）合理规范管理
　　俗话说：无规矩不成方圆。若要促进办公室工作效率与服务质量的不断提高，就必须对制度建设、内部管理和其它各项工作做进一步加强，使之更加规范。首先，应对行为规范予以健全，对岗位责任制予以完善，明确规定各岗位职责，让每一件事都有章可循。其次，制定工作规范，将国外管理学者提出的六何追问法引入办公室工作应控制的程序注意事项中，具体来说：（1）何处，即应办何事且这步是否妥当？（2）为何，即为何要采用这一步骤，若将其省去又有何后果？（3）何地，即应在何处完成这一步骤？（4）何时，即何时做这一步骤最为合适？（5）何人，即何人做这一步骤作为恰当？（6）何法，即以什么方法做这一步骤最好？以六法为标准，督促执行，促进工作效率的提高。除此之外，还可将一定的柔性管理融入管理之中，在对办公室工作人员的情绪、情感因素予以重视的基础上，利用多种柔性方式，如道德引导，理解、认同以及尊重、关爱等，将工作人员的积极性充分调动起来，让每个人的能力均能得到最佳发挥，最大化的实现自身价值。与此同时，还要把良好的选人、用人机制在办公室内部建立起来，引入竞争机制，将业务精湛、踏实肯干、深受领导群众信任的人员选拔到合适的岗位。最后。对于干部员工在工作、生活中出现的难题，应给予切实帮助，做到用事业、用感情、用待遇留人。
　　（四）加强工作人员的培训力度
　　因为办公室工作涉及范围比较广，且具有很强的多变性与综合性。所以，若工作人员拥有的知识面较为狭窄，其服务全局的作用就无法实现。这就需要对工作人员加强专业培训，让其知识面不断扩宽，学习更多的知识，与时代接轨，促进自身综合素质的提高，最终让工作的科学管理得以实现。
　　三、结语
　　综上所述，只有全面分析当前石油企业办公室工作管理中存在的问题，并采取科学合理的措施对其做出有效解决，才能让办公室管理工作的科学管理得以实现，让其职能充分发挥出来，从而促进石油企业经济效益和社会效益的提高。
　　参考文献：
　　〔1〕张可心，栾虎，张峰，怀海宁，王碧琴。试论新形势下石油企业办公室工作的科学管理及对策〔J〕。办公室业务，2013，07：1113。
　　〔2〕黎校江。分析新形势下石油企业办公室工作的科学管理及措施〔J〕。办公室业务，2014，05：179。