关于高校财务业务外包的探索

　　摘要：近年来，伴随着教学和科研任务的不断增加，高校面临的外部压力和内部需求与人力资源现状之间的矛盾日趋激化。在此背景下，引进业务外包管理模式，用专业化的人力资源解决高校人力不足的问题不失为一个切实可行的办法。文章探讨了在高校中推行财务业务外包的适用范围和有利条件，并针对主要风险点给出了相应的控制措施。
　　关键词：业务外包内部控制风险管理
　　业务外包也称资源外包，是指企业借助于专业化分工优势，整合外部优秀资源，将日常经营中的部分业务剥离出来，委托给外界的专业服务机构或其他经济组织完成的经营行为，以实现降低成本、提高效率、提升核心竞争力的效果。
　　一、高校财务核算业务外包的适用范围和有利条件
　　（一）适用范围
　　高校财务业务外包具体操作时，应结合自身实际，明确业务可以划分为哪些阶段，确定期望借助业务外包实现的目标，并由此确定业务外包的内容、划分外包业务的范围。在划分时，应当注意业务性质，将重要性低、重复性强、需要占用大量时间和人力来完成的部分作为外包业务进行处理。高校财务业务主要由预算管理、经费管理、会计核算、结算、决算等五大环节组成，其中工作量大、业务压力亟需得到缓解的部分主要是教学、科研、行政等经费的报销，属于核算业务。可以将这部分业务相对独立出来，采取外包形式予以消化。
　　（二）有利条件
　　1。核算业务标准化程度高。各类核算业务都形成了标准化的业务处理方法，主要体现在会计核算业务标准化和流程标准化两个方面，可以按照会计科目将核算业务细分为不同类型，每类业务均可生成具有标准格式的核算管理规定。有利于组织开展培训，明确相关责任的归属，为业务外包成果的验收和考核提供参考标准。2。风险可控。高校可事先确定业务外包各环节中可能存在的风险点，分别制订应对措施，综合运用招标外包单位，签订合同、流程控制，后期稽核等手段，化解和转移风险，将业务外包可能存在的风险控制在合理的水平内。3。系统支持条件较为成熟。高校财务管理信息系统易于上手操作，系统稳定性高，数据安全性得到保障，为业务外包的顺利开展提供了前提条件。在实行了网上预约报销制度的高校中，与财务管理信息系统相契合的网约系统有助于简化核算业务，大大简化报销流程，节约处理单个业务所占用的时间，提高工作效率。
　　二、高校财务核算业务外包的主要操作环节
　　按照《企业内部控制应用指引第13号业务外包》的规定，外包的基本流程分为八个环节，分别是制定实施方案、审核批准、选择供应商、签订合同、组织实施、业务外包过程的管理、验收、会计控制。
　　高校在制订外包实施方案并进行审核批准时，应当进行集体决策，按审批流程报批后执行。学校总会计师或分管会计工作的负责人应参与业务外包的决策，对于拟选择的方案，应进行可行性论证，提交分管校领导审核后，由校财经领导小组或校长办公会集体决策通过。
　　高校在选择外包单位时，应当采取招投标方式，在公平竞争的前提下，对外包单位的资质进行严格的审查，并综合业务水准、行业评价等多方面因素进行考虑，询价并择优确定最终承包方。
　　高校在与承包方签订外包业务合同时，需要明确外包业务的内容和范围、双方权利和义务、服务和质量标准、费用结算标准和违约责任等事项，并将高校的外包业务涉及需要保密的部分作为保密事项，在合同中予以注明，以弱化业务外包可能带来的风险。
　　高校在实施业务外包时，应事先明确高校与外包方各自需要投入的人力资源、硬件、软件条件等，并达成一致。外包人员正式上岗前，应当先接受全面培训，以确保工作效果满足高校财务部门的要求。在操作层面上，应当制定严格的业务操作流程、单据传递流程，如有可能，应尽量借助信息化手段把流程嵌入财务业务处理过程中，减少可能由人为操作带来的舞弊风险。
　　在对外包业务进行管理时，高校应当保证整个外包业务过程处于持续的监控之下，及时就业务流程及可能产生的问题与外包方进行沟通，建立有效的沟通反馈机制。
　　在外包合同執行完毕后，高校应及时组织相关人员进行验收，制订标准对外包业务进行绩效评价，在总结外包业务的成果的基础上对外包业务的流程和主要环节进行优化，以备将来使用。
　　在会计控制方面，应当按照国家统一的会计制度的规定，加大对外包业务核算与监督的力度，并对外包业务产生的费用定期进行结算。
　　三、高校财务核算业务外包的风险点及控制措施
　　（一）外包业务的决策风险
　　1。风险点。高校在进行是否实施业务外包的决策时，可能因纳入决策范围的因素不完整、方案要素不全、可行性论证出现失误、审批程序不严谨等原因，造成错误决策；或因对外包业务的成本效益原则未加考虑或考虑不周全、成本核算出现偏差等原因，错误选择不经济的外包业务方案，造成资金的浪费。2。控制措施。应当对可行性方案进行专家论证和评审。在对外包业务方案进行审核时，应考虑到外包的预期成本和效益之间的均衡，谨慎、合理评估所涉及的业务环节在自营和外包两种条件下的风险和收益，经过综合考虑，选择较为合适的方案。
　　（二）外包公司选择的风险
　　1。风险点。在选择外包公司时，可能存在两个风险点。一是外包公司没有取得相应资质、缺乏诚信，从业人员缺乏应有的专业素养，甚至未能取得专业技术资格，承接业务后工作完成情况不理想，使高校因此蒙受损失；二是外包公司对于服务项目制订的收费标准不合理，致使业务外包相比自营而言优势不足，无法取得最佳成效。2。控制措施。高校应当充分调查外包方是否合法、是否取得相应资质，外包方从业人员是否具备过硬的专业素质与业务能力，并对外包方在相同或相似领域取得的成果进行了解，作为是否选择其承接外包业务的参考依据。对于重大业务外包，应当密切关注承包方的履约能力，并根据可能出现的情形准备应急预案，减小业务外包失败带来的损失。高校应当按照法律法规的规定，通过招投标等方式，依据公平、公正、公开的原则，引入竞争机制，选择在提供同质服务的条件下价格具有一定优势的外包方。
　　（三）外包人员与项目负责人串通、舞弊风险以及原始凭证在流转过程中丢失的风险
　　1。風险点。项目负责人可能与外包人员串通，授意外包人员违规操作，利用不合规、不真实的票据进行报销，非法套取项目经费。外包人员在进行业务处理时，将直接接触原始凭证，这也带来了原始凭证丢失的风险。2。控制措施。高校应采取有效措施将外包人员和学校师生隔离开来。以实行网上预约报销的高校为例，网约单据的收取和审查应当由高校财务人员亲自完成。财务人员对网约单据进行政策法规、预算审批等方面的审核，确认网约单据符合报销规定、所附发票真实有效后，将单据移交外包人员进行核算处理。业务稽核工作也应由高校财务人员负责，有助于及时发现业务处理是否有不恰当之处，确保外包人员的业务处理完全遵守高校财务相关规定的要求。高校应启用物流系统对原始单据进行管理，在物流系统中动态反映原始单据从接收到移交外包人员处理直至处理完毕的整个过程。一旦出现问题，可以通过物流系统定位到相关人员，利于及时处理问题以及必要时的追责。
　　（四）财务系统开放共享后财务信息流失风险、人员身份信息和银行卡信息共享风险
　　1。风险点。外包人员需要登录高校财务信息系统进行账务处理，这代表着财务系统中大量的财务数据将一览无余，可能造成歪曲、丢失、外泄、篡改财务信息的风险，一些严格涉密的内容也可能因此遭到泄露。此外，校内人员身份信息和银行卡信息有被外包人员所获取的可能，校内人员身份信息和银行卡信息可能因此被他人窃取、复制和冒用，给校内人员的财产安全带来了极大的隐患。2。控制措施。高校应对外包人员的操作权限进行限制并对财务系统进行加密处理，外包人员可正常注册身份信息并登录财务信息系统进行核算业务处理，而由于操作权限受限，不能完全读取全部财务信息，或只能读取但不能导出财务信息。高校可在操作系统中实施后台监控，实时掌握读取和导出财务信息的人员名称、读取或导入的次数及具体内容。此外，高校可酌情安装外在监控，避免外包人员通过拍照、截图等形式获取财务信息。高校应当在业务外包合同明确表明承包方的保密义务和责任归属，或另行签订详尽的保密协议，并要求承包方告知从业人员保密要求和应当承担的相关责任。在保密协议中，应明确约定外包人员不得复制和泄露校内人员身份及银行卡信息，一旦泄露，将追究具体责任人，并责令其承担严重后果。同时，应当将核算环节和结算环节可剥离为两个互相独立的板块，由高校内部人员完成结算业务，避免外包人员参与资金支付环节。
　　（五）外包业务处理人员不稳定，流动较快的风险
　　1。风险点。在外包公司频繁更换业务处理人员的情况下，高校需要对中途接手外包业务的人员重新进行培训，既额外增加了成本，又会造成工作效率的降低。除此之外，中止服务的人员也可能泄露或丢失财务信息，使高校蒙受损失。2。控制措施。高校应在合同中规定外包人员中止服务的情形下剩余工作应当如何交接和开展，并要求外包方向相关人员重申遵守保密协议的重要性。对于人员上岗前的业务培训工作，应当在合同中约定，由高校提供所涉及业务的标准化文件，具体培训工作由外包方负责组织和安排，避免高校因培训消耗过多精力。在合同约定中，应当将外包人员的轮换次数、工作效率与外包方的绩效考核挂钩，在合同条款中明确规定在年底绩效考核不达标时将按适当比例扣除合同款或不再续签合同，促使外包方采取有效手段控制人员流动、提高人员专业素质与工作效率。同时，在整个外包业务过程中，高校应当加强监控管理，做好与承包方的对接工作，加强与承包方的沟通与协调，及时搜集相关信息，发现和解决外包业务日常管理中存在的问题。
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