加强地铁工程档案管理的对策探析

　　摘要：随着地铁工程在我国各大城市的快速发展，地铁工程档案的地位和作用也越显突出。为加强地铁工程档案管理，要立足于地铁工作实际，建立起地铁档案管理系统建设的目标体系，实现对地铁档案管理系统的不断建设和优化，为地铁企业长期发展提供有效保障。
　　关键词：地铁工程；档案管理；问题与对策
　　城市地铁工程建设是一个系统性的工程，从规划设计到施工运营涉及到多专业、多学科，形成的档案成千上万卷，有效的地铁工程建设项目档案管理能够保证档案的齐全、真实和有效，对于更好地服务地铁建设，推进城市发展有着重要的意义。
　　一、地铁工程档案管理存在的问题
　　（一）档案内容不全面
　　很多地铁工程单位在管理档案的时候，将管理的内容只局限为地铁的设计图纸，对该图纸讨论阶段的相关数据资料，地铁施工准备阶段的文件重视程度不高，出现了漏管的现象。同时也存在地铁工程管理档案缺少审批的相关文件、地铁周围停车场的规划资料等附属资料。另外，有些管理人员只重视某个阶段的档案管理工作，并不能做好善始善终、对档案进行由头至尾的管理，尤其是在工程快要竣工的时候，财务结算方面的资料很容易被忽略。最后，档案有纸质档案，也有电子档案，但是管理人员在管理档案时，一味追求对纸质档案的归档管理，而忽略了对电子资料的留存及归档。
　　（二）档案质量欠佳，档案资料移交不及时
　　当前，多数地铁建设的工程档案普遍存在原始资料归档不及时、不完整、归档不齐、部分内容缺失、隐蔽工程的验收记录不够准确、部分归档资料法律手续不完备、复印件居多等现象，更有甚者错把施工图当作竣工图，竣工图编制更改不真实、不完整、不规范，纸质文件未根据《科技技术档案案卷构成的一般要求》整理，图纸未按照《技术制图复制图的折叠方法》的要求统一折叠等，难以达到地铁工程竣工档案及时向当地城建档案馆移交的要求。
　　（三）档案管理人员素质与管理制度存在问题
　　我国在管理方面的重视程度一直有所欠缺，这在很多方面都有所体现，而地铁档案管理方面也是如此。其主要体现在管理人才缺乏、管理手段陈旧、管理制度空洞等，造成的主要后果就是地铁档案管理的质量无法得到明显的保证，地铁档案管理信息化的进展不顺利，在此过程中容易出现各种失误，导致地铁档案管理存在明显的不完善性，严重影响其发展。
　　二、加强地铁工程档案管理的对策
　　（一）改变档案管理模式
　　地铁工程档案是城市现代化建设和发展的见证，它反映了社会活动的原始信息资源，在社会经济发展中的重要地位已经越来越引起人们的高度重视。因此，地铁工程档案管理工作的现代化也日趋紧迫。采用信息化手段，实现档案整理、归类、编目和检索等工作的自动化，推动传统的档案管理技术和方法的变革，使之能更好的服务与工程建设：一方面，利用计算机将工程档案的信息电子化。把工程项目档案的整理内容及卷内目录输入电脑，使纸质档案成为信息档案，更具有可读性和实用性，易于利用者准确查询相关材料，提高提供利用效果。另一方面，通过计算机的文字处理功能，可以采用多种形式的存储方式如年代、内容、项目名称、项目类别等等。加强工程档案的搜索功能，为用户提供更快、更方便、更完整的服务。
　　（二）实行三同步、三参加制制度
　　三同步管理制度，主要是在工程即将开始竣工的时候开始进行资料收集工作；工程施工过程与竣工资料形成同步；工程完工验收与工程资料验收同步。三参加制度主要是指档案管理部门在参加工程进度和质量分析会后，需要相关的技术人员和施工过程中的资料进行准备工作，参加单位、单项工程的交工验收会。通过一整套标准化制度的实施，从而较好地保证工程档案的质量。
　　（三）加強人力资源建设
　　定期对在职的档案管理人员进行培训，不仅包括档案管理方面的业务培训，而且包括地铁工程项目建设方面的专业培训；引进高校工程文件档案专业人员，提高档案管理人员的综合素质；高校有责任培养高素质的档案方面人才，因此，高校应与工程项目建设单位建立工程文件、档案管理实习基地；努力实施工程文件、档案管理人员年轻化、现代化工程，培养符合工程文件、档案管理要求的复合型人才。
　　（四）提高竣工档案的质量
　　竣工图是竣工档案的主体部分，是工程建设完成后的真实写照，是工程维修管理改建扩建的凭证及依据。因此，竣工图必须真实反映工程实际，然而真正做到竣工图真实准确并非易事，它需要施工单位、监理单位和建设以及设计单位的共同努力。工程资料直接影响竣工图制作的质量高低，必须引起高度重视。因此，在管理办法中应该严格规定竣工图的制作要求，明确修改和标注时的具体做法，加强对竣工图编制单位的规范管理。这样不仅程序严谨，而且无论档案人员如何变动，卷内目录如何更新，都能分清责任，维护图纸目录和图纸数量的原貌。
　　三、结语
　　地铁工程档案管理是地铁工程建设过程中的重要环节，其工作内容涉及到各个专业技术部门，只有不断加强建设、施工和监理单位的重视程度和管理水平，才能保证工程档案的完整性、准确性，为地铁建设和今后的维护提供有力保证。
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