路政档案一体化管理的实现策略研究

　　【摘要】公路档案管理需要智能化、信息化，尤其是较为重要的路政档案要充分利用新信息技术和记录方式来管理。本文通过分析路政档案管理现存的问题，并针对其问题提出路政档案管理一体化的必要性及实现路径。
　　【关键词】路政档案；一体化管理；问题分析；实现路径
　　信息化时代的到来，将极大改善传统路政档案管理的方式。路政档案的管理是反映路政管理部门真实面貌的，档案资料存在的形式过于复杂，人工的操作大大耽误工作效率，而且会严重摧残管理人员的积极性和耐心，而且管理不当或者职责的分配不均以及专业技能的不过关都是传统的路政档案管理出现问题的原因。新时期下，利用信息化的便捷与高效，将档案管理一体化，可以大大提高效率，并且培养管理人员的综合能力，降低工作量，保证正确率和真实率，这也是一体化管理的目的。所以本文通过让管理层了解路政档案管理的必要性，以及目前的现状分析，为一体化的管理提出可行性的策略，争取路政档案管理工作取得突破。
　　一、路政档案一体化管理的必要性
　　公路路政档案是公路管理档案的重要组成部分，主要是指公路路政管理机构在工作中形成备查考的文字、图像、声像，以及其他具有保存价值的各种方式和不同载体的原始记录。它真实反映了路政管理部门的历史真实面貌。社会在发展，公路的管理也越来越信息化，更加标准系统化的管理方式慢慢改变着档案管理。带来机遇的同时也不断出现新的挑战，要求公路管理机构要统一从路政管理案卷形成和档案工作的全局出发，统筹规划，科学管理，加强路政管理部门和档案管理部门的人力资源和信息资源对接，实现由资料形成、收发、登记、标号、存储到收集、管理、鉴定、保管、统计、利用等全过程的一体化运作，即路政档案的一体化管理，这种工作模式既有利于改善和确保案卷形成的档案质量，又能提高执法案卷和档案管理工作的规范化和标准化，从而实现档案管理工作的现代化。
　　二、路政档案管理现存的问题分析
　　（一）传统的档案管理模式已经无法适应新时期的路政管理需求。新时期，所有企业的管理模式都在发生大大小小的改变，因为信息化的普及，更多的人会利用这些技术使得管理更加高效，管理方式的标准化会加快工作进程，提高工作效率。公路交通也是一样，在迅猛发展的时代，现代公路展现出里程长、路网密、等级高、安全设备齐全等鲜明特征。所以，在新形式下，信息化智能化的道路管理模式也是急需提高的，路政档案的管理，智能监控取证，电子备份等管理方式已经得到了推广，并且被广泛使用。传统的路政档案管理和案卷处理是由不同的部门负责的，一般路政执法人员会携带大量的纸质资料和声像电子信息去移交给档案管理人员，后者对于这些资料的了解程度有限，没有足够的判断意识，这就会造成后期的案卷管理者的工作难度加大，工作量也加重，也就会使得最终的路政档案缺乏系统性和完整性，所以一体化的路政管理模式在现代的公路管理中是急需的，从而实现信息的对称。
　　（二）路政档案缺乏统一的归档机制。一般在实际的路政档案管理中，基层路政中队、路政大队和路政支队都会涉及到档案管理，职务相互重叠，所以在正常的工作中会出现混乱的情况。另外，很多路政信息资料保存在路政管理机构中，或者是执法档案室。而且路政中队的人员一般是在公路沿线上，机构成了档案代理保管的地方，很容易造成混乱零散，缺乏完整性。而且路政档案管理的管理人员其专业水平不高，没有受过培训，可能也是临时安排，没有档案管理的意识，忽视路政档案管理的重要性，后果就是档案的缺失和错误，所以，一体化的管理能够更专业系统地做好归档机制，避免重要资料的丢失和错误。
　　（三）路政档案信息化管理缺乏统一规范。随着信息化时代的到来，新时期给路政档案的管理提出了数字化档案室和电子化入档的新要求。路政执法的过程中，每天都会有新的檔案出现，而且信息量很大，需要的专业技能要求很高，因此工作模式的选择需要边执法边入档。路政档案的信息存在方式很复杂，需要路政执法人员进行资源的整合，然后根据数字化档案室的要求进行分类，人工操作的弊端就是工作量极大，积极性被打消。其次是专业水平的薄弱会出现档案管理的真实性不足。而且基层的路政中队进行档案管理时的设备支持也缺乏，无论是软件和硬件的通用性都存在不足，所以路政档案信息化的管理在规范要求上还有待加强。
　　三、建立路政档案一体化的管理机制
　　如何一体化主要是如何将档案管理人员和执法人员进行工作上的完美衔接，而不是重叠，工作关系的整合，能够防止工作中出现档案的缺失，两个部门相互配合，及时沟通，明确自己的责任担当，所以作为路政档案管理的领导层需要意识到档案的管理是执法和档案管理部门共有的工作职责，执法人员也需要将执法和档案的管理工作合并到一起，形成合二为一的工作模式。其次是一岗双责，任何一个工作人员都需要认知到自己的工作内容是执法和档案管理的统一，需要在执法中注意档案资料的搜集和整理。最后是路政档案收集标准的建立与完善，统一好路政档案的一系列细节，为了保证档案的完整性和真实性，需要路政执法人员在执法（下转第139页）（上接第132页）过程中严格按照规定对资料进行收集，并且及时存档，保证档案管理部门得到的是最新最真最完整的信息。
　　（一）建立路政档案统一的鉴定机制。鉴定的目的就在于检查最初的档案信息是否完整真实，所以要及时检查路政执法人员最初的信息录入情况，完善鉴定机制。鉴定方式主要是内部的鉴定，档案管理人员的鉴定，还有重要信息重点鉴定。路政执法部门需要及时进行内部的检查，保证初始的档案信息没有出错，确保按照规定进行档案录入。其次是档案管理人员的检查，利用专业性，去检查档案录入的规范性、准确性，是否严格按照规定执行等等。最后是重要的档案，档案的信息量很大，也分重要与不重要，重要的档案信息固然不能有任何的差错，所以这部分的档案须要领导层聘请更为专业的档案管理人员去审核，一致认定才能存档归档。
　　（二）实现路政档案数字化标准管理。公路管理手段越来越智能化，电子档案的出现有利于建设数字化档案室的要求，如何实现数字化标准管理是现阶段需要重视的。首先就是信息化管理所需的设备硬件要求，在路政执法中队配套一些利于档案管理的设备和硬件设施，方便后期的资料信息录入，并且统一型号。然后是加强软件的开发和应用，一岗双责的工作模式形成之后，执法人员的工作量势必会增加，所以加强软件的开发一方面是保证路政执法人员的信息录入工作能够和数字化档案室的数据对接要求，另外是减轻执法人员的工作量，满足边执法边录入的要求，以保证第一手的档案信息准确和真实。
　　四、结束语
　　综上所述，路政档案管理是一项非常重要的工作内容，能够更好地反馈公路信息，但是过于传统的档案管理模式存在太多的弊端，容易造成信息反映的不够真实，所以，信息化时代给路政管理一体化带来了机遇，将执法与档案管理巧妙地联合在一起，进行工作的关系整合，部门间相互配合，工作衔接得当，效率提高，路政执法依然依法执行，档案管理也有法可依，这也是帮助路政档案管理工作能够更加规范化和标准化，所以，路政档案管理一体化是公路管理的发展趋势，也是实现档案管理工作现代化的前提。
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