做好人事档案收集整理工作的重要性及建议

　　【摘要】本文简单分析了我国人事档案收集整理工作的重要性，并提出几点发展建议，包括领导加强重视、及时开展人事档案资料的收集整理、提高收集整理人员的专业素养等，为我国人事档案工作的有效开展提供参考。
　　【关键词】人事档案；收集；整理；重要性；建议
　　人事档案工作作为组成人事工作的重要部分，在人事管理系统中的地位非常重要，在计划经济时代，国家机关、事业单位工作人员的重要凭证就是人事档案，在招工、调动、提干等过程中都将之作为一项重要的参考依据；在市场经济时代，社会的信息化程度越来越高，在各种社会资源中，信息的作用越来越受到人们的重视，而人事档案是记载个人信息的主要载体，其价值空间非常广阔。经过多年的发展，我国的人事档案工作发展迅速，目前有一些突破性的进展，但在我国社会主义市场经济的转型时期，人才流动速度加快，在经济发展处于新常态化的背景下，人事档案管理的传统模式已经落后了，与当前时代发展需求不相适应，面临着更为严峻的形式，更为繁重的任务，既有困难，又是其发展的良好机遇。因此，在新的历史时期，如何抓住机遇，充分地发挥出人事档案的价值，更好地服务于现代化建设，成为人事档案工作者亟须解决的重要问题，其中首先要做的就是做好人事档案资料的收集与整理。现结合笔者工作实践，对人事档案的收集整理工作进行如下探讨。
　　一、新时期人事档案收集整理工作的重要性
　　当前社会经济的快速发展离不开人才的作用，因此在社会变革的关键时期，做好人才的管理尤为重要，其切入点就是做好人事档案工作。人事档案形成于人事管理活动中，可客观地将个人的大概情况如实反映出来，因此人事档案的管理工作对于市场经济下人才的流动等具有重要的意义。在人事档案管理中，其前提和起点条件是人事档案资料的收集及整理，即相关的人事档案管理部门定期或者不定期地通过一定的手段将人事档案材料集中起来并经过归档、整理的过程，不断地将新的人事资料填充到人事档案材料中。人事档案工作有效开展的一个关键的环节在于经常收集、补充资料，不断完善人事档案，保证人事档案资料客观地反映出员工的整体情况，为用人单位提供很多有价值的人才信息，进一步强化人事档案工作的服务功能。
　　二、人事档案收集整理工作的建议
　　（一）加强重视。收集、整理人事档案资料涉及到的内容、部门比较多，比较繁琐，任务量大，而且难有明显的效果。其原因主要在于人事档案工作中，不少领导对其重要性认识不够，理解上存在误区，认为其就是一种保管性的事务，不需要太多关注，只要保证不发生丢失、不发生泄漏等问题即可，认为其工作的目的就是为了应付外调、查档等，在这种思想认识下，其就会忽视人事档案的收集、整理等，不能保证经费、人员、基础配套设施等档案工作有效开展的必要条件，自然就无法做好档案的管理工作。此外，职工自身对人事档案工作不够重视，在档案部门收集资料时，其填写表格态度不认真，能不写就不写，比较敷衍，而且有的人认为学历、职称等材料非常重要，交给档案部门管理不放心，认为自己保管更安全、更方便，造成时间久了材料遗失。因此，要使人事档案工作的重要作用充分发挥出来，首先要做的就是提高领导及员工个人对档案工作重要性的认识。
　　（二）定期或不定期地开展人事资料的收集、整理。有的在开展人事档案工作过程中，无法针对性地收集资料，多年来还是采取一成不变的陈旧方式，未引入先进适用的新技术、新软件，难以实现信息化，造成不少收集到的档案资料内容雷同、失真、过于陈旧，无法将个人最近的动态反映出来，档案的价值大打折扣，参考的价值不高，不能做出权威性的证明。而且有的在实际操作中只是简单地将个人的信息等情况输入到自动化系统中，其他的还是纸质的材料，由于不注重档案的收集、归档整理等，造成档案不完整，出现遗漏等问题。针对这一问题，档案管理部门要与相关部门建立起长期的合作，定期、不定期地组织开展资料的收集、整理，尽快解决问题，尽量减少历史遗留的问题，不断更新人事档案材料，确保档案资料内容充实、完整、真实。
　　（三）提高收集整理人员的专业素养。目前很多单位没有专门的人员负责档案的收集整理工作，而是由其他部门的工作人员兼职承担保管档案的工作，而且经常发生变动，造成人事档案工作无法运转、资料长期不更新等问题，在很大程度上影响人事档案工作应有效用的发挥。针对这些问题，人事档案部门可通过举办各种类型的培训班，不断提高档案管理，尤其是前期档案收集、整理人员的业务水平，使其具有敏感的专业素养，增强工作效率。
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