高校二级部门档案管理问题及对策

　　王媛周璐
　　【摘要】高校二级部门档案是高校档案的重要来源和组成部分，很多高校都存在二级部门档案制度不健全、管理不到位、归档不全面、归档质量不达标甚至有安全隐患等问题。本文通过实践归纳和经验总结法，提出通过加强宣传、健全制度、分级管理、完善网络、培训学习、目标管理和增强利用成效等对策解决高校二级部门档案管理问题，以更好地提升高校档案管理工作水平。
　　【关键词】高校；二级部门；档案管理
　　一、高校二级部门及高校档案的定义和内容
　　高校的二级部门主要是指二级学院、管理或系级部门，是学校的基层单位和二级办学实体，它们处在学校教学、科研、管理工作的最前沿，学校的各项工作都必须通过发挥二级部门的作用才能实现。高校二级部门档案是高校档案的重要来源和组成部分，高校档案管理部门只有抓好二级部门档案工作，才能全面做好学校档案管理。
　　高校档案是高等学校在教学、科研、社会服务、文化传承和对外交流等过程中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的不同形式、载体的历史记录，是高等学校建设发展的记忆。根据中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令《高等学校档案管理办法》的解读，高等院校的档案主要包括：党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、产品生产类、外事类、出版物类、财会类等大类，各高等院校可根據学校实际情况确定归档范围和类别。归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、实物等载体形式。
　　二、高校档案的种类和来源
　　从载体形态上来说，笔者将高校档案分为文书形态、数字形态、声像形态和实物形态4种类型。文书形态，顾名思义，就是以纸质文书、图表、画册等为载体的档案，也是传统档案的基本展现形式。数字档案是以计算机数字形态呈现的以光盘、U盘、移动硬盘或服务器承载的档案，一般与文书档案配套归档。声像档案有两种，一种是传统的以胶片、冲洗好的纸质图片为载体的声像档案；一种是随着科技进步产生的以数码为载体，可进行网络传输、归档的声像档案。实物档案包括往来礼品、奖杯、奖状、证书等以实体形式存在的档案。
　　从实际工作来看，无论哪种形态的档案对于高校档案管理部门来说，除了个人捐赠以外，都一定产生并来源于高校基层二级部门、单位，是这些二级部门、单位在从事招生、教学、科研、管理等活动过程中直接形成的历史记录。
　　三、高校二级部门档案管理的重要性
　　高校二级部门是学校各项工作开展落实的具体部门，一般分为党群行政管理部门、教学部门（学院）和科研部门三大类，二级部门是学校档案产生的源头，是高校档案的主要来源，抓好二级部门档案管理工作，是做好高校档案工作的根基。从档案形成之初到基础档案的收集、整理、预归档、存放、利用和移交等各个环节的工作都非常重要，都直接影响着档案的最终质量和存在的意义。
　　四、高校二级部门档案管理存在的问题
　　虽然高校二级部门档案工作意义非凡、责任重大，但在实践工作中，我们发现仍然存在以下许多问题：
　　（一）领导不重视，档案缺意识。档案工作对于人、财、物管理、教研教学、学生教育、科学研究等工作来说，在有些部门领导眼里实在太微不足道，以至于整个部门从上到下都不重视档案工作，直到教学评估、重大庆典、编写史册、审计检查或打官司等等有重大项目或事件发生时才想起档案、才查阅利用档案、才认识到档案的重要性。殊不知，档案就是靠平时一点一滴的积累才产生的，平时缺乏档案意识，不仅是对本部门不负责任，更是对学校历史不负责任。
　　（二）制度不完善，落实不到位。任何一项工作要做好都必须有规章制度作为执行依据。很多高校二级管理部门因为不重视档案工作，就没有制定档案管理制度，从人到物到档案管理流程都没有规范性制度约束，或有简单的制度，但缺乏落实和监管，形同虚设。
　　（三）体系不合理，业务不熟悉。很多高校二级部门下设许多分支机构，如学院下设系部，系部又下设教研组等。而很多原始档案就产生在最基层部门，比如一份在校学生试卷，就产生于基础教研室，二级部门有那么多教研室，如果规范管理这份试卷呢？其实是需要二级部门层层设立兼职档案员，进行分级管理。但大部分高校二级部门兼职档案员就设立一名，或者根本就没有兼职档案员，就算有，还都基本不是档案专业人员，业务不熟悉、责任不到位。
　　（四）归档不及时，质量不保证。高校二级部门产生的档案每年移交给学校档案管理部门一般根据二级部门性质和档案内容的不同有所区别。有的按学年度移交，有的按年度移交，有的不定时移交，比如科研档案，要求在科研项目结题后两个月内移交但无论二级部门何时向学校档案管理部门移交档案，都应该提前做好部门原始档案的预归档工作，就是按照档案规范要求，保质保量，及时地收集、整理、上架、保管利用好尚未移交的档案。但很多高校二级部门根本无法按要求做到，常常是必须向学校档案管理部门移交档案时，才匆匆忙忙随便收集一些资料应付差事。
　　（五）硬件不达标，软件不会用。根据实践工作，高校二级部门原始档案在形成后，一般会在二级部门留存一段时间，进行预归档后再移交到学校档案管理部门，这就要求高校二级部门档案管理硬件（比如档案库房、专用箱柜、计算机、档案盒等）都要规范、适合；软件方面也要配套使用学校档案统一管理软件。但很多高校二级部门因经费等问题，不能保证档案管理软、硬件条件，不仅工作不规范，还存在极大的档案安全隐患。
　　（六）利用不规范，成果不明显。高校二级部门预归档的档案在移交学校管理前，在查阅利用时，往往存在利用不登记、借出无手续、查阅无审核等不规范现象，不仅利用档案编研成果不明显，很难凸显档案的价值，还存在一定的损坏、遗失风险。
　　五、解决高校二级部门档案管理问题的对策
　　高校二级部门档案管理是高校档案工作的重中之重，对于存在的问题应采取积极应对的态度，有耐心、有针对性地解决，笔者通过实践经验和归纳总结，认为有以下几个方面的对策：
　　（一）加强宣传，增进沟通。高校档案管理部门应采取上门调研、档案知识讲授、宣传画册发放、开设相关档案专业选修课程、网站、微信公众号文章编发等手段加强对学校二级部门档案知识宣传的力度，增进与学校二级部门领导和兼职档案员的沟通、互动，及时了解他们的工作动态及工作中存在的疑虑，积极认真地为部门解决实际工作困难，增强沟通，提高二级部门领导及工作人员的档案意识。
　　（二）因地制宜，健全制度。高校档案部门应根据学校二级部门具体业务情况，协助部门制定适合此部门的档案管理规章制度和工作方法。比如档案保管范围的设定、保管期限的判定和归档流程的制定等，都应根据此部门产生原始档案的具体情况分门别类给予指导和建立相关制度并监督落实。
　　（三）分级管理，落实责任。高校二级部门应根据部门业务和分工情况，对档案进行分级管理，建立科学的档案管理体系和网络，可以设置多级多层次兼职档案管理员，并制定和落实责任制，每级对上级负责，在档案收集、管理、利用和移交过程中环环相扣、层层落实，确保档案工作落在实处。
　　（四）结合实践，加强培训。创新的档案管理队伍，不但需要档案管理人员做好基本工作，同时还需要全面提高档案管理人员的综合素质。高校档案管理部门要注重二级部门兼职档案员的业务培训，应结合实际为他们开展包括讲授、参观、现场指导、交流互动等多形式的培训教育活动，提高他们的档案意识和实践操作业务水平。二级部门则应注重兼职档案员的选拔和培养工作，要把那些政治素质高、相对稳定、踏实可靠认真的同志放到档案管理工作岗位上，并给他们提供学习提高的机会和条件。
　　（五）目标管理，软硬齐抓。高校档案管理部门应对二级部门档案设立目标管理考核体系，从人员设立、制度规范、硬件设施、归档质量、利用效果等各方面，从档案收、管、用各環节全方位进行目标量化管理，并进行考核落实，做到有章可循、有据可依、有档必归、归则保质。
　　（六）注重利用，凸显成效。高校档案管理部门应充分挖掘二级部门档案信息，指导并鼓励二级部门利用档案资源在进行基础查阅的同时，开展有特色的深层次开发，比如编写每年度的大事记、编撰部门史料、人物志等有历史价值和意义的汇编、材料等，充分展现档案的价值和意义，从而提高高校二级部门档案意识和对档案工作的重视度，以更好更全面地配合学校档案管理部门做好全校档案工作。
　　高校档案工作担负着为国家积累重要史料，为学校教学、科研等各项工作服务的重任，它产生和形成于校内各部门、单位及个人的社会实践中。高校档案就是学校的历史和记忆，抓好高校档案产生的源头二级部门的档案管理工作，是做好高校档案工作的最有力手段。
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