关于中小企业建筑工程中的档案管理问题研究

　　摘要：大量工程项目的出现必然也会出现大量的建筑工程档案，而这些档案不仅能够为往后建筑工程的建设和发展提供经验和借鉴，更是一种历史性的档案。因此，为保障和促进建筑工程事业的发展，研究建筑工程档案管理过程中的存在问题并探索解决办法显得尤为重要。
　　关键词：中小企业；建筑工程；档案管理；档案材料
　　在整個国民经济发展过程中，中小企业占有十分重要的地位。中小企业在繁荣市场、增加就业机会、方便群众生活、推进技术创新、拉动民间投资、优化经济结构等方面，都发挥着十分重要的作用。中小企业各职能部门在综合运用资源条件、劳动力、资本、科学技术、流通手段、企业信誉等要素，制造产品获取利润和创造经济效益，实现企业基本目标的活动中，产生了各种形式的原始记录材料，形成了中小企业档案。这些档案对企业今后的发展有着重要的参考利用价值，是企业宝贵的情报财富。对中小企业档案的科学保管和合理利用，将产生巨大的社会效益和经济效益。
　　一、中小企业建设工程档案管理问题分析
　　（一）档案管理人员专业素养偏低
　　由于中小企业受经济基础的制约，在人员配备方面也力求精简。一个职员兼多种职务的情况在中小企业中是常有的。据调查，许多中小企业的档案管理工作都是由办公室某一人员兼管，很少有设立专职档案管理员。这种兼职档案管理员，要么缺乏档案管理专业素养，要么由于一身多职，顾此失彼，难以做好档案管理工作。中小企业对档案管理人员的业务培训也不够重视，影响了档案管理人员专业素养的提高和视野的开阔。一些档案管理人员自觉学习意识不强，对企业工作流程和技术知识不熟悉，也无法适应新形势下中小企业档案工作的需要。
　　（二）档案材料因竣工拖后而无法按时报送
　　近年来，随着建筑市场的不断规范化，国务院、建设部分别颁发《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》，旨在增强建设单位和施工单位对工程竣工档案管理的重要性，但是由于建筑企业的水平参差不齐，部分单位的管理人员档案管理意识比较淡薄，致使工程竣工时不能整理出完整的竣工档案，造成了工程竣工档案不能及时的向城建档案馆报送，如一些建设单位注重工程进度、重资金管理，忽视编制工程竣工档案管理体系，在工程验收完成时，工程竣工档案都无法正常完成，造成建设工程档案移交滞后。
　　（三）竣工后由于人为原因档案移交不及时
　　由于施工到了后期，大多的技术人员都撤离到了别的地方，加上很多施工单位没有按照竣工档案管理的要求在施工中整理必要的资料，造成工程竣工后不能按时完成工程竣工档案，造成工程竣工档案移交不及时；有些建设单位、施工单位及建材供应单位之间存在工程款拖欠的情况，致使工期延长，造成档案归档停滞，材料残缺不全，严重影响了工程竣工档案的编制；有些施工单位在施工期间进行部门重组，档案管理人员更换，致使材料分散、缺失，在工程验收后无法收齐，这些原因都会造成了施工档案移交不及时。
　　二、建筑工程档案管理存在问题的解决办法
　　（一）加强人力物力和财力投入
　　加强重视变革建筑工程档案理念之后，企业应当加强人力物力和财力的投入，逐步将建筑工程档案管理放在项目管理中的重要位置。所以，需要将建筑工程档案划入一个单独部门，与项目建设同步发展和建设。同时，保障建筑工程档案管理的现代化建设，逐步实现办公自动化。针对档案管理也应发放专项资金，避免方案管理经费不足。有条件的企业还可以购买诸如计算机、扫描仪、传真机、摄像机等现代化档案管理设备。
　　（二）加强业务培训，提高专业素养
　　档案业务培训是档案工作的一项重要基础工作。要加强档案业务培训，首先，必须根据中小企业档案管理人员的特点和要求，举办形式多样的培训班，有针对性地解决中小企业档案管理急需解决的问题；其次，培训的内容要跟上社会发展的步伐，及时将档案管理的新技术，新方法、新理念传授给受训者，增强档案人员与时代步伐相一致的时代意识，帮助他们更新知识，掌握新技术，以满足新形势下企业档案管理的需要；第三，要重视档案培训师资队伍建设。培训教师要具备过硬的专业理论知识和技能，熟练掌握档案管理工作的政策、法规、标准，了解现代社会有关档案管理的新知识和新信息，围绕档案工作的重点、难点和热点问题，有的放矢地开展培训，从根本上提升中小企业档案管理人员的业务素养。
　　（三）革新管理意识
　　革新建筑档案管理意识首先需要加强建筑企业领导的认识，提升企业对于档案管理的重视程度。这是因为只有建筑企业领导认识到建筑档案管理的重要性，才能逐步进行改善。所以，各建筑企业应当建立以企业领导为核心的档案管理小组，加强建筑档案管理重视，重新构建档案管理意识。其次，各部门应当就建筑工程档案管理人员进行管理意识强化和管理思想的培训。
　　三、结束语
　　改革开发的不断深入使得我国建筑工程的发展更为迅猛，档案管理作为建筑工程项目施工管理过程中的一项重要组成部分，对于建筑工程的进一步发展也有着重大影响意义。因此，只有不断加强建筑档案管理，并改善其中存在问题，才能有效促进建筑工程的大发展。
　　参考文献：
　　〔1〕陆华。建筑施工企业档案信息化管理中的问题及解决思路〔J〕。中国管理信息化，2014（11）：5152。
　　〔2〕何忠芳。中小房地产企业建筑工程档案管理及存在的问题〔J〕。兰台世界，2013（S4）：116。