号令在水电开发企业中的应用与实践

　　【摘要】本文对国家档案局印发的《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》在水电开发企业中的应用过程、实施步骤及在应用中应注意的问题进行了论述，可供同类型企业参考。
　　【关键词】10号令；归档范围；保管期限表
　　2012年12月，国家档案局印发了《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号，以下简称10号令）并于2013年2月1日起实施。为进一步做好10号令的学习、宣传、贯彻和实施工作，国家档案局于2013年4月又下发了《关于贯彻实施〈企业文件材料归档范围和档案保管期限规定〉的通知》，要求各级档案行政管理部门、各企业档案部门高度重视，精心组织，进一步推动企业档案基础业务建设，全面提高企业档案工作水平。本文就10号令在水电开发企业中的具体应用和实践进行论述，以供类似企业参考。
　　一、文件归档范围和档案保管期限表编制准备工作
　　水电开发企业一般都是围绕某水电站或者河流的水能资源开发而设立的，企业的主要经营内容是水电开发资源的获取、投资、建设和运营。作为该类型的企业，由于其经营内容专一，部门设置基本固定，一般设置为总经理工作部、党群工作部、经营管理部、财务部、工程建设部和生产部。且部门的设置一般不会发生较频繁的变更。因此，水电开发企业的保管期限表排列方式按照部门职责进行划分比较合适。做好文件材料归档范围和档案保管期限表的编制工作，首先要做好编制前的各项准备，一般档案管理人员只对档案本身管理以及相关工作比较熟悉，要完全熟悉整个公司各个部门的经营和生产活动以及该活动所产生的档案资料，是比较困难的，须依靠公司各职能部门整体配合来进行该项工作。在开展编制工作前，应做好以下准备工作：
　　（一）完成编制小组的组建工作。由于文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作涉及公司的各个部门，具体的归档范围和保管期限还需各部门根据部门文件材料提出后，再由专职档案管理人员来确定。为确保该工作的顺利进行，首先需要成立编制小组。为保证编制小组工作的顺利进行，公司在原档案管理小组的基础上，单独成立了以分管副总经理为组长，档案管理部门主任为副组长，各职能部门负责人和职能部门的兼职档案员为成员的编制小组并确定了各级人员的工作职责。工作小组的主要职责是：编制文件材料归档范围和档案保管期限表工作计划；具体组织实施编制工作；按照职责分工起草文件材料归档范围和档案保管期限表；文件材料归档范围和保管期限的宣传和业务指导等工作。
　　（二）对10号令进行全体宣贯和培训。10号令是要对企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中的各种记录，按照要求进行归档或不归档的区分，同时又根据归档材料的重要程度区分不同的归档期限。作为档案管理人员或者各部门的兼职档案管理员，都无法完全确定公司和部门在经营活动中实际产生的各种记录以及这些记录的重要程度。为防止出现该归而未归不用归而归以及归档期限不合理等情况，就需要对公司各级人员，特别是资料产生的亲历者，如：工程建设管理人员、生产运行人员、技术主管等，进行10号令的宣贯和培训。根据水电开发公司存在较分散，不集中的特点，公司先后两次组织全体员工进行了10号令的宣贯和培训，基本达到了全员覆盖。
　　（三）制定符合公司实际情况的文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作计划。水电开发企业的部门结构相对固定，在制定、编制工作计划的时候，就应该按照部门结构来制定合理的工作计划。但由于各个部门的工作内容相差较大，就需要各个部门根据自身的实际工作情况来制定。如：工程管理部除了要考虑已完工的工程资料，还要考虑后续开工的工程资料；生产运行部除了考虑现运行管理工作的资料，还要考虑后期为了加强生产运行可能会产生的资料等。该工作应由各部门的负责人和本部门的编制小组成员，在征求各部门员工的基础之上来进行。公司在各个部门编制的工作计划基础之上，形成符合公司实际情况的编制工作计划，做到每一项工作有负责人、有节点、有成果、有预算等。
　　二、文件材料归档范围和档案保管期限表的实施步骤
　　每个企业根据自身经营的特点不同，在文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作的实施中，会采取不同的实施步骤或实施方法，根据水电开发企业自身的特点，实施步骤主要有：
　　（一）对公司各部门的职能进行深入分析并做好资料收集工作。公司编制小组先后多次组织各部门负责人和编制小组成员，按照部门职责，对各部门应该履行的部门职责以及该职责执行下应该产生或者会产生的记录、资料进行分析。要求各部门针对部门职责中的每一项工作内容进行具体的细化，且必须提出该项工作内容可能或者应该产生的记录、资料清单。最后由各部门兼职档案人员（同时也是编制小组成员）将形成的清单提交编制小组审查。
　　（二）各部门提出文件材料归档范围和档案保管期限表初稿。各部门在对本部门的职责、业务流程和生产经营活动深入分析的基础之上，依据10号令的要求，形成本部门文件材料归档范围和档案保管期限表初稿。由部门兼职档案人员（同时也是编制小组成员）提交档案管理部门。
　　（三）档案管理部门汇总并形成公司文件材料归档范围和档案保管期限表初稿。公司档案管理人员在汇总各部门提交的文件材料归档范围和档案保管期限表初稿后，从档案管理专业的角度以及档案专业人员对10号令更加专业理解的基础上，进行修订和完善，最终形成公司文件材料归档范围和档案保管期限表初稿并提交编制小组审核。
　　（四）对编制小组审核通过后的初稿在全公司范围内征求意见。档案管理部门把经编制小组审核后的初稿，以公司正式文件下发至各个部门进行征求意见。同时，为了更好地发挥广大员工的积极性，公司还专门组织召开了两次初稿讨论会。各部门在会上对整个公司形成的文件材料归档范围和档案保管期限表初稿进行认真讨论，收到了较好的效果。
　　（五）由编制小组汇总意见并有选择性地修改后形成符合公司实际情况的文件材料归档范围和档案保管期限表。在征求意见期结束后，公司编制小组共同对所收集到的意見进行讨论，有选择性地取舍后，对初稿进行修改，修改完善后，提交公司形成最终的文件材料归档范围和档案保管期限表。
　　通过先调查研究，形成各部门层面的初稿，汇总形成公司层面的初稿，广泛征求意见和最终形成符合公司实际情况的文件材料归档范围和档案保管期限表这一系列步骤。公司最终形成了符合水电开发企业公司实际的文件材料归档范围和档案保管期限表。通过10号令在公司的应用和实践，最终形成了58大项、239子项档案归档范围和期限表。
　　三、10号令在水电开发企业中应用的注意事项
　　要保证10号令在水电开发企业中得到真正的落实，各企业需注意以下事项：
　　（一）要全员参与，避免单兵作战。在很多类似的工程投资开发运营企业，绝大多数人员（包括公司领导）是技术类或工程类专业出身。其本身对公司的档案管理工作和档案的认识性不足，往往认为档案管理工作是档案管理人员的事，和其他人没关系。在这种情况下，需要档案管理人员跟公司领导说明具体情况和缘由，得到公司领导的支持并积极发动全体员工参与该项工作。
　　（二）充分发挥职能部门的作用。职能部门在该工作的作用发挥得如何，几乎决定了该工作是否成败的主要因素。档案管理人员对职能部门的生产经营活动是不可能深入了解的，只有职能部门自身发挥能动性，认真梳理自身工作职责、工作流程，才能提出自身部门档案归档范围和档案保管期限表。
　　（三）档案管理部门做好引领作用。在整个过程中，既要全员参与，又要充分发挥各职能部门的作用。作为档案管理部门，更应该做好整个工作的引领。工作的方向、工作的深度和工作的成果，都需要专业的档案管理人员来引领和指导。失去了档案专业人员的引领和纠偏，势必导致整个工作像一盘散沙，最后形成的成果也和10号令要求相差甚远。