信息时代档案管理创新探索

　　【摘要】本文从信息时代档案管理创新的必然性出发，探讨了当下档案管理的有效措施，希望能够进一步提高事业单位档案管理工作效率。
　　【关键词】事业单位；档案管理；信息时代
　　信息时代，现代化信息技术逐步渗透到了档案管理工作当中，因此我们应该顺应时代的潮流不断创新档案管理工作。所谓档案是借助纸质资料或者电子资料来帮助人们记录相关信息的社会性资源，它不仅为人们日常的利用提供了便利，也保留了一个单位的发展和变革历程，对此我们必须重视档案管理工作的创新和发展。
　　一、档案管理工作的意义及其创新的必然性
　　信息时代，现代信息技术的应用进一步促进了电子信息的出现，同时也改变了过去的档案管理方式，这不仅有效提高了档案利用效率，还提高了档案管理工作人员的工作效率。此外，信息化时代档案管理人员也在不断地创新档案管理方式和服务方式，客观上实现了档案使用的有效性。在信息化时代，传统档案管理方式的缺陷日益显现出来，具体体现在以下几个方面：一是档案资料的保密措施不够完善，还需要进一步改善。传统的档案资料都是通过纸质形式保存的，而信息化时代档案资料是通过电子形式保存的，传统的档案资料保密方式已经不能满足电子形式的保存和应用。二是当前档案管理工作队伍的整体素质较低，无法满足信息化时代档案管理的要求。信息化时代要求工作人员不仅要掌握更多的信息化知识，还要掌握更多的档案管理知识。三是档案管理工作理念落后，还延续着传统的重收藏、轻利用的观念，无法适应时代的要求。四是档案管理方式落伍，传统的档案管理工作都是通过手工编辑及检索实施的，而信息化时代信息量巨大，传统的管理无法及时对档案资料进行归档和管理。
　　二、创新档案管理工作的几点措施
　　（一）创新档案管理服务方式。当前的档案管理服务方式已经无法满足信息时代档案管理工作的要求，想创新档案管理工作首先需要对服务方式进行创新，当前对档案服务方式进行创新的途径有以下三种：一是加强单位档案管理之间的联系，有效实现档案资源的共享，在加强联系的过程当中要做到纵向和横向的双向联系。随着信息化时代的发展，社会资源和信息资源与日俱增，面对这么多的资源，单单依靠一个单位的档案科室是无法对这些资源进行管理的，这就需要积极开展横向和纵向的联合，有效实现对资源的共享。二是要努力加强对电子档案资料的自动化管理，信息化时代的档案管理需要对电子档案资料进行自动化上传与整理，只有这样才能更加便利地实现对电子档案的管理和利用，因此必须持续加强对电子档案资料的自动化管理，这样才能以更快的速度对档案资料进行上传、接收和收集，实现对电子档案的利用。三是积极构建网络服务平台，传统的档案利用需要专门的档案工作人员对相关资料进行查询和搜索，这种方式耗时较长，且工作效率低，无法适应信息时代档案管理的要求，因此我们必须有效利用计算机和网络技术，努力构建开放性的网络服务平台。
　　（二）有效加强档案资料的保密工作。信息化时代的到来既给当前的档案管理工作带来了便利和机遇，又给档案资料的保密工作带來了一定的隐患，因此必须持续加强档案资料的保密工作，这样才能确保档案资料的正常使用。然而当前档案资料的使用过程中的确存在着一些问题，主要体现在使用计算机的过程中随时会出现病毒感染、操作失误、设备故障以及人为破坏等问题，这直接影响着档案信息的保存与保密工作，为此必须采取有效措施以加强档案资料的保密工作，具体工作如下：一是单位的档案管理部门都必须采用最为先进的软件系统，以保证档案资料的安全使用，并确保系统的安全。二是要对计算机进行定期或不定期的全面检测和杀毒，避免信息资源感染病毒。三是档案管理部门在使用档案资料时要禁止在档案管理及使用过程中与外网链接，以免被黑客入侵，造成档案资源的丢失。四是要严格对单位档案室的进入进行设置，避免出现人为破坏的情况。五是要配备专业的、先进的、规范的档案保管设备，并采取有效的档案管理措施，确保重要档案资料及绝密档案的安全。
　　（三）促进档案管理工作理念的转变。传统的档案管理工作理念重收藏、轻管理，无法实现当前信息时代档案资源的功能和价值，因此必须转变传统的档案管理理念，既重视档案资料收藏价值又注重档案资料的实用价值，具体做法如下：一是强化档案管理工作人员的档案使用效率意识，首先，要使档案管理人员明确档案管理的目的，不能过分重管理、轻利用。其次，档案管理工作人员要用认真的工作态度、良好的心态来对待工作。最后，使档案管理工作人员足够重视档案的使用价值，并逐步提高档案的利用效率。二是促进档案管理工作人员形成现代创新意识，只有不断创新档案管理意识，才能保证档案管理工作的正常开展。信息化时代要求档案管理工作要实现社会化或网络化的转变，也要求档案管理人员顺应时代的要求，及时改变传统的档案管理理念，敢于尝试、敢于探索，努力实现档案资料的电子信息化，为后期档案资料的管理和使用奠定良好基础。
　　三、结束语
　　综上所述，我们知道信息化时代必须创新档案管理工作，这样才能满足当前档案管理要求。首先，要持续创新档案管理服务方式，加强各个科室之间的联系。其次，要有效加强档案资料的保密工作，确保纸质档案和电子档案的安全性。最后，要促进档案管理工作理念的转变，逐步实现档案资源的功能和价值。
　　【参考文献】
　　〔1〕陈英。浅析信息时代档案管理的创新与发展〔J〕。办公室业务，2013，05（18）：141。