少开会多省钱大实战高招避免会议成灾

　　计算过程并不复杂，但结果却令人吃惊。首先，假设一家公司有20，000名领取薪水的职员，其中包括许多技术精湛的人才。之后计算出这些员工的人均年薪为100，000美元。保守估计，假如每个人每年在低效会议上花费15的时间。那么公司在这方面浪费的时间所造成的损失是多少？答案是：3亿美元。
　　以上是分析公司VoloMetrix的调查结果。这家公司的调查人员研究了二十多家美国大型公司的会议管理方式。在一家极具代表性的公司，仅管理高层会议便已经花去了约300，000个小时，相当于一名高管全职工作144年。
　　当然，我们很难估算大多数会议实现的成果，但VoloMetrix研究了会议期间与会者执行多重任务的情况。公司CEO莱恩富勒说：衡量效率的方式之一是计算每一位与会者发送的电子邮件数量，因为发送电子邮件和短信表明与会者没有100参与讨论，或许因为他们根本不需要参加会议。VoloMetrix的数据显示，在开会期间，每一位与会者平均每30分钟至少发送三封电子邮件。而且，这个数据还没有统计与会者收到的信息。
　　富勒说：人们往往不认为一个人的时间有金钱价值，或者会议会有实际成本。但如果每个人都能更清楚和更关注时间的价值，一家公司就会提高效率，盈利能力也会大幅提升。
　　他提出了减少会议的四种方式。
　　限制多余的管理者出席。
　　富勒说：如果同一部门或职能单位内，有两个以上的管理级别，这意味着有些人只是在听命行事。他们不参与决策过程。因此，真的有必要让他们放下手头的工作去出席会议吗？
　　他注意到，许多公司会在会议结束后发放会议记录，其中会详细说明会议的具体情况，发放对象甚至包括出席过会议的人，那些只需要知晓情况的员工可以等到有时间的时候再去阅读会议记录。
　　制定会议时间预算。
　　富勒建议：计算出整个团队每周花在开会上的时间总和，之后有针对性地把这个时间缩减10或20。这会迫使你认真考虑哪些会议可以取消。VoloMetrix的一些客户采取了富勒所谓的极端措施，强制执行时间限制。
　　例如：使用在预定时间断开的会议专线，或在会议开始的精确时刻关闭会议室大门，禁止迟到者进入。他说：通常情况下，大家不需要采取那么极端的方式，将时间限制到最少。你只要提醒那些不遵守时间的人，下次他们应该做得更好。
　　避免时间碎片化。
　　许多公司会间隔30或60分钟安排会议，但富勒指出，大量研究显示，人在被打断之后至少需要15分钟时间才能重新集中精神，如果在下一次会议之前的时间不足一个小时，那就很难保持高效率。他建议，尽可能安排连续会议，使得每个人每天都能有一大段不被打扰的时间，集中做好自己的实际工作。
　　实行审批。
　　富勒说：用于开会的时间之所以失去控制，是因为在大多数公司，没有人负责统计时间。没有人决定必要的会议时长。为了解决这个问题，VoloMetrix的一些客户将时间预算纳入了财政预算。
　　富勒说：在每一个新的研发周期或其他类型的项目开始时，负责人都要设定会议预算，把它作为总体开支的一部分。会议预算需要经过同样的审批过程。他补充道，有些管理人员最初怀有抵触心理，但亲自做过计算之后就会转变态度。
　　富勒表示，在一家大型生物科技公司，首席财务官预计公司高薪聘请的大量员工每年用于开会的时间总计为60，000个小时。在被告知需要削减开会时间时，他非常生气。后来，他亲眼看到了计算数据，了解了用于开会的时间将给公司造成的实际损失。于是，他改变了自己的想法。