职业学校学生档案管理存在的问题与对策

　　【摘要】随着社会的进步和发展，我国的职业学校发展突飞猛进，在职业学校发展的过程中，学校对于人才的培养模式和管理方式越来越受到重视并在不断地改进。但是，职业学校档案管理工作还存在着一些问题，制约了职业教育的发展。本文对档案管理工作现状及问题进行分析，并提出应对措施。
　　【关键词】职业学校；学生档案；管理；问题；对策
　　学校档案的建立和保存对职业学校来说是非常重要的，档案管理工作是体现学校教学质量和管理水平的重要标准，其作用日益凸显，成为学校管理和发展的关键性信息资源，有助于强化学校建设，有利于促进学校就业、教学质量的提升，不仅是学校重要的财富，还是国家与社会发展的源泉。
　　一、职业学校学生档案管理的现状
　　近年来，我国职业学校学生档案管理工作有了改善和进步，但不可否认的是，目前仍有一些职业学校对学生资料管理工作的认识度不高，他们虽然收集了很多资料和档案，但没有充分发挥档案职能，对其做充分综合利用和开发工作，这足以说明档案资料的利用程度比较低，完全没有发挥档案管理的作用。
　　二、职业学校学生档案管理存在的问题
　　（一）信息收集不全面。我们知道，现在是信息化时代，信息化为档案管理的技术和手段提供了重要保障。与此同时，对管理人员的水平和素质也相应提出了更高的要求。目前很多职业学校没有聘请专业的档案管理人员管理学生档案资料，大部分由班主任或者學生辅导员作为兼职来担任此项工作，他们没有接受过专业的管理培训，缺乏档案管理经验和基本技能，再加上学生管理工作本身就比较繁多，而且还有其他工作需要做，所以就很难有充足的时间在档案管理工作上下功夫，从而导致了档案管理工作效率低，档案信息收集不完整；再者，很多职业学校从一开始对于档案管理工作的认识就不到位，他们错误地认为以后学校毕业踏入社会后使用到档案的机会很少，不会对学生的人生造成负面影响，因此他们对学生档案管理的重视度不高，信息收集工作做的不够好。
　　（二）档案管理人员素质较低。由于职业学校档案管理人员基本上不是专业出身，学历较低，缺乏多元化的知识，而档案管理是一项繁而杂的工作，其任务量大，这就导致他们无法在管理上做的细致，缺乏创新思维能力，这是不符合工作要求的，从而可见，缺乏专业的档案管理专业人才，也是影响档案管理工作顺利有序进行的一个问题。
　　（三）不健全的管理制度。首先，职业学校对档案管理工作不够重视，他们对档案认识度不足，缺乏管理意识，大部分职业学校在档案管理上没有设立单独的编制，没有建立专用的档案资料库房，很多档案管理直接交给学生或者班主任来管理，这就无法保证档案材料的完整性、安全性和规范性。其次，有关于职业学校档案管理方面的法律法规很少，基本上是些较简单的规定，这就无法满足现实需求。
　　（四）教学档案材料较分散，结构层次复杂。首先，在档案资料管理这块，没有充分利用计算机处理档案数据，只是简单地辅助人工管理档案实体，这种传统的管理模式不仅增加了纸张的成本，而且使得档案材料比较分散，查找起资料来比较困难。其次，职业学校课程学科多，材料内容丰富，层次结构复杂，教学材料比较分散，从而使这些教学档案资料收集起来任务比较重。所以，在整理教学档案时，要多加小心，注意其准确性。
　　三、解决职业学校学生档案管理问题的措施
　　（一）加强信息化建设，实现现代化档案管理。首先，学校要加大对档案管理宣传的力度，宣传依法治档，提高全体教职工的档案法制意识。学校可以开展关于档案方面的讲座，或者利用多媒体或者校园网站来加强对档案的宣传，从而增强他们的档案意识同，实现档案法制深得人心。其次，运用信息化技术的作用，来实现适合本校情况的档案管理系统，比如说，学校可以聘用专业的档案管理人员，他们利用先进的信息设备来实现对学生情况的动态记录和实时更新。
　　（二）建立健全的档案管理制度。各学校要根据《中华人民共和国档案法》以及各级各类档案管理办法的要求，结合学校的实际情况，制定出符合职业学校的相关制度和办法，明确工作职责，使学校档案管理工作更加规范化。
　　（三）为档案管理的有效实施提供可靠保障。设立专门的档案室，购置电子档案录入设备，如计算机、打印机、扫描仪等，在档案管理各环节配备必需的工具用品，另外要建立校园网络，实现现代化网上办公。
　　四、结语
　　综上所述，职业学校全体人员必须提高对档案管理工作的重视，认识到档案管理工作不仅有利于对学生的培养和有助于以后学生就业，而且有利于提高职业学校的管理水平，从而推动了职业学校的进步和发展。
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